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Création d'actions rapides globales

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :
  • Présenter les différences entre les deux principaux types d'action
  • Créer une action globale
  • Configurer des champs dans une présentation d'action
  • Définir une valeur prédéfinie pour un champ dans une présentation d'action
  • Ajouter une action à l’application mobile Salesforce en modifiant la présentation d’éditeur globale

Présentation des actions rapides

Au cours de notre découverte des options de personnalisation sur mobile, penchons-nous un instant sur les actions rapides. Nous mettons en avant ici ce que nous savons de meilleur.

Avec les actions rapides, nous vous offrons la clé du royaume de la mobilité. C’est vrai ! Cette affirmation est péremptoire, mais juste. Parmi tous les outils de personnalisation pointer-cliquer à votre disposition, les actions rapides sont les plus efficaces pour transformer l'expérience mobile et faire de vous un héros aux yeux de vos utilisateurs mobiles.

Beauté des actions rapides

Que sont les actions rapides ? Elles sont comparables à des raccourcis. Pour les utilisateurs mobiles, elles accélèrent le lancement d'un workflow spécifique dans l’application mobile Salesforce, par exemple la création d'enregistrements, la consignation d'appels ou le partage de fichiers.

L’application mobile Salesforce propose plusieurs actions pratiques accessibles via la barre d’actions et le menu d’actions ( Icône Menu d'actions) figurant en haut de l’écran. La barre d'actions est visible dans la plupart des pages de l’application Salesforce. Les utilisateurs mobiles accèdent ainsi aux actions rapides en une seule touche.

La barre d’actions et le menu d’actions de l’application mobile Salesforce

Plutôt pratique, non ? Ce n’est pas tout !

Comparer une action rapide à un raccourci n'est pas lui rendre justice. Voici pourquoi les actions rapides sont si spéciales.

  • Vous pouvez créer des actions personnalisées adaptées à vos propres processus métiers et cas d'utilisation.
  • Chaque action dispose de sa propre présentation de page unique. Vous pouvez ainsi limiter les champs à ceux dont vos utilisateurs mobiles ont réellement besoin.
  • Vous pouvez préremplir les champs dans la présentation de page pour faire gagner du temps aux utilisateurs mobiles.

Les actions rapides défient l'apparence. Elles offrent beaucoup plus qu'il n'y paraît. Les actions rapides cumulent trois fonctionnalités puissantes : un raccourci plus une présentation de page plus des champs prédéfinis, le tout dans un petit package énergique.

Types d'action rapide

Vous avez compris ce que sont les actions. Nous allons maintenant vous mettre au défi. Il existe deux types d'action : les actions globales et les actions spécifiques à un objet.

Les actions spécifiques à un objet permettent aux utilisateurs de créer ou de mettre à jour des enregistrements dans le contexte d'un objet particulier. Dans l’application mobile Salesforce, les actions spécifiques à un objet sont affichées dans les pages de détail d’enregistrement. Par exemple, une action associée à l'objet opportunité est disponible uniquement lorsque l'utilisateur visualise une opportunité.

Les actions globales permettent aux utilisateurs de créer des enregistrements, mais les nouveaux enregistrements n'ont aucune relation avec les autres enregistrements. Ce sont des actions globales car elles peuvent être utilisées partout où les actions sont prises en charge : dans les pages de détails de l’enregistrement, mais aussi dans le fil ou les groupes Chatter.

Ce n'est pas très clair ? Ne vous inquiétez pas, tout s'éclaircira lorsque vous aurez créé des actions des deux types. Nous allons commencer par les actions globales.

Notre cas d'utilisation d'actions globales

Les actions globales sont idéales lorsque les utilisateurs souhaitent accomplir certaines tâches rapidement, mais pas nécessairement entièrement. C'est précisément dans cette optique que D’Angelo Cunningham va utiliser des actions globales pour faciliter la tâche de ses courtiers. Examinons le premier cas d'utilisation mobile de DreamHouse Realty.

DreamHouse Realty utilise l'objet Contact pour suivre ses acheteurs potentiels. Imaginons qu’un courtier de DreamHouse rencontre un acheteur potentiel à l’occasion d’une journée portes ouvertes. Il a besoin d'un outil efficace pour ajouter la personne en tant que contact, sans accéder à une page spécifique ni associer la personne à d'autres informations. C'est précisément le rôle des actions rapides, accomplir immédiatement une tâche que les utilisateurs peuvent compléter plus tard.

Mise en place du cas d’utilisation

D’Angelo souhaite personnaliser l’application mobile Salesforce pour accélérer et faciliter autant que possible le processus de saisie des acheteurs potentiels. Il décide de :

  • créer une action globale Nouveau prospect pour collecter les coordonnées des nouveaux acheteurs potentiels ;
  • restreindre le nombre de champs sur la page de présentation en affichant uniquement le nom, le numéro de téléphone et l’adresse e-mail, par exemple ;
  • créer un champ d’étape personnalisé pour indiquer où se trouve l’acheteur dans le processus d’achat d’une maison et définir sa valeur par défaut sur « Prospect ».

Pour pouvoir suivre D’Angelo qui prépare une nouvelle action globale, nous devons aussi créer le champ personnalisé Étape dans notre organisation.

  1. Dans le gestionnaire d’objet, saisissez « Contact » dans la case Recherche rapide, puis sélectionnez Contact.
  2. Dans Champs et relations, cliquez sur Nouveau.
  3. Sélectionnez le type de données Liste de sélection, puis cliquez sur Suivant.
  4. Dans Étiquette du champ, saisissez Étape.
  5. Sélectionnez Saisissez des valeurs de la liste de sélection, chacune séparée par une nouvelle ligne.
  6. Dans la zone de texte, saisissez les valeurs suivantes : Prospect, Visite, Offre, Clôture, Archive Capture d'écran des détails du champ Étape
  7. Cliquez sur Suivant.
  8. Sélectionnez Visible afin d’afficher le champ dans tous les profils, puis cliquez sur Suivant.
  9. Cliquez sur Enregistrer.

Création d'une action globale

Nous en sommes maintenant au même stade que D’Angelo, nous pouvons le suivre. Dans cette étape, nous allons ajouter une action globale qui crée un contact.

Icône Procédure guidée Procédure : création d'une action rapide globale

  1. Dans Configuration, saisissez « Actions » dans la case Recherche rapide, puis sélectionnez Actions globales.
  2. Cliquez sur Nouvelle action.
  3. Nous souhaitons que cette action crée un contact. Par conséquent, assurez-vous que le type d’action est Créer un enregistrement. Les actions peuvent aussi exécuter d’autres processus, par exemple consigner des appels ou envoyer un e-mail. Notez que les actions globales ne peuvent pas mettre à jour un enregistrement particulier. Seules les actions spécifiques à un objet peuvent le faire.
  4. Dans la liste déroulante Objet cible, sélectionnez Contact.
  5. Dans le champ Étiquette, saisissez « Nouveau prospect ». Capture d'écran des détails de la nouvelle action
  6. Cliquez sur Enregistrer.

Personnalisation de l'action globale

Les actions globales sont extrêmement puissantes, car chacune dispose de sa propre présentation de page que vous pouvez personnaliser. En personnalisant une action globale, vous pouvez faire gagner beaucoup de temps à vos utilisateurs mobiles. Vous pouvez limiter l'action à l'essentiel et retirer tous les champs dont ils n'ont pas besoin.

Optimisons la présentation de l'action Nouveau prospect. D’Angelo souhaite éliminer quelques champs et vérifier que le champ personnalisé Étape est ajouté à la présentation.

  1. Si l'éditeur de présentation n'est pas ouvert, accédez à la liste Actions globales, puis cliquez sur Présentation en regard de l'action Nouveau prospect.
  2. Retirez les champs Nom du compte et Titre de la présentation.
  3. Ajoutez le champ Étape à la présentation. Capture d'écran des champs de la présentation d'action Conseil Conseil : lorsque vous personnalisez des présentations d’action pour des utilisateurs mobiles, moins vous en faites, mieux c’est. Il est recommandé d’inclure moins de cinq champs et jamais plus de huit.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Définition de valeurs prédéfinies

Pour accélérer le processus de saisie des données pour vos utilisateurs mobiles, le plus efficace est de préremplir les valeurs de certains champs dans une présentation d'action.

Tous les cas d'utilisation ne le permettent pas, mais dans le cas présent D’Angelo peut tirer parti de cette fonctionnalité. Vous vous rappelez qu'il souhaite définir la valeur par défaut du champ Étape sur « Prospect ».

  1. Accédez à la liste Actions globales, puis cliquez sur Nouveau prospect.
  2. Dans la liste associée Valeurs de champ prédéfinies, cliquez sur Nouveau. Capture d'écran du bouton Nouveau dans la liste Valeurs de champ prédéfinies
  3. Dans la liste déroulante Nom du champ, sélectionnez Étape.
  4. Dans la section Spécifier la nouvelle valeur du champ, sélectionnez Prospect. Capture d'écran de la valeur prédéfinie du champ Étape
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Ajout d'une action à la présentation d'éditeur globale

Très bien ! Vous avez une nouvelle action astucieuse avec une présentation adaptée au mobile. Il reste une dernière étape à réaliser. L’action n’est pas disponible dans l’application mobile Salesforce tant que vous ne l’avez pas ajoutée à la présentation d’éditeur globale.

Présentation d’éditeur globale… un peu long, non ? Cette dénomination technique fait référence à la présentation des actions dans la barre d'actions de l’application Salesforce. La présentation globale s'applique uniquement à la barre d'actions à des emplacements tels que le fil ou les groupes Chatter, c'est-à-dire uniquement dans les pages qui ne sont pas associées à un objet spécifique.

D’Angelo souhaite permettre aux courtiers de créer des prospects directement depuis le fil. Par conséquent, ajoutons notre nouvelle action à la présentation d'éditeur globale.

  1. Dans Configuration, saisissez « Éditeur » dans la case Recherche rapide, puis sélectionnez Présentations d’éditeur.
  2. Cliquez sur Modifier en regard de Présentation globale.
  3. Dans la section Actions Salesforce Mobile et Lightning Experience, si le lien Remplacer les actions prédéfinies est affiché, cliquez dessus pour les remplacer. Capture d'écran du lien Remplacer les actions prédéfinies dans l'éditeur
  4. Sélectionnez Actions Mobile et Lightning dans la palette supérieure de l’éditeur de présentation, puis faites glisser l’action rapide Nouveau prospect vers la section mobile. Assurez-vous que l'action est en première position. Capture d'écran de l'action Nouveau prospect dans la présentation d'éditeur globale L’ordre des actions défini ici détermine leur ordre dans l’application mobile. Réorganisez-les afin de placer en tête les actions les plus souvent utilisées, et retirez toutes les actions inutilisées.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Test de l’action globale dans l’application mobile Salesforce

Félicitations ! Vous avez réussi à créer votre première action globale. Pourquoi ne lanceriez-vous pas l’application mobile Salesforce pour tester cette action ?

  1. Ouvrez Salesforce sur votre appareil mobile.
  2. Touchez Icône Menu de navigation pour ouvrir le menu de navigation, puis tirez vers le bas pour actualiser (il est parfois nécessaire d'actualiser les pages dans l’application mobile après avoir effectué des modifications dans la configuration).
  3. Sélectionnez Chatter dans le menu pour accéder au fil.
  4. Touchez Nouveau prospect dans la barre d’actions. L’action Nouveaux prospects dans la barre d’action de l’application mobile Salesforce
  5. Saisissez les données requises. Le champ Étape doit être automatiquement renseigné avec « Prospect ». Une capture d’écran des détails du prospect dans l’application mobile Salesforce
  6. Touchez Enregistrer.

Topez-là ! La nouvelle action globale fonctionne comme prévu.

Comme vous maîtrisez désormais les actions globales, intéressons-nous aux actions spécifiques à un objet. Dans la prochaine unité, vous allez aider D’Angelo à améliorer l’application mobile Salesforce en mettant en œuvre son deuxième cas d’utilisation mobile.