Création d’un ensemble d’autorisations

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

• Créer un groupe d’ensembles d’autorisations
• Affecter des utilisateurs à un groupe d’ensembles d’autorisations
• Analyser les autorisations et les profils préexistants et développer un modèle qui inclut des groupes d’ensembles d’autorisations

Identification des besoins

Avant de commencer à créer un groupe d’ensembles d’autorisations, analysons les besoins des équipes métier. Le VP des ventes, E.J. Agarwal, cherche des membres pour son équipe afin d’effectuer certaines tâches dans le cadre de la fonction de traitement des commandes client. E.J. explique que certains membres de l’équipe commerciale ont besoin d’autorisations pour apporter des modifications aux commandes, tandis que d’autres doivent apporter des modifications à la fois aux commandes et aux contrats. 

Créez deux ensembles d’autorisations en fonction des tâches. Incluez-les ensuite dans un groupe d’ensembles d’autorisations qui se concentre sur la fonction exercée par les utilisateurs d’E.J. 

« Une seconde, allez-vous me dire. En quoi cela me fait-il gagner du temps si je dois quand même créer de nouveaux ensembles d’autorisations ? ».

Bonne question, mais rappelez-vous : vous pouvez réutiliser les ensembles d’autorisations. Lorsque vous regroupez ces ensembles d’autorisations pour répondre aux besoins d’E.J, vous conservez la possibilité d’attribuer chaque ensemble à d’autres groupes si nécessaire. 

En d’autres termes, vous évitez de créer un ensemble d’autorisations unique seulement pour E.J., tout en ayant la possibilité de personnaliser le groupe en fonction de ses besoins. Créez deux ensembles d’autorisations personnalisés :

Utilisation pratique des groupes d’ensembles d’autorisations

À présent, lancez votre Trailhead Playground pour suivre les étapes de ce module et tenter de les répéter. Pour ouvrir votre Trailhead Playground, faites défiler l’écran jusqu’au défi pratique et cliquez sur Lancer. Vous utilisez également le Playground au moment de relever les défis pratiques.

Création d’ensembles d’autorisations

Créons à présent un ensemble d’autorisations pour les commandes client.  

1. Dans Configuration, dans Recherche rapide, saisissez Permission Sets (Ensembles d’autorisations), puis sélectionnez Ensembles d’autorisations.
2. Cliquez sur Nouveau.
3. Dans Étiquette, saisissez Sales Orders (Commandes client).
4. Pour Licence, laissez Aucune.
5. Enregistrez l’ensemble d’autorisations.

Ajoutez l’autorisation d’activer les commandes.

1. Dans la zone Find Settings… (Rechercher des paramètres…), saisissez Orders (Commandes), puis sélectionnez Activate Orders (Activer les commandes).
2. Sur la page App Permissions (Autorisations de l’application), cliquez sur Edit (Modifier).
3. Faites défiler l’écran jusqu’à la section Sales (Ventes) et activez Activate Orders (Activer les commandes).
4. Enregistrez l’ensemble d’autorisations. La boîte de dialogue Confirmation des changements d’autorisation s’ouvre. Vous pouvez constater que les autorisations Lire les commandes et Modifier les commandes ont également été activées. En effet, l’activation des commandes dépend de la capacité à lire et à modifier les commandes.
5. Enregistrez vos modifications.

Ajouter les autorisations de création et de suppression de commandes.

1. Dans la zone Find Settings… (Rechercher des paramètres…), saisissez Orders (Commandes), puis sélectionnez Orders (Commandes).
2. Sur la page Object Settings (Paramètres d’objet) pour les commandes, cliquez sur Edit (Modifier).
3. Activez les autorisations de création et de suppression d’objets.
4. Enregistrez vos modifications.

Créez l’ensemble d’autorisations pour les contrats. 

1. Accédez à la page principale de configuration des ensembles d’autorisations. Cliquez sur Nouveau.
2. Dans Étiquette, saisissez Sales Contracts (Contrats de vente).
3. Pour Licence, laissez Aucune.
4. Enregistrez l’ensemble d’autorisations.

Activez les autorisations de lecture, de création, de modification et de suppression de contrats.

1. Dans la zone Find Settings… (Rechercher des paramètres…), saisissez Contracts (Contrats), puis sélectionnez Contracts (Contrats).
2. Sur la page Object Settings (Paramètres d’objet) pour les contrats, cliquez sur Edit (Modifier).
3. Activez les autorisations d’objet Lire, Créer, Modifier et Supprimer.
4. Enregistrez vos modifications.

Excellent ! Vous pouvez maintenant créer un groupe d’ensembles d’autorisations pour contenir les deux ensembles d’autorisations. 

Création d’utilisateurs

Les ensembles d’autorisations et les groupes d’ensembles d’autorisations ne sont rien sans les utilisateurs. Commencez donc par ajouter deux utilisateurs à votre organisation. 

1. Dans Configuration, ouvrez Utilisateurs.
2. Créez deux utilisateurs :

• Eric Jackson :
  • Titre : Responsable des contrats de vente
  • Licence : Salesforce
  • Profil : Accès minimal – Salesforce
  • E-mail : Saisissez une adresse e-mail de votre choix. Le nom d’utilisateur et le pseudo sont remplis automatiquement.
• Anuj Singh :
  • Titre : Coordinateur des ventes
  • Licence : Force.com - Free
  • Profil : Utilisateur Force.com - Free
  • E-mail : Saisissez une adresse e-mail de votre choix. Le nom d’utilisateur et le pseudo sont remplis automatiquement.

Enfin, nous arrivons au point principal ! 

Création d’un ensemble d’autorisations

1. Dans Configuration, dans Recherche rapide, saisissez Permission Set Groups (Groupes d’ensembles d’autorisations) puis sélectionnez Groupes d’ensembles d’autorisations.
2. Cliquez sur Nouveau groupe d’ensembles d’autorisations.
3. Dans Étiquette, saisissez Sales Processing (Traitement des ventes).
4. Enregistrez le groupe d’ensembles d’autorisations.

Ajoutez des ensembles d’autorisations au groupe d’ensembles d’autorisations.

1. Sous Ensembles d’autorisations, cliquez sur Ensembles d’autorisations dans un groupe.
2. Cliquez sur Ajouter un ensemble d’autorisations.
3. Sélectionnez Commandes client et Contrats de vente.
4. Cliquez sur Ajouter.
5. Cliquez sur Terminé.

Formidable ! Voici votre premier groupe d’ensembles d’autorisations, Traitement des ventes. 

Accédez à votre groupe d’ensembles d’autorisations et vérifiez que le statut du groupe est Mis à jour. 

Si c’est bien le cas, faites défiler la page jusqu’à Autorisations combinées et cliquez sur Paramètres d’objet. Notez que les paramètres des objets Contrats et Commandes indiquent l’accès que vous avez accordé dans les deux ensembles d’autorisations du groupe. 

Ajoutez ensuite des utilisateurs au groupe. 

1. Revenez au groupe d’ensembles d’autorisations Traitement des ventes.

2. Cliquez sur Gérer les attributions.

3. Cliquez sur Ajouter des attributions.

4. Sélectionnez Eric Jackson, puis cliquez sur Suivant.  

5. Cliquez sur Attribuer.

Un message vous confirme que le groupe d’ensembles d’autorisations a été attribué à un utilisateur.

6. Cliquez sur Terminé.

7. Essayez d’ajouter Anuj Singh.

Vous obtenez une erreur. Tout comme avec les ensembles d’autorisations, vous ne pouvez pas affecter un utilisateur à un groupe d’ensembles d’autorisations si sa licence ne permet pas les autorisations que vous souhaitez attribuer. 

8. Ignorez le message et cliquez sur Terminé.

Anuj Singh ne sera pas ajouté au groupe tant que sa licence ne sera pas mise à jour. Les conditions de licence restent les mêmes lorsque vous travaillez avec des groupes d’ensembles d’autorisations.

Pratique ! Mais ça ne s’arrête pas là. 

Analyse de votre structure d’autorisations

Vous avez créé un groupe d’ensembles d’autorisations et découvert une partie des possibilités que ces groupes offrent. Mais que faites-vous de vos ensembles d’autorisations et de vos utilisateurs actuels ? Vous vous demandez peut-être ce qu’il faut prendre en compte lorsque vous analysez la structure d’affectation de votre organisation pour commencer à utiliser des groupes d’ensembles d’autorisations. Souvenez-vous avant tout du principe du moindre privilège : les utilisateurs doivent uniquement avoir les autorisations nécessaires pour faire leur travail. Nous restons fidèles à ce principe lorsque nous travaillons avec des groupes d’ensembles d’autorisations. 

Passons en revue l’utilité des profils, des ensembles d’autorisations et des groupes d’ensembles d’autorisations.

Les profils fournissent des paramètres par défaut pour chaque utilisateur, tels que le type d’enregistrement par défaut, la plage IP, etc. Salesforce recommande fortement d’utiliser le profil Accès minimal - Salesforce pour l’attribution aux utilisateurs. Un utilisateur n’a qu’un seul profil. 

Les ensembles d’autorisations sont des ensembles de paramètres et d’autorisations. Les profils permettent aux utilisateurs d’effectuer certaines tâches, mais les ensembles d’autorisations autorisent des tâches supplémentaires (des tâches non permises par les profils). Par exemple, vous pouvez ajouter des autorisations pour créer et personnaliser des vues de liste, activer des contrats ou autant d’autres autorisations que vous le souhaitez. 

Les groupes d’ensembles d’autorisations regroupent des ensembles d’autorisations. Les utilisateurs affectés à un groupe d’ensembles d’autorisations reçoivent les autorisations combinées de tous les ensembles d’autorisations du groupe. Les groupes d’ensembles d’autorisations correspondent aux fonctions des utilisateurs. 

Avec ces définitions à l’esprit, revenons au groupe d’ensembles d’autorisations que vous avez créé pour E.J. L’objectif était de donner aux équipes commerciales la possibilité d’exercer la fonction de traitement des ventes. 

1. Tout d’abord, nous avons établi la liste des tâches incluses dans la fonction de traitement des ventes.
   • Activer des commandes
   • Lire, créer, modifier et supprimer des commandes
   • Lire, créer, modifier et supprimer des contrats
2. Ensuite, nous nous sommes demandé : « Pouvons-nous modifier des ensembles d’autorisations préexistants ou devons-nous en créer de nouveaux ? » Nous avons découvert que nous devions créer deux nouveaux ensembles d’autorisations :
   • Commandes client
   • Contrats de vente
3. Enfin, nous avons vérifié quels utilisateurs exécutaient la fonction de traitement des ventes et avons affecté Eric au groupe d’ensembles d’autorisations.

CONSEIL : les autorisations que vous incluez dans les ensembles d’autorisations de votre groupe d’ensembles d’autorisations doivent correspondre aux tâches que les utilisateurs effectuent dans le cadre de leur fonction. Si ce n’est pas le cas, vérifiez les objectifs de la fonction. Par exemple, si Eric ne doit pas disposer de l’autorisation Activer les commandes, demandez si le groupe d’ensembles d’autorisations de traitement des ventes a besoin de cette autorisation. Si c’est le cas, vérifiez si Eric peut être affecté à un autre groupe d’ensembles d’autorisations, plus adapté à ce qu’il doit faire.

À ce propos, si vous vous rendez compte que vous devez créer un nouvel ensemble d’autorisations à inclure dans votre groupe, réfléchissez également à la manière dont vous pouvez l’utiliser en dehors du groupe. Jetez un œil à d’autres fonctions pour voir si les utilisateurs doivent effectuer certaines tâches identiques. Vous pouvez inclure des ensembles d’autorisations dans d’autres groupes d’ensembles d’autorisations. Utilisez la flexibilité des ensembles d’autorisations de manière stratégique en modelant vos ensembles d’autorisations en fonction des tâches que vos utilisateurs effectuent. 

Si la fonction d’un groupe d’ensembles d’autorisations change, vous pouvez mettre à jour le groupe d’ensembles d’autorisations. C’est l’avantage des groupes d’ensembles d’autorisations : ils sont faciles à modifier. Par exemple, supposons que vous découvriez que les personnes qui exécutent la fonction de traitement des ventes doivent également avoir la capacité de modification sur l’objet Opportunités. Ajoutez simplement un nouvel ensemble d’autorisations au groupe d’ensembles d’autorisations ou ajoutez une nouvelle autorisation à un ensemble d’autorisations existant dans le groupe d’ensembles d’autorisations.  

Aide pour commencer à utiliser les groupes d’ensembles d’autorisations

L’analyse de l’attribution des autorisations peut prendre un certain temps. L’application User Access and Permissions Assistant (Assistant d’accès et d’autorisation utilisateur), disponible sur AppExchange, peut vous aider. Cette application peut vous aider à voir les autorisations dont dispose un utilisateur, à convertir certains profils en ensembles d’autorisations, etc. L’application peut par exemple vous permettre de récupérer les autorisations d’un profil pour les convertir en un ensemble d’autorisations. 

Lorsque vous avez terminé votre analyse, vous pouvez commencer à remplacer votre modèle par profils par un modèle plus flexible, fondé sur des ensembles d’autorisations et des groupes d’ensembles d’autorisations. 

Résumé

Et voilà ! Vous avez créé votre premier groupe d’ensembles d’autorisations et découvert un outil qui peut vous aider à analyser vos ensembles d’autorisations actuels. Nous avons abordé beaucoup de thématiques et espérons que vous voyez les avantages des groupes d’ensembles d’autorisations. Toutefois, nous n’en avons pas encore terminé ! Dans l’unité suivante, vous découvrirez la flexibilité offerte par la désactivation des ensembles d’autorisations au sein des groupes.

Ressources

• Aide Salesforce : Création d’un ensemble d’autorisations
• Aide Salesforce : Attribution de groupes d’ensembles d’autorisations aux utilisateurs
• AppExchange : Application Assistant d’accès et d’autorisation utilisateur