Suivi des transactions de don
Objectifs de formation
Une fois cette unité terminée, vous pourrez :
- Décrire comment fonctionnent les transactions de don dans Fundraising
- Créer un lot de dons
- Ajouter des entrées de don
- Expliquer comment sont traités les lots de dons
Présentation des transactions de don
Un enregistrement de transaction de don suit un paiement effectué à votre organisation sans but lucratif, soit sous la forme d’un don ponctuel, soit dans le cadre d’un engagement de don. Tout comme les engagements de don, les transactions de don peuvent être associées à des désignations et à des campagnes.
Une transaction de don suit non seulement les paiements effectués, mais également les paiements en attente. Les transactions de don créées automatiquement par un engagement de don, par exemple, disposent de la valeur de statut Unpaid (Impayé) jusqu’à ce que vous receviez le paiement.
Les transactions de don sont associées à quelques objets supplémentaires pour vous aider à gérer les détails d’un don. Ces objets sont les suivants :
- Gift Soft Credit (Crédit indirect de don), qui assure le suivi des personnes (autres que le donateur) recevant le crédit pour le don, telles qu’un collecteur de fonds ou un prescripteur bénévole.
- Gift Tribute (Cadeau de don), qui assure le suivi des dons faits en l’honneur ou à la mémoire d’une personne autre que le donateur. Les cadeaux de don peuvent également être associés à des engagements de don.
- Refund (Remboursement), qui suit l’argent restitué au donateur en raison d’un trop-perçu ou parce que le donateur a demandé un remboursement.
Création d’une transaction de don
Les transactions de don ne sont pas systématiquement créées manuellement.
Les engagements de don créent par exemple des transactions de don en prévision d’un paiement. Lorsqu’un donateur effectue son paiement conformément à l’engagement de don, mettez à jour l’enregistrement de la transaction de don.
Votre administrateur Salesforce a peut-être également travaillé avec un éditeur de logiciels indépendant Salesforce pour gérer le traitement des paiements et les dons en ligne. Lorsqu’un donateur fait un don en ligne via un formulaire de don, l’éditeur de logiciels indépendant chargé du traitement des paiements peut envoyer des informations de paiement à Collecte de fonds sous forme d’enregistrement de transaction de don.
Vous pouvez également créer des transactions de don manuellement. Si vous saisissez vous-même les détails d’une transaction de don, nous vous recommandons d’utiliser Entrée de don, un outil performant vous permettant de créer et de gérer des transactions de don. Découvrons cet outil maintenant.
Découverte de l’outil Entrée de don
Entrée de don est un outil utile pour saisir efficacement les détails relatifs à un ou plusieurs dons et créer des transactions de don, des engagements de don ainsi que d’autres enregistrements. Deux objets clés sont à connaître dans l’outil Entrée de don : l’objet Gift Entry (Entrée de don) représente un don et l’objet Gift Batch (Lot de dons) regroupe les entrées de don afin qu’elles soient traitées.
Lorsque vous créez un enregistrement d’entrée de don, vous ne devez pas créer de transaction de don ni d’autres enregistrements tant que l’entrée de don n’a pas été traitée. Les entrées de don qui ne font pas partie d’un lot de dons sont traitées lorsque vous les enregistrez. Vous pouvez également tester les entrées de don dans un lot de dons avant de les traiter et de créer des transactions de don ainsi que d’autres enregistrements.
Ce test, appelé simulation, est important pour les lots de dons, car chaque entrée de don d’un lot doit être traitée sans erreur pour que le lot soit traité et qu’il crée les enregistrements correspondants. Reportez-vous à la page Considérations relatives au traitement des dons dans l’aide Salesforce pour obtenir plus de détails à ce sujet.
Pour faciliter la saisie des données, votre administrateur Salesforce peut également configurer la saisie des dons de sorte que vous puissiez trouver des donateurs par nom ou en fonction d’identifiants externes définis, tels qu’une valeur d’ID issue d’un autre système. Cette fonctionnalité est utile si vous avez plusieurs donateurs qui portent le même nom. Avec un identifiant externe, vous pouvez associer le bon donateur au don.
Nous allons maintenant tester la création d’un lot de dons.
Création et traitement d’un lot de dons
Eddie de HNMI reçoit deux dons d’une valeur totale de 125 $ par la poste et décide de créer un lot de dons afin de les traiter tous les deux en même temps.
Il crée d’abord un enregistrement de lot de dons.
- Dans l’outil App Launcher (Lanceur d’application) (
), cherchez et sélectionnez Gift Batches (Lots de dons).
- Cliquez sur Nouveau.
- Spécifiez les détails suivants :
- Screen Template Name (Nom du modèle d’écran) : Default (Par défaut)
- Description :
Donations received via mail on(Dons reçus par courrier le) et date du jour.
- Estimated Gift Count (Nombre de dons estimé) :
2.
- Estimated Batch Value (Valeur du lot estimée) :
125,00.
- Sélectionnez Total Gift Value Match (Valeur totale du don correspondant).
- Screen Template Name (Nom du modèle d’écran) : Default (Par défaut)
- Enregistrez votre travail.
Les champs Estimated Gift Count (Nombre de dons estimé), Estimated Batch Value (Valeur du lot estimée) et Total Gift Value Match (Valeur totale du don correspondant) sont facultatifs. Eddie souhaite néanmoins les utiliser pour s’assurer que son entrée de don est validée au montant prévu. Cette vérification est-elle nécessaire pour seulement deux dons ? Pas forcément, mais il vaut mieux prévenir que guérir. Il s’agit par ailleurs d’une bonne pratique pour le prochain lot d’Eddie, qui pourrait atteindre jusqu’à 50 000 dons pouvant être traités en un seul lot.
Eddie crée désormais ses entrées de don. La première correspond au premier paiement de Brandy concernant l’engagement de don que vous avez créé plus tôt. Eddie peut mettre à jour la transaction de don créée automatiquement directement dans Entrée de don. La deuxième correspond à un don de 100 $ d’un autre donateur. Il crée les deux entrées de don dans la même fenêtre.
- Sur le nouvel enregistrement de lot, cliquez sur New Gift Entry (Nouvelle entrée de don).
- Spécifiez les détails suivants :
- Gift Type (Type de don) : Individual (Individuel)
- Donor (Donateur) : Brandy Lozano
- Gift Received Date (Date de réception du don) : premier jour du mois prochain
- Matching Gift Commitments (Engagements de don correspondants) : Brandy Lozano - Recurring Donation (Brandy Lozano – Don récurrent)
- Gift Amount (Montant du don) :
25.00 - Mode de paiement : Check (Chèque)
- Gift Type (Type de don) : Individual (Individuel)
- Enregistrez votre travail.
- Indiquez les informations suivantes pour le deuxième don.
- Gift Type (Type de don) : Individual (Individuel)
- Donor (Donateur) : Alex Brown
- Gift Received Date (Date de réception du don) : Date du jour
- Mode de paiement : Check (Chèque)
- Gift Amount (Montant du don) :
100.00
- Gift Type (Type de don) : Individual (Individuel)
- Enregistrez votre travail.
- Cliquez sur
dans la fenêtre Gift Entry (Entrée de don).
Dans cet exemple, vous avez ignoré le champ Outreach Source Code (Code source de diffusion), mais il s’agit néanmoins d’une fonctionnalité importante de Fundraising. Les codes sources de diffusion suivent vos appels aux dons et mesurent l’efficacité d’un message concernant la collecte de fonds. Reportez-vous à la page Codes sources de diffusion dans l’aide Salesforce pour obtenir plus de détails.
Sur l’enregistrement du lot de dons, actualisez la fenêtre de votre navigateur ou cliquez sur 
dans la liste associée Gift Entries (Entrées de dons) afin de voir les deux entrées de dons.
Nous allons tester le lot en cliquant sur Batch Dry Run (Exécution test du lot). La simulation dure quelques minutes. Si vous ne recevez aucun message d’erreur, vos entrées de don sont prêtes à être traitées. Vous pouvez créer ou mettre à jour des enregistrements de transactions de don dans Salesforce.
Cliquez sur Process Batch (Traiter le lot). Patientez quelques minutes le temps que le lot soit traité, puis cliquez sur 
dans la liste associée Gift Entries (Entrées de don) pour vérifier le statut des entrées de don. La valeur du paramètre Gift Processing Status (Statut du traitement du don) est désormais Success (Réussi) pour les deux entrées de don. Cela signifie que vos entrées de dons ont été traitées et que les enregistrements associés ont été créés ou mis à jour.
Cliquez sur l’enregistrement de l’entrée de don de Brandy, puis sur le lien de la transaction de don. La transaction de don comprend la date d’échéance fixée au premier jour du mois suivant et la valeur Today (Aujourd’hui) pour Transaction Completion Date (Date de réalisation de la transaction). La transaction de don est également associée à l’engagement de don et au calendrier d’engagement de don de Brandy.
Recherchez maintenant l’enregistrement de l’entrée de don d’Alex Brown et cliquez sur la transaction de don effectuée. Notez qu’il n’y a pas d’engagement de don ou de campagne associés. Cliquez sur l’onglet Related (Associé) et recherchez la liste associée Désignations de transaction de don (Gift Transaction Designations). Notez que la désignation de fonds General (Général) a été appliquée, car il s’agit de la valeur par défaut à l’échelle de l’organisation.
Sur les deux enregistrements de transaction de don, vous pouvez afficher d’autres champs que vous n’utiliserez pas dans ce module, mais qui peuvent être utiles dans d’autres situations. Il existe par exemple des champs permettant de suivre si un donateur choisit de couvrir les frais de transaction d’un système de traitement des paiements et si l’employeur du donateur propose un don jumelé.
Bien que les exemples que nous avons évoqués ici correspondent à des transactions uniques, gardez à l’esprit que vous pouvez également créer des engagements de don à l’aide d’une entrée de don.
Une fois que les transactions sont suivies dans Collecte de fonds, vous pouvez également créer rapidement des fichiers PDF pour les transactions individuelles et les remerciements de fin d’année aux donateurs, individuellement ou par lots. Reportez-vous à la page Remerciements aux donateurs et reçus fiscaux dans l’aide Salesforce pour obtenir plus de détails à ce sujet.
Satisfaction des donateurs et amélioration de votre travail
Eddie est prêt à passer à la tâche suivante : il y a en permanence de nouveaux engagements de don à suivre, des transactions de don à saisir et des donateurs à aider. Il dispose fort heureusement d’outils lui permettant de réaliser ces tâches rapidement et efficacement.
Dans ce module, vous avez suivi Eddie et vous avez appris comment l’application Opérations de collecte de fonds dans Fundraising peut également vous aider à améliorer votre travail. Vous avez appris à définir des désignations de don, à gérer les engagements de don et à suivre les transactions de don à l’aide d’Entrée de don. Toutefois, ce module ne constituait qu’une vue d’ensemble très générale.
Comme le savent tous les professionnels chargés des opérations de collecte de fonds, il existe de nombreux paramètres à gérer pour que les donateurs soient satisfaits et que votre équipe de collecte de fonds fonctionne au mieux. Profitez de l’essai de Nonprofit Cloud pour découvrir plus en détail comment vous pouvez utiliser Fundraising afin d’établir des relations authentiques, de réaliser des opérations de collecte de fonds reposant sur les données et d’améliorer l’efficacité ainsi que la productivité.