Connaissances des données client et de vos dépositaires des données

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

Identifier les informations considérées comme des données client
Expliquer la différence entre les deux types de dépositaires des données
Résumer ce que les dépositaires des données peuvent et ne peuvent pas faire avec les données

Données client

Voici notre définition des données client : il s’agit des informations soumises par ou au nom d’un client directement à l’un de vos services. Les données client peuvent prendre plusieurs formes et comprennent les éléments suivants.

Données à caractère personnel
Coordonnées
Informations sur le compte
Données de marketing

Données à caractère personnel

Les données à caractère personnel comprennent à la fois des informations personnelles identifiables (PII) et des informations hors PII Une PII est toute information permettant de reconnaître ou relier un individu à une identité. Elle comprend des éléments tels que le prénom ou le nom de famille, l’adresse postale, les données médicales personnelles, l’emplacement, l’âge, etc. Les informations hors PII sont des informations anonymes qui peuvent potentiellement identifier plus d’une personne (adresses IP, identifiant d’appareil, cookies Web, etc.).

Coordonnées

Les coordonnées fournissent les moyens de communiquer avec une personne, comme un numéro de téléphone personnel ou professionnel ou une adresse e-mail.

Informations sur le compte

Les informations sur le compte comprennent des données critiques sur le compte utilisateur d’un client, dont le nom, la commande, la facturation, les interactions et les informations de crédit.

Données de marketing

Les données de marketing sont toutes les informations utiles aux équipes marketing, telles que la veille concurrentielle, les études de marché, les transactions commerciales, les commentaires des clients, les préférences et les intérêts, et d’autres indicateurs.

Un ordinateur portable affichant des dossiers de fichiers avec des symboles pour différents types de données client, dont un signe dollar pour les informations sur le compte.

Vous devez définir les données client dans vos accords de niveau de service (SLA) pour que vos clients sachent ce qui est considéré comme des données client et connaissent les règles qui s’y appliquent.

Ce qui n’est pas une donnée client

Toutes les données que vos clients vous fournissent ne sont pas considérées comme des données client. Par exemple, les informations que vos clients partagent avec vous par tout moyen en dehors des services que vous proposez ne sont pas des données client. Cela peut inclure des informations que votre client partage avec vous avant qu’il ne s’inscrive à vos services, ou des informations que vous obtenez de sources accessibles au public ou de fournisseurs de contenu tiers.

Types de dépositaires des données

Maintenant que vous avez une solide connaissance des lois sur la confidentialité, des engagements envers les clients, des principes de la confidentialité et de ce qui est considéré comme des données client, nous allons vous présenter les dépositaires des données ainsi que leur rôle.

Il existe probablement deux types de dépositaires des données dans votre organisation : personnel et client.

Les dépositaires des données à caractère personnel sont ceux qui accèdent aux données à caractère personnel et les traitent. Voici quelques exemples de dépositaires des données à caractère personnel :

commerciaux ayant accès aux données à caractère personnel des clients et prospects ;
personnel marketing qui gère le marketing par e-mail et numérique auprès des particuliers ;
le service des ressources humaines, le service informatique, le service de paie, la sécurité, les responsables et autres membres du personnel ayant accès aux données des employés.

Les dépositaires des données client accèdent et traitent les données client (qui peuvent inclure des données à caractère personnel). Ces dépositaires sont généralement un groupe restreint d’employés au sein de votre organisation qui ont accès aux données des clients. En règle générale, les dépositaires des données client relèvent des activités de support technique ou de support client.

Bien que certaines exigences s’appliquent à la fois aux dépositaires des données à caractère personnel et aux dépositaires des données client, il existe généralement des exigences supplémentaires qui s’appliquent uniquement aux seconds. En effet, les données client sont soumises à vos contrats clients et SLA, qui peuvent aller au-delà de ce que les lois sur la confidentialité obligent. Examinons quelques exigences de base pour les dépositaires de données.

Responsabilités du dépositaire des données

Mettre en place des contrôles techniques pour préserver la confidentialité des données.
Limiter, autoriser et contrôler l’accès aux données à caractère personnel et client.
Maintenir en place les processus techniques pour assurer l’intégrité des données.
Valider que les données ajoutées aux ensembles de données sont cohérentes avec un modèle de données commun.
Traiter, accéder, gérer ou afficher les données à caractère personnel ou des clients nécessaires à l’exercice de leurs fonctions.
Respecter les politiques de partage de données internes et externes.

Si vous n’êtes pas sûr de pouvoir partager des données à caractère personnel en dehors de votre organisation, sollicitez l’aide de votre service juridique.

Évaluation de vos connaissances

Prêt à réviser ce que vous venez d’apprendre ? Ce questionnaire n’est pas noté, il vous permet simplement de faire le point sur vos connaissances. Pour commencer, faites glisser la description de la colonne de gauche vers le terme correspondant à droite. Lorsque vous avez fini d’associer tous les éléments, cliquez sur Soumettre pour vérifier votre travail. Si vous souhaitez recommencer, cliquez sur Réinitialiser.

Excellent travail !

Conclusion

Dans cette unité, vous avez appris les exigences de base en matière de confidentialité qui s’appliquent aux dépositaires de données. Dans l’unité suivante, vous découvrirez les incidents de sécurité des données et les exigences en matière de signalement.