Visualisation des succès à l’aide de Parcours et Kanban

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

• Mettre à jour l’étape ou le statut d’un enregistrement à l’aide de Parcours
  
• Mettre à jour les enregistrements dans la vue Kanban
  
• Utiliser des filtres et afficher des graphiques dans la vue Kanban
  

Suivi d'une vente à l’aide de Parcours

Parcours est un outil simple doté de puissantes fonctionnalités. Vous l’avez peut-être déjà remarqué dans le cadre des enregistrements de piste et d’opportunités lorsque vous avez suivi les autres unités de ce module.

Parcours vous montre en un coup d’œil la situation de l’enregistrement dans votre processus de vente. C’est un indicateur rapide qui vous aide à visualiser où vous en êtes et où vous allez.

Remarque

Votre administrateur Salesforce doit activer et configurer Parcours.

La section Key Fields (Champs clés) met en évidence les informations indispensables lorsque vous ouvrez un enregistrement, afin que vous n’ayez pas besoin de changer d’onglet ou de faire défiler la page pour trouver des données cruciales.

Si vous êtes nouveau à votre poste ou dans l’entreprise, la section Guidance to Success (Guide de réussite) (présente à chaque étape d’un parcours) peut vous aider à atteindre vos objectifs rapidement et à ne manquer aucune activité essentielle.

Utilisez la fonctionnalité Parcours pour mettre à jour le statut d’un enregistrement en cliquant sur Mark Status as Complete (Marquer le statut comme terminé). Cette opération déplace l’enregistrement vers l’étape suivante du parcours. Vous pouvez facilement sélectionner un statut différent si votre vente n’avance pas et que vous devez revenir à un statut précédent, ou si elle avance si rapidement que vous devez passer une étape. Cliquez sur l’étape du parcours vers laquelle vous souhaitez déplacer la vente, puis cliquez sur Mark Current Status (Marquer comme statut actuel).

Pour créer un parcours :

1. Accédez à Set Up (Configurer) et saisissez path (parcours) dans la zone Quick Find (Recherche rapide). Sélectionnez Path Settings (Paramètres du parcours).
   
2. Si vous ne l’avez pas déjà fait, activez la fonctionnalité Parcours. Sélectionnez New Path (Nouveau parcours).
   
3. Saisissez les informations suivantes pour votre parcours :
   
   • Nom du parcours
     
   • Objet sur lequel fonder le parcours
     
   • Type d'enregistrement
     
   • Liste de sélection sur laquelle fonder le parcours.
     
4. Cliquez sur Next (Suivant).
   
5. Sélectionnez les champs clés et saisissez les recommandations. Remarque : pour chaque étape du parcours, vous pouvez sélectionner jusqu’à cinq champs clés et saisir jusqu’à 1 000 caractères de recommandations.
   
6. Cliquez sur Next (Suivant).
   
7. Effectuez l’une des actions suivantes :
   
   • Activez le parcours immédiatement.
     
   • Revenez à Path Settings (Paramètres du parcours) pour activer le parcours ultérieurement.
     
8. Sélectionnez les valeurs de liste de sélection et la fréquence de déclenchement de l’animation festive.
   
9. Cliquez sur Finish (Terminer).
   

Gestion des enregistrements dans la vue Kanban

La vue Kanban offre une vue d’ensemble de votre travail. Elle vous permet de classer, de résumer, de filtrer et de déplacer facilement vos opportunités dans votre pipeline. Vous pouvez utiliser la vue Kanban comme espace de travail.

Examinons la vue Kanban pour les opportunités.

1. Sélectionnez l’onglet Opportunities (Opportunités).
   
2. Sélectionnez la vue de liste All Opportunities (Toutes les opportunités).
   
3. À partir du menu déroulant Select list display (Sélectionner l’affichage Liste) , sélectionnez Kanban.
   

Nous avons sélectionné la vue de liste All Opportunities (Toutes les opportunités), car elle nous présente le plus grand nombre de données avec lesquelles travailler dans cette unité, mais vous pouvez afficher la vue Kanban pour presque toutes les vues de liste.

Déplacement d’une opportunité vers l’étape suivante

Par défaut, pour les opportunités, le Kanban est organisé en sections nommées Stage (Étape). Chaque colonne représente une étape.

Nous allons voir comment déplacer une opportunité vers l’étape suivante dans cette vue.

1. Cliquez sur une vente dans la colonne de gauche.
   
2. Tout en maintenant la souris, faites glisser la carte de la vente vers une autre colonne.
   
3. Relâchez le bouton de la souris.
   

Vous avez terminé.

Réalisation d’actions sur vos enregistrements d’opportunités

Vous pouvez également apporter d’autres modifications. Cliquez simplement sur la flèche vers le bas sur une carte Kanban, puis sélectionnez Edit (Modifier). Apportez la modification à l’enregistrement directement dans la vue Kanban.

Vous pouvez également supprimer un enregistrement ou modifier le propriétaire de l’opportunité.

Affichage d’un graphique de données de vue de liste

Kanban propose différentes options pour visualiser vos données.

• Show charts (Afficher des graphiques) affiche un graphique ou un tableau qui récapitule les données de votre vue de liste.
  
• Sélectionnez Pipeline by Account (Pipeline par compte) afin de voir avec quel compte vous avez réalisé le plus d’affaires.
  
• Sélectionnez Pipeline by Stage (Pipeline par étape) pour visualiser l’étape à laquelle se trouve chaque affaire. Passez la souris sur une section du graphique pour en savoir plus, ou lisez le texte sous le graphique.
  
• Cliquez sur Settings (Paramètres) pour modifier le format de votre graphique Pipeline by Stage (Pipeline par étape).
  
• Cliquez sur X pour fermer la barre latérale du graphique lorsque vous avez terminé de le consulter.
  

Filtrage de la vue Kanban

Lorsque vous avez une grande quantité d’affaires, vous pouvez utiliser les filtres pour trier vos enregistrements afin d’examiner rapidement des enregistrements spécifiques de votre vue de liste.

1. Cliquez sur Show filters (Afficher les filtres).
   
2. Cliquez sur Add Filter (Ajouter un filtre).
   
3. Ajoutez le filtre :
   
   1. Field (Champ) : Account Name (Nom du compte)
      
   2. Opérateur : contains
      
   3. Value (Valeur) : United Oil
4. Cliquez sur Done (Terminé).
   

8. Cliquez sur Save (Enregistrer).
   
9. Pour masquer les paramètres de filtre, cliquez sur X.
   

Votre vue Kanban affiche désormais les enregistrements de compte qui contiennent United Oil dans leur nom, c’est-à-dire les affaires que vous avez conclues avec le compte United Oil Plant Standby Generators.

Vous pouvez utiliser les filtres pour trier vos enregistrements de nombreuses manières. Par exemple, vous pouvez rechercher des affaires créées après une certaine date ou des affaires pour lesquelles la date Last Activity (Dernière activité) est très ancienne.

Peu importe la manière dont vous filtrez vos enregistrements, n’oubliez pas de désactiver le filtre lorsque vous avez terminé. Pour désactiver le filtre, cliquez sur Remove All (Retirer tout). Cliquez ensuite sur Save (Enregistrer).

Modification de la vue Kanban

La vue Kanban par défaut pour les opportunités classe vos enregistrements en colonnes par étape. Elle affiche également un résumé des affaires dans chaque colonne, en fonction de la somme des montants des opportunités de chaque colonne. Vous pouvez toutefois modifier les colonnes dans lesquelles les enregistrements sont classés et les nombres utilisés dans le résumé.

1. Cliquez sur le bouton Select list display (Sélectionner l’affichage Liste) [texte alt ” “”].
   
2. Sélectionnez Kanban.
   

3. Cliquez sur List View Controls (Contrôles de vues de liste) et sélectionnez Kanban Settings (Paramètres Kanban).
   
4. Remplacez Summarize By (Résumer par) par Expected Revenue (Chiffre d’affaires prévu).
   
5. Remplacez Group By (Regrouper par) par Type.
   

6. Cliquez sur Enregistrer.
   

Lorsque la vue Kanban est réactualisée, elle affiche vos opportunités organisées en colonnes en fonction de leur type. Le résumé en haut de chaque colonne est la somme du chiffre d’affaires prévu pour chaque type.

Pour conclure

Le suivi, la gestion et la mise à jour de vos enregistrements sont plus simples que jamais grâce à Parcours et Kanban. La vue Kanban est disponible pour tous les utilisateurs Salesforce pour la plupart des objets, notamment pour les pistes, les tâches, etc. Parcours doit être activé et configuré par un administrateur Salesforce.

Ressources

• Aide Salesforce : Utilisation de Kanban pour travailler avec des vues graphiques de vos enregistrements