Attribuer des autorisations

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

• Décrire l’utilité des licences d’ensembles d’autorisations CRM Analytics et la méthode pour les attribuer
• Afficher les autorisations des utilisateurs pour déterminer quel est l’accès d’un utilisateur aux fonctionnalités de CRM Analytics
• Comprendre le processus personnalisé et le processus rapide permettant l’attribution d’autorisations aux utilisateurs

L’organisation Developer Edition (DE) fournie pour ce parcours se charge de cette étape pour vous. CRM Analytics étant déjà activé, vous n’avez rien à faire. L’organisation de production de votre entreprise affiche un bouton CRM Analytics la première fois que vous ouvrez CRM Analytics à partir du menu de l’application. Cliquez sur le bouton pour activer CRM Analytics pour votre équipe au début du processus de configuration. Puisque cette étape est prise en charge dans l’organisation DE, vous pouvez passer à l’étape suivante.

1. attribuez des licences d’ensembles d’autorisations CRM Analytics à vos utilisateurs ;
2. créez un ensemble contenant toutes les autorisations dont votre utilisateur a besoin, puis affectez-le-lui.

En plus d’avoir un nom un peu complexe, les « licences d’ensembles d’autorisations » (PSL) ont l’inconvénient d’être faciles à confondre avec les « ensembles d’autorisations ». Ces termes recouvrent toutefois deux notions différentes, ce qu’il ne faut pas oublier lorsque vous configurez CRM Analytics.

Si vous suivez le processus personnalisé, vous affectez d’abord une licence d’ensemble d’autorisations aux utilisateurs. La PSL active un ensemble d’autorisations utilisateur dans votre organisation, mais ne les attribue pas tant que vous n’avez pas effectué une étape spécifique.

Cette étape consiste à créer un ensemble d’autorisations. Sélectionnez les autorisations que vous souhaitez attribuer parmi les autorisations spécifiques activées par la PSL, puis ajoutez-les à l’ensemble d’autorisations. Vous attribuez ensuite cet ensemble d’autorisations aux utilisateurs.

Le processus rapide rend les choses beaucoup plus simples : vous n’avez qu’à attribuer l’un des ensembles d’autorisations prédéfinis compris dans la licence de la plate-forme CRM Analytics. (Avec l’attribution d’autorisations de base, vous n’avez pas à vous soucier des licences d’ensembles d’autorisations.)

Voici une analogie qui peut clarifier les choses. Une PSL est similaire à un passeport. Elle vous accorde le droit de voyager, mais vous ne pouvez pas visiter ce beau pays qu’est CRM Analytics sans le visa approprié. Un ensemble d’autorisations s’apparente à un visa. Vous pouvez obtenir un visa de tourisme de 3 jours, un visa de travail ou un visa étudiant. Chaque type de visa vous permet de faire certaines choses. Tout comme un voyageur a besoin à la fois d’un passeport et d’un visa, vos utilisateurs de CRM Analytics ont besoin d’au moins une PSL et d’un ensemble d’autorisations.

La PSL détermine les autorisations que vous pouvez attribuer à un utilisateur. Vous pouvez uniquement attribuer des autorisations incluses dans la PSL de cet utilisateur.

Votre organisation DE comprend la licence CRM Analytics Plus, qui vous permet d’attribuer un certain nombre d’autorisations utilisateur, notamment :

• Créer et modifier des tableaux de bord CRM Analytics
• Créer des applications CRM Analytics
• Modifier les flux de données CRM Analytics
• Gérer CRM Analytics
• Charger des données externes dans CRM Analytics
• Utiliser CRM Analytics

Certaines applications d’analyse ont leurs propres PSL et les autorisations utilisateur associées. Toutes les licences et autorisations utilisateur supplémentaires sont documentées dans l’aide Salesforce.

Comment choisir entre les processus de configuration personnalisé et rapide ? C’est une question de contrôle : si vous avez besoin de contrôler précisément ce qu’un utilisateur peut et ne peut pas faire avec CRM Analytics, utilisez l’attribution personnalisée. Si vous souhaitez plutôt donner à l’utilisateur des autorisations complètes d’accès aux fonctionnalités de CRM Analytics, utilisez l’attribution rapide.

La plupart du temps, l’option rapide sera la plus adaptée à vos besoins. Une licence de plate-forme CRM Analytics inclut deux ensembles d’autorisations par défaut : Utilisateur de CRM Analytics Plus et Administrateur de la plate-forme CRM Analytics Plus. L’ensemble d’autorisations utilisateur comprend des autorisations aidant les utilisateurs à démarrer, telles que Utiliser CRM Analytics. L’ensemble d’autorisations administrateur comprend une large gamme d’autorisations utilisateur nécessaires à la création d’une solution CRM Analytics.

Utilisez l’option personnalisée lorsque le niveau d’accès à CRM Analytics requis par les membres de votre équipe constitue une considération importante. Certains utilisateurs ne peuvent peut-être pas se contenter d’être simplement autorisés à utiliser CRM Analytics. Ils pourraient avoir besoin d’importer des données ou de créer des tableaux de bord et des applications. D’autres ont peut-être besoin d’un ensemble d’autorisations plus limité que celui octroyé par l’ensemble d’autorisations administrateur par défaut. N’oubliez pas que les tableaux de bord, les perspectives et les jeux de données CRM Analytics peuvent contenir des informations sensibles : il est donc judicieux de prendre le temps de déterminer quels utilisateurs peuvent voir quoi.

Si vous vous sentez un peu dépassé, sachez que CRM Analytics fournit des instructions pas à pas pour la réalisation des deux processus. Dans Configuration, saisissez Analytics dans la zone Recherche rapide, puis sélectionnez Premiers pas.

Examinons rapidement le fonctionnement des deux processus, à commencer par l’option personnalisée.

Les noms et étiquettes décrits ici peuvent ne pas correspondre exactement à ceux que vous voyez dans votre organisation Developer Edition compatible avec CRM Analytics. Cependant, ces principes et techniques s’appliquent à toutes les organisations que vous utilisez.

1. Dans Configuration, saisissez Utilisateurs dans la case Recherche rapide, puis sélectionnez Utilisateurs.
2. Cliquez sur votre nom d’utilisateur.
3. La page de détails de l’utilisateur s’affiche. Faites défiler la page jusqu’à la section Attributions d’ensembles d’autorisations. Assurez-vous d’afficher la section PSL, et non la section Attributions d’ensembles d’autorisations. On a vite fait de les confondre !
4. Il semble que les attributions de licences sont correctes. Vous disposez de la licence d’ensemble d’autorisations CRM Analytics (Analytics Platform). Vous pouvez avoir d’autres licences en plus de celle-ci.
5. Si vous êtes curieux, cliquez sur Modifier les attributions pour voir les autres licences disponibles. Ne modifiez rien, toutefois. Vous avez besoin de votre PSL actuelle pour effectuer les défis de ce module. Voyons maintenant l’autre utilisateur actif de cette organisation, Laura Garza.
6. Répétez les étapes 1 à 5, mais cette fois, cliquez sur le nom d’utilisateur Laura Garza au lieu du vôtre.
7. Affichez la PSL de Laura. L’écran ressemble à ça :  L’attribution de licence d’ensemble d’autorisations de Laura est correcte. Toutefois, Laura n’est pas une administratrice et son accès à CRM Analytics est donc limité. L’ensemble d’autorisations associé à sa PSL reflète son accès limité. Examinons-la de plus près.
8. Faites défiler la page d’utilisateur de Laura vers le haut, jusqu’à la section Attributions d’ensembles d’autorisations.
9. Cliquez sur l’ensemble d’autorisations attribué à Laura. 
10. Faites défiler la page d’ensemble d’autorisations jusqu’à la section Système et cliquez sur Autorisations système.

La page Autorisations système contient une longue liste d’autorisations, dont la quasi-totalité n’est pas sélectionnée. Si vous faites défiler l’écran vers le bas, vous voyez des coches à côté des autorisations Utiliser CRM Analytics et Utiliser les applications CRM Analytics fondées sur un modèle. 

Comme l’indique la description, il s’agit d’une autorisation d’accès en lecture seule. Tout est donc correct. Laura n’a pas de droits d’administrateur.

Et si Laura ou d’autres utilisateurs avaient besoin d’autorisations supplémentaires ? Vous suivriez la procédure suivante pour les leur donner. Dans votre navigateur, recherchez CRM Analytics sur la page Ensembles d’autorisations. Dans la plupart des navigateurs, vous pouvez utiliser le raccourci clavier Ctrl-F et saisir analytics. Faites défiler la page pour voir toutes les autorisations CRM Analytics en surbrillance que vous pourriez ajouter à l’explorateur Trailhead Analytics.

Une autre option consiste à créer un nouvel ensemble d’autorisations.

1. Dans Configuration, cliquez sur Ensembles d’autorisations, puis Nouveau.
2. Saisissez Exemple d’ensemble d’autorisations dans le champ Étiquette.
3. Sélectionnez la licence d’ensemble d’autorisations CRM Analytics Plus dans le menu Licence et cliquez sur Enregistrer.
4. Cliquez sur Autorisations système.

Vous pouvez voir toutes les autorisations utilisateur possibles pour CRM Analytics. Vous pouvez alors cliquer sur Modifier, choisir celles que vous souhaitez ajouter à l’exemple d’ensemble d’autorisations, puis l’enregistrer pour créer un ensemble d’autorisations personnalisé. Vous pouvez ensuite l’attribuer aux utilisateurs.

Vous ne le ferez pas dans ce cas car nous n’avons pas besoin d’activer de nouveaux utilisateurs. Cela vous donne toutefois une idée de la façon d’utiliser un ensemble d’autorisations personnalisé afin d’obtenir un contrôle détaillé sur l’accès d’un utilisateur à CRM Analytics. À présent, jetons un coup d’œil au processus rapide.

Vous devriez toujours être dans la zone Utilisateurs du programme de configuration.

1. Cliquez sur Utilisateurs.
2. Cliquez sur votre nom d’utilisateur.
3. Juste sous votre nom, cliquez sur Attributions d’ensembles d’autorisations.
4. En haut de la page, sous Attributions d’ensembles d’autorisations, vous pouvez voir que des ensembles d’autorisations vous ont déjà été attribués. Cliquez sur Modifier les attributions.
5. En haut de la liste, vous pouvez voir les ensembles d’autorisations par défaut fournis avec les licences de plate-forme CRM Analytics suivantes : Administrateur de CRM Analytics Plus et Utilisateur de CRM Analytics Plus.
6. Consultez les autorisations incluses dans chaque ensemble. Dans le panneau de configuration tout à gauche, faites un clic droit sur Ensembles d’autorisations et ouvrez le lien dans une nouvelle fenêtre.
7. Dans la fenêtre que vous venez d’ouvrir, cliquez sur Administrateur de CRM Analytics Plus, puis sur Autorisations système pour afficher les autorisations utilisateur incluses dans cet ensemble d’autorisations. Cliquez ensuite pour revenir en arrière deux fois et procédez de la même manière pour l’ensemble d’autorisations Utilisateur de CRM Analytics Plus.
8. Revenez à l’écran Ensembles d’autorisations, qui devrait toujours être ouvert dans la première fenêtre (à partir de l’étape 5). Maintenant que vous savez quelles autorisations sont incluses dans les ensembles d’autorisations, sélectionnez un ensemble et cliquez sur la flèche Ajouter pour l’ajouter à la liste Ensembles d’autorisations activés.

Si vous aviez cliqué sur Enregistrer, vous vous attribueriez cet ensemble d’autorisations. Cela vous attribuerait aussi automatiquement une licence d’ensemble de permissions et vous éviterait cette étape. Vous pouvez suivre le même processus pour attribuer un ensemble d’autorisations par défaut à d’autres utilisateurs de votre organisation. Beaucoup plus simple, non ? Cela vous permet aussi de conserver un certain contrôle sur les accès aux fonctionnalités de CRM Analytics dont dispose chaque utilisateur.

CRM Analytics vous permet de choisir comment attribuer des autorisations aux membres de votre équipe. Vous pouvez également activer d’autres fonctionnalités pour améliorer leur expérience d’utilisation de CRM Analytics. Nous allons à présent découvrir comment.

• Présentation des licences d’ensemble d’autorisations et des autorisations utilisateur de CRM Analytics
• Bloquer ou débloquer des comptes d’utilisateurs
• Licenses Overview
• Delegate Administrative Duties
• Attribution de licences d’ensemble d’autorisations et création d’ensembles d’autorisations