Confirmation d’un don

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

Envoyer des e-mails confirmant la réception des dons
Créer des lettres au format papier de confirmation et de remerciement pour les dons
Ajouter aux dons des actions de suivi et des tâches personnalisées

Témoignage de gratitude

Un don provient souvent d’un soutien en relation avec plusieurs équipes et départements d’une organisation sans but lucratif. C’est pourquoi chaque membre doit se familiariser avec le processus de confirmation et de remerciement pour les dons.

Certes, cela peut être chronophage, mais ce processus contribue de manière essentielle à l’établissement de relations avec les donateurs.

Découvrons comment Nonprofit Success Pack (NPSP) permet de remercier vos donateurs un peu plus facilement.

Avertissement

Dans cette unité, nous fournissons des instructions étape par étape sur la façon d’envoyer des e-mails aux donateurs. En suivant ces instructions, vous pourriez envoyer des e-mails à de vrais donateurs, alors soyez prudent et choisissez des enregistrements d’opportunité associés à des adresses e-mail pouvant être utilisées à des fins de test, comme votre adresse personnelle ou professionnelle. Vous pouvez également effectuer un test dans une organisation sandbox avec la délivrabilité des e-mails définie sur E-mail système uniquement ou Aucun accès.

Envoi d’une confirmation par e-mail pour un enregistrement d’opportunité individuel

NPSP vous permet d’envoyer un message de confirmation ou de remerciement à un donateur directement depuis l’application.

Pour commencer, ouvrez un enregistrement d’opportunité et assurez-vous que le champ de recherche Contact principal affiche le contact approprié. N’oubliez pas l’avertissement concernant l’utilisation d’adresses de test pour effectuer ces étapes !

Accédez ensuite aux actions rapides en cliquant sur le menu Afficher les actions ( Icône de liste déroulante du menu Afficher les actions ) et sélectionnez E-mail de confirmation. (Si vous effectuez ces étapes dans un Trailhead Playground avec la version Trailhead de NPSP, cette fonction peut ne pas être activée.)

Bouton E-mail de confirmation dans le menu d’actions rapides Afficher les actions sur la page d’enregistrement d’opportunité de don de Candace Evans

Sélectionner l’action E-mail de confirmation aura pour effet de :

déclencher une automatisation qui envoie un e-mail ;
mettre à jour le champ Statut de confirmation de l’opportunité sur Confirmé si l’e-mail a été envoyé ou sur E-mail de confirmation non envoyé si l’envoi de la confirmation a échoué. L’échec de la confirmation peut être dû au rebond de l’e-mail ou à l’absence d’adresse e-mail dans l’enregistrement de contact principal ;
mettre à jour le champ Date de confirmation de l’opportunité sur la date actuelle ;
afficher une page de statut indiquant les confirmations envoyées et en échec.

Votre administrateur peut configurer et personnaliser le modèle utilisé pour ces e-mails générés automatiquement. Tournez-vous vers votre administrateur si vous souhaitez l’examiner.

Envoi d’e-mails de confirmation à plusieurs enregistrements d’opportunité

NPSP prend également en charge l’envoi d’e-mails de confirmation à plusieurs enregistrements d’opportunité à la fois.

Cliquez sur l’onglet Opportunités.
Cliquez sur le nom de la vue de liste, probablement Récemment visualisé, et sélectionnez la vue de liste À confirmer. Cette vue de liste est filtrée par défaut sur tous les enregistrements d’opportunité dont le statut de confirmation est À confirmer ou E-mail de confirmation non envoyé.
Sélectionnez les opportunités que vous voulez confirmer à l’aide des cases à cocher dans la vue de liste.
Cliquez sur E-mails de confirmation.

Bouton E-mails de confirmation dans une vue de liste d’opportunités À confirmer avec dix enregistrements sélectionnés.

Tout comme l’action d’envoi d’e-mail de confirmation pour un enregistrement d’opportunité individuel, l’automatisation enverra un e-mail pour chaque opportunité, mettra à jour les champs Statut de confirmation et Date de confirmation, et affichera la page de statut.

Création de lettres de confirmation au format papier

Les e-mails sont très pratiques, mais parfois une note sur papier ou sur tout autre support physique est mieux adaptée. Salesforce et NPSP proposent plusieurs manières de créer des lettres de confirmation et de remerciement pour les dons au format papier, mais vous devrez y investir un peu plus de temps (et parfois d’argent) en fonction de vos besoins.

Nous recommandons d’utiliser une application de génération de documents issue de Salesforce AppExchange capable d’automatiser votre processus de confirmation pour procéder aux envois de courriers individuels, de courriers en nombre et de reçus fiscaux annuels. Ces applications sont généralement disponibles moyennant un coût supplémentaire, mais beaucoup d’entre elles proposent une remise pour les organisations sans but lucratif. Consultez votre administrateur pour savoir si votre organisation Salesforce dispose d’une application à cette fin.

Pour réaliser des lettres de confirmation et de remerciement pour les dons au format papier, vous pouvez également générer un rapport et inclure les champs nécessaires à la réalisation d’un publipostage à l’aide d’une application de traitement de texte telle que Google Docs ou Microsoft Word. Par exemple, pour confirmer des dons par foyer, vous pouvez générer un rapport sur les opportunités contenant les champs Contact principal que vous utiliserez pour votre publipostage.

Après avoir exécuté le rapport dans Salesforce, exportez les données dans une feuille de calcul et utilisez-la comme source de données pour votre publipostage.

Suivi des tâches et des activités

Parfois, remercier un donateur ne se limite pas à lui envoyer une lettre ou un e-mail. Vous voudrez peut-être envoyer des fleurs ou sortir le grand jeu.

Plus sérieusement, vous voulez probablement simplement créer une tâche pour un autre utilisateur de votre organisation, comme votre directeur exécutif, pour qu’il appelle un donateur et le remercie personnellement.

Au vu de la promesse de don conséquente de Jose Figueroa pour la campagne de financement de NMH effectuée plus tôt dans ce module, Sofia, chargée de développement chez NMH, souhaite créer deux tâches pour sa directrice exécutive afin que celle-ci puisse témoigner sa reconnaissance. Sofia va créer une tâche pour que sa directrice exécutive appelle et remercie Jose, et une autre pour appelle et remercie le membre du conseil d’administration qui a sollicité le don.

Voyons comment Sofia crée la première tâche.

Ouvrez l’enregistrement d’opportunité auquel la tâche doit être liée. Sofia trouve la promesse de don important effectuée plus tôt par Jose.
Dans l’éditeur d’activité de l’enregistrement d’opportunité, cliquez sur l’onglet Nouvelle tâche et saisissez les détails. (Si vous ne voyez pas l’onglet Nouvelle tâche, demandez à votre administrateur de l’ajouter aux actions rapides disponibles sur l’objet Opportunité.)

Objet : Call to thank for capital campaign pledge (Appel pour remercier le donateur de sa promesse de don pour la campagne de financement)
Date d’échéance : Sofia donne à Kim jusqu’à la fin de la semaine.
Nom : recherchez et sélectionnez un contact à associer. Sofia cherche et sélectionne Jose Figueroa.
Associé à : ce champ contient déjà l’enregistrement d’opportunité présélectionné.
Attribué à : la tâche vous sera attribuée par défaut. Sofia clique sur le X à côté de son enregistrement dans le champ, puis recherche et sélectionne sa directrice exécutive.
État : Non démarrée

Cliquez sur Enregistrer.

La nouvelle tâche dans le panneau Activité, avec les champs Sujet, Date d’échéance, Nom, Associé à, Attribué à et Statut remplis

La tâche apparaît maintenant dans la chronologie des activités pour cet enregistrement d’opportunité, sous À venir et passés. La directrice exécutive de Sofia voit également les tâches s’afficher dans son onglet Tâches et reçoit des alertes sur les tâches via les notifications dans l’application. De plus, tous les membres de l’équipe voient quand les tâches sont attribuées et terminées sur l’enregistrement d’opportunité, de sorte que deux personnes n’appellent pas le même donateur chacune de leur côté.

Faites passer votre gestion de dons au niveau supérieur

Vous êtes maintenant prêt à appliquer à bon escient les principes de base de la gestion des dons dans NPSP. Félicitations ! Pour passer au niveau supérieur avec des outils avancés, nous vous recommandons quelques badges Trailhead supplémentaires. Consultez le module Gestion des crédits indirects relatifs à des dons à l’aide de Nonprofit Success Pack pour apprendre à suivre plus de détails sur vos donateurs et leurs contacts. Ensuite, gagnez le badge Renforcement de l’implication à l’aide de Nonprofit Success Pack pour en savoir plus sur les tâches et l’utilisation de NPSP afin d’approfondir les relations avec les donateurs.

Bonne chance et bonne collecte de fonds !