Activation des cumuls personnalisables

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

• Présenter les deux types de cumuls
• Décrire les avantages des cumuls personnalisables
• Créer un cumul personnalisable

Concepts de base des cumuls d’opportunités

Les champs récapitulatifs de cumul permettent à des informations issues d’un enregistrement de se cumuler automatiquement et d’apparaître dans un enregistrement associé. Ils peuvent être utiles pour calculer des données d’autres enregistrements par somme, moyenne ou nombre, ou simplement pour copier des données d’un champ vers un autre.

Les champs récapitulatifs de cumul dans les enregistrements de contact et de compte de NPSP fournissent à vos utilisateurs un aperçu rapide du niveau d’engagement d’un donateur auprès de votre organisme.

Si les plus de 80 champs récapitulatifs de cumul préconfigurés dans NPSP satisfont votre organisme, vous n’avez rien à faire ! Mais que faire si vous souhaitez utiliser davantage de cumuls ou des cumuls différents ? Vous pouvez activer les cumuls personnalisables dans NPSP afin de créer vos propres cumuls personnalisés, de définir le champ de cumul et les filtres à utiliser et d’obtenir un récapitulatif des bonnes données sur les bons enregistrements.

Avant de passer à la configuration des cumuls personnalisés, examinons les deux types de cumuls.

• Les cumuls agrégés permettent de résumer les données de plusieurs enregistrements dans un champ cible. Ils sont utilisés pour les sommes, les moyennes ou les nombres. Par exemple, NPSP est fourni avec des cumuls agrégés pour le total des dons (une somme), le montant moyen des dons (une moyenne) et le nombre total de dons (un nombre).
• Les cumuls d’opérations à résultat unique permettent de copier les données d’un champ d’un enregistrement particulier vers le champ cible. Ces cumuls sont utilisés pour trouver le plus petit ou le plus grand nombre (devise, nombre, etc.), localiser une date spécifique et copier des données à partir d’un autre enregistrement. La version standard de NPSP vous propose des opérations à résultat unique permettant de trouver des valeurs telles que le montant du don le plus élevé, la date du premier don et la date du dernier don. Les cumuls personnalisables vous permettent quant à eux de sélectionner n’importe quel champ dans l’enregistrement d’une opportunité ou d’un paiement (y compris les champs de texte et de référence) et de le copier dans un autre objet.

Maintenant, passons à la personnalisation.

Activation des cumuls personnalisables

Si votre organisation Salesforce a été créée récemment dans le cadre d’un essai, les cumuls personnalisables sont peut-être déjà activés. Si vous avez installé NPSP il y a plus longtemps, vous devez activer cette fonctionnalité. Une fois activée, elle convertira tous les cumuls de NPSP prêts à l’emploi en cumuls personnalisables.

Vérifions que les cumuls personnalisables sont activés dans votre organisation.

1. Recherchez et sélectionnez Paramètres NPSP dans le lanceur d’application ().
2. Cliquez sur Dons.
3. Cliquez sur Cumuls personnalisables.
4. Si le commutateur Cumuls personnalisables est déjà activé, vous n’avez rien à faire. Sinon, cliquez dessus pour activer les cumuls personnalisables et afficher les boutons Configurer les cumuls personnalisables et Restaurer les valeurs par défaut.
   
   

Création d’un cumul personnalisable

Créons maintenant des cumuls personnalisables avec notre cher Gorav Patel, l’administrateur Salesforce de l’organisme sans but lucratif (fictif) No More Homelessness (NMH).

NMH lance une campagne de financement visant à l’achat d’un nouveau bâtiment destiné aux programmes de logements de transition. L’organisme a réuni un comité de campagne de financement constitué de membres du conseil d’administration, de leaders de la communauté et d’entreprises donatrices. Il souhaite être en mesure de connaître facilement le montant total des contributions à la campagne de financement influencées par les membres du comité.

Pour pouvoir créer son cumul personnalisable, Gorav doit créer un champ personnalisé sur l’objet Contact afin d’héberger les données de cumul. Il doit également créer un enregistrement de campagne dans lequel NMH peut associer les dons de la campagne de financement.

Suivons-le pendant qu’il crée le champ.

1. Cliquez sur , puis sur Configuration.
2. Cliquez sur Gestionnaire d’objet.
3. Recherchez et sélectionnez Contact.
4. Cliquez sur Champs & Relations.
5. Cliquez sur Nouveau.
6. Sélectionnez Devise.
7. Cliquez sur Suivant.
8. Spécifiez les détails suivants :
   1. Étiquette du champ : Capital Campaign Solicitation Totals (Totaux issus des sollicitations de la campagne de financement)
   2. Longueur : 9
   3. Décimales : 2
   4. Nom du champ : Capital_Campaign_Solicitation_Totals (Totaux_issus_des_sollicitations_de_la_campagne_de_financement). Cela devrait apparaître automatiquement.
9. Cliquez sur Suivant.
10. Cliquez sur Suivant.
11. Enregistrez le nouveau champ.

Gorav place également le champ Capital Campaign Solicitation Totals (Totaux issus des sollicitations de la campagne de financement) dans une nouvelle section de la présentation de page et définit le champ en lecture seule pour éviter toute confusion. Un cumul fonctionne correctement même si l’utilisateur qui le crée ou qui consulte l’enregistrement contenant le champ de cumul ne dispose pas d’un accès en modification ou en lecture au champ.

Création d’un groupe de filtres

À présent, Gorav doit créer un filtre pour inclure uniquement les dons obtenus dans le cadre de la campagne de financement. 

Les cumuls personnalisables s’accompagnent d’un ensemble de groupes de filtres par défaut. Les groupes de filtres fonctionnent comme des rapports et vous permettent de cumuler uniquement les données dont vous avez réellement besoin. Vous définissez des critères, appelés règles de filtrage, dans le groupe de filtres qui déterminent les données à inclure dans votre cumul. 

Vous pouvez créer d’autres groupes de filtres ou modifier les valeurs par défaut si nécessaire. Vous pouvez également supprimer les groupes de filtres inutilisés, mais vous ne pourrez supprimer aucun groupe de filtres appliqué à un cumul (et c’est tant mieux). 

Vous pouvez inclure autant de règles de filtrage que vous le souhaitez, mais n’oubliez pas que les règles de filtrage n’utilisent que des critères « ET » (il n’y a pas de « OU »). Ainsi, si un groupe de filtres contient plus d’une règle, les données ne seront incluses que si elles correspondent aux critères de toutes les règles.

Les choses peuvent se compliquer et beaucoup de règles s’appliquent. Pour en savoir plus sur ces règles, consultez le lien Création de groupes de filtres dans les ressources.

Pour le moment, nous allons observer les actions que Gorav effectue afin de créer un groupe de filtres pour les contributions à la campagne de financement.

1. Recherchez et sélectionnez Paramètres NPSP dans le lanceur d’application ().
2. Cliquez sur Dons, puis sur Cumuls personnalisables.
3. Cliquez sur Configurer les cumuls personnalisables.
4. Cliquez sur Afficher les groupes de filtres.
   
   
   
5. Cliquez sur Nouveau groupe de filtres. (Si vous souhaitez modifier un groupe de filtres existant, cliquez sur son nom, puis sur Modifier.)
   
   
   
6. Saisissez un nom pour le groupe de filtres. Gorav nomme le nouveau filtre Contact:Cap Cmpn Solicitation Total (Contact : total issu des sollicitations dans le cadre de la campagne de financement). (Le nombre de caractères est limité à 40.)
7. Saisissez une description détaillée pour ce groupe de filtres. Gorav écrit le fonctionnement exact des règles de filtrage dans ce groupe.
8. Cliquez sur Ajouter pour créer les règles de filtrage du groupe. Ensuite, pour chaque règle, suivez ces étapes.
   1. Sélectionnez l’objet. Les valeurs disponibles sont Crédit indirect du compte, Crédit indirect du contact, Allocation UCG, Opportunité et Paiement. Gorav sélectionne l’objet Opportunité.
   2. Sélectionnez un champ spécifique de cet objet. Gorav sélectionne le champ ID de la campagne afin réaliser un filtrage portant sur une campagne spécifique.
   3. Sélectionnez l’opérateur. Les options disponibles sont déterminées par le type du champ sélectionné. Gorav choisit l’opérateur égal à pour se limiter à une campagne.
   4. Saisissez la valeur. L’opérateur que vous choisissez détermine les éléments que vous pouvez saisir dans ce champ. Enfin, Gorav saisit l’ID de campagne correspondant à la campagne de financement de NMH.
      
      
      
9. Cliquez sur Enregistrer. Gorav peut maintenant sélectionner le groupe de filtres dont il a besoin pour créer son cumul personnalisable.

Observons maintenant les actions que Gorav réalise pour créer un champ récapitulatif de cumul afin d’effectuer le suivi des dons de la campagne de financement dans l’enregistrement de contact des membres du comité qui ont influencé le don.

1. Recherchez et sélectionnez Paramètres NPSP dans le lanceur d’application ().
2. Cliquez sur Dons, puis sur Cumuls personnalisables.
3. Cliquez sur Configurer les cumuls personnalisables. (Remarque : une fois que vous êtes sur la page Cumuls personnalisables, vous devez cliquer sur Revenir aux paramètres NPSP pour revenir en arrière. Les boutons du navigateur ne fonctionnent pas ici.)
   
   
   
4. Sur la page Cumuls personnalisables, cliquez sur Nouvelle action. (Si vous souhaitez modifier un cumul existant, cliquez sur son nom dans cette liste, puis modifiez son enregistrement individuel.)
5. Choisissez l’objet cible et le champ cible dans lesquels les données doivent être cumulées. Gorav sélectionne Contact comme objet cible et son nouveau champ, Totaux issus des sollicitations dans le cadre de la campagne de financement, comme champ cible. Une précision importante concernant votre sélection de champ cible : utilisez toujours un champ personnalisé que vous créez, car si vous choisissez un champ existant, cela risque d’entraîner des complications.
6. Saisissez une description détaillée du cumul pour vous aider à le distinguer des autres.
7. Sélectionnez une opération. Vos choix sont limités en fonction du type de champ cible que vous avez sélectionné. Ils détermineront si votre cumul sera un cumul agrégé (somme, moyenne ou nombre) ou bien un cumul d’opération à résultat unique (premier, dernier, plus grand, plus petit, etc.). Gorav sélectionne Somme, car il veut additionner toutes les sollicitations réalisées dans le cadre de la campagne de financement.
8. Choisissez la période. Gorav sélectionne Toutes les dates. Il est également possible de sélectionner Jours en arrière pour une période se terminant à la date du jour, ou Il y a des années pour cumuler les données d’une année spécifique.
9. Choisissez le type de cumul, ou la combinaison de l’objet à cumuler, et spécifiez s’il s’agit d’un cumul de crédits indirects ou directs. Gorav choisit Opportunité -> Contact (Crédit indirect) afin que son équipe puisse voir le total des dons sollicités par un contact.
10. Choisissez le groupe de filtres. Gorav sélectionne le groupe de filtres qu’il vient de créer : Contact : tot. sollicit. camp. financ.. Si vous souhaitez inclure tous les enregistrements, utilisez le groupe Aucun filtre par défaut (Inclure tous les enregistrements).
11. Saisissez les informations requises dans la section Personnalisations avancées. Gorav sélectionne Crédit indirect : montant. Les champs qui apparaissent diffèrent selon l’opération sélectionnée. Consultez les liens de la documentation dans la section Ressources pour en savoir plus.
    
    
    
12. Cliquez sur Enregistrer. La création du cumul peut prendre une minute.

Les données n’apparaîtront pas immédiatement dans votre nouveau cumul. Vous devrez soit attendre que les cumuls soient recalculés dans la tâche par lot planifié, soit les recalculer manuellement sur un enregistrement de contact ou à l’aide de la tâche par lot. (Consultez le lien Recalculer manuellement les cumuls dans Ressources pour plus de détails sur la manière de procéder.)

Une fois les cumuls recalculés, l’équipe de NMH peut suivre rapidement les performances de collecte de fonds de chaque membre du comité de la campagne de financement. 

Le scénario que nous venons de voir n’est qu’un exemple de la puissance des cumuls personnalisables. 

Si vous souhaitez connaître d’autres champs de cumul utiles, consultez le lien Recettes de cumuls personnalisables dans les ressources pour obtenir des instructions détaillées sur les cumuls personnalisables courants.

Dans l’unité suivante, nous étudierons comment configurer les unités de comptabilité générale et les paiements, deux autres outils de suivi des dons.

Ressources

• Aide Salesforce : présentation des cumuls personnalisables
• Aide Salesforce : création de cumuls personnalisables
• Aide Salesforce : création de groupes de filtres
• Aide Salesforce : configuration des cumuls de crédits indirects
• Aide Salesforce : Recalculer manuellement les cumuls
• Vidéo explicative sur NPSP : Configuration des cumuls personnalisables
• Aide Salesforce : recettes de cumuls personnalisables
• Trailhead : Champs personnalisés : Aperçu
• Trailhead : Personnalisation de Lightning Experience