Collaboration avec des prospects et des donateurs
Objectifs de formation
Une fois cette unité terminée, vous pourrez :
- Créer et utiliser un plan d’action
- Utiliser les résumés d’interaction pour stocker des notes
- Créer une opportunité concernant un don important
Créer un plan d'action
Maintenant que Sujan a une idée du profil de Candace et de la raison pour laquelle cette dernière fait partie de son portefeuille, il est temps de la qualifier en tant que donatrice importante potentielle.
Chez HNMI, comme dans de nombreuses organisations, il existe un processus standard pour la qualification ainsi que pour de nombreuses autres tâches de collecte de fonds. Les modèles de plan d’action et les plans d’action vous aident à gérer ces processus standard dans Fundraising.
Les modèles de plan d’action sont des listes standardisées et prédéfinies de tâches et d’éléments de liste de contrôle de document. Les modèles de plan d’action vous permettent de créer rapidement des plans d’action pour un enregistrement.
Plusieurs modèles de plans d’action sont utilisés au sein des services de HNMI. Sujan se concentre désormais davantage sur la qualification. Il crée donc un plan d’action axé sur ces tâches à partir du modèle de plan d’action standard de HNMI relatif à la qualification des donateurs.
Le modèle utilisé n’est pas configuré sur votre organisation d’évaluation. Consultez donc la capture d’écran suivante pour voir le plan d’action de Sujan.
Sur le profil de donateur de Candace, ce plan d’action s’affiche également dans la liste associée Action Plans (Plans d’action). Le composant Open Activities (Activités ouvertes) affiche les tâches de son plan d’action.
Grâce à son plan d’action pratique, Sujan garde le contrôle de la situation, même lorsqu’il doit jongler entre plusieurs donateurs et prospects.
Stockage des notes relatives aux réunions avec les prospects et les donateurs
Sujan commence son plan d’action par sa première tâche : appeler Candace. Heureusement pour Sujan, Candace répond au téléphone. Il s’ensuit une conversation très intéressante sur son intérêt pour HNMI et sa mission. Ces informations sont très utiles pour Sujan et d’autres collecteurs de fonds, car elles permettent de cultiver la relation avec un donateur.
Il est préférable de stocker les notes relatives aux réunions et aux discussions avec les donateurs dans l’objet Interaction Summary (Résumé des interactions). Un résumé des interactions est un enregistrement Salesforce permanent que les collecteurs de fonds et autres membres du personnel utilisent pour enregistrer des données ainsi que des informations détaillées et exploitables. Les résumés incluent par défaut de nombreux champs utiles, que vous pouvez personnaliser selon vos besoins.
Sujan s’efforce d’utiliser les résumés d’interaction pour suivre ses notes de réunion. Il en crée donc un pour suivre sa discussion avec Candace.
Si votre organisation a activé la fonctionnalité Enhanced Interaction Note Interface (Interface de note d’interaction avancée), consistant en un flux guidé unique permettant d’enregistrer facilement les notes de réunion, il peut y avoir des différences entre votre expérience et les instructions ci-dessous.
- Cliquez sur New (Nouveau) sur la liste associée Interaction Summaries (Résumés d’interaction) dans l’enregistrement du compte personnel de Candace.
- Spécifiez les détails suivants.
- Titre :
Introductory call with Candace Evans(Appel de présentation avec Candace Evans)
- Confidentiality (Confidentialité) : Public (Publique)
- Status (Statut) : Published (Publié)
- Meeting Notes (Notes de réunion) : saisissez des détails relatifs à l’appel, par exemple des notes sur l’intérêt manifesté par le donateur en faveur de programmes spécifiques et sur la manière dont celui-ci souhaite s’impliquer davantage
- Étapes suivantes :
Set up site visit to cafe(Planification d’une rencontre dans un café)
- Interaction : New Interaction (Nouvelle interaction) et renseignez les informations suivantes :
- Name (Nom) :
Candace Evans qualification introductory call(Appel de présentation pour la qualification de Candace Evans).
- Compte : Candace Evans.
- Start Time (Heure de début) : sélectionnez une heure aujourd’hui.
- End Time (Heure de fin) : sélectionnez une heure aujourd’hui.
- Interaction Type (Type d’interaction) : Phone Call (Appel téléphonique)
- Enregistrez votre travail.
- Name (Nom) :
- Titre :
- Enregistrez votre travail.
L’enregistrement de résumé des interactions s’ouvre.
Sujan choisit de rendre le résumé des interactions public et de le publier. Chez HNMI, cela signifie que la note est définitive et que toute personne ayant accès au compte personnel de Candace peut la voir. Il pourrait le définir sur Confidential (Confidentiel), ce qui a pour effet de limiter le partage aux seules personnes qu’il sélectionne. Cet aspect est à prendre en considération pour les notes sur les donateurs anonymes ou importants. Il pourrait également définir le résumé des interactions sur Draft (Brouillon), ce qui signifie qu’il continue à travailler sur ses notes.
Échangez avec votre administrateur Salesforce à propos des paramètres de confidentialité des résumés d’interaction dans votre organisation.
Création et gestion d’une opportunité
Sujan invite ultérieurement Candace à une rencontre dans un café HNMI près de chez elle afin qu’elle puisse constater de quelle manière la mission de l’organisation sans but lucratif est menée à bien. La visite se déroule bien et Candace est qualifiée et engagée. Il est donc temps de commencer à planifier un appel aux dons.
Dans Fundraising, vous suivez les dons et subventions potentiels importants à l’aide de l’objet Opportunity (Opportunité). Les opportunités assurent le suivi d’affaires pour tout secteur et type d’organisation et sont dotées de nombreuses fonctionnalités utiles. Pour en savoir plus, consultez la documentation Sales Cloud et des modules Trailhead comme Enregistrement d’opportunité : présentation détaillée.
Sujan crée une opportunité afin de planifier sa demande de don.
- Cliquez sur Opportunities (Opportunités) sur le compte personnel de Candace.
- Cliquez sur Nouveau dans la liste associée Opportunités.
- Spécifiez les détails suivants :
- Nom de l’opportunité :
Candace Evans Major Gift Donation(Don important de Candace Evans)
- Close Date (Date de fermeture) : dans trois mois à compter d’aujourd’hui
- Étape : Qualification
- Montant :
10000
- Nom de l’opportunité :
- Enregistrez votre travail.
L’opportunité est l’endroit où Sujan peut suivre tout son travail relatif à cette demande particulière. En fonction de leur type, les opportunités constituent l’emplacement où vous pouvez ajouter des notes de réunion, des lettres d’intérêt, des propositions, ainsi que d’autres informations importantes.
Les résumés d’interaction et autres enregistrements peuvent être associés à la fois à un compte personnel et à une opportunité. Vous pouvez suivre tous les détails relatifs à une opportunité à partir d’un enregistrement ou l’autre.
Fermeture et traitement des dons
Sujan développe sa relation avec Candace et est finalement prêt à demander un don important. Sujan parvient à obtenir un don légèrement plus important que prévu.
Il collabore avec l’équipe des opérations de collecte de fonds de HNMI pour mettre en place un engagement de don lié à l’opportunité et aux transactions afin de suivre les paiements de Candace concernant son don. Pour en apprendre davantage sur ces enregistrements et processus, consultez le module Opérations dans Nonprofit Cloud for Fundraising.
Dans ce module, vous avez découvert les notions de base relatives à l’application Philanthropie et partenariats de Fundraising, ainsi que la manière dont elle s’intègre dans le cycle de vie des donateurs. Vous avez consulté le portefeuille de donateurs d’un collecteur de fonds et le profil d’un donateur, puis vous avez suivi Sujan pendant qu’il développait une relation à l’aide des fonctionnalités de Fundraising.
Toutefois, l’application Philanthropie et partenariats a encore bien plus à vous offrir. Échangez avec votre administrateur à propos de vos processus et de la manière dont il est possible pour votre organisation (et vos donateurs) d’utiliser ces fonctionnalités pour faire avancer votre mission.