Obtenir des conseils et des astuces sur l’utilisation de la gestion des territoires d’entreprise

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

Expliquer comment les hiérarchies des rôles et de territoires fonctionnent ensemble
Expliquer comment afficher les prévisions cumulées pour les territoires
Expliquer comment effectuer une synchronisation avec une source unique fiable externe
Identifier les meilleures pratiques pour nettoyer les données
Répertorier des astuces pour gérer les comptes nommés

Introduction

Maria a beaucoup appris sur la résolution des problèmes de performances liés à la gestion des territoires d’entreprise.

Maria Jimenez mettant à jour la gestion des territoires d’entreprise et faisant des progrès.

Cependant, il y a encore d’autres choses qu’elle aimerait apprendre alors qu’elle termine de configurer cette fonctionnalité pour tenir compte des territoires, des comptes et des commerciaux de Capricorn Solar.

Dans cette unité, nous allons répondre aux questions que Maria se pose encore sur divers sujets pour en apprendre encore plus !

Éviter la duplication des structures de la hiérarchie

Maria doit apporter d’autres modifications à la hiérarchie de territoires d’Ursa Major et elle ne sait pas bien comment la structurer. Doit-elle la fonder sur la hiérarchie des rôles utilisateur ?

La réponse est non. Le niveau d’accès aux comptes, aux opportunités, aux contacts et aux requêtes fourni par la gestion des territoires d’entreprise est rattaché à la hiérarchie des rôles. La duplication de la structure de territoire dans la branche commerciale de la hiérarchie des rôles est inutile et redondante.

Utilisez plutôt votre hiérarchie des rôles pour représenter les relations de gestion, les cumuls de rapports, les approbations et les autres flux de travail hiérarchiques. Simplifiez la branche commerciale de votre hiérarchie des rôles pour qu’elle ne contienne que des rôles destinés aux fins ci-dessus. Utilisez ensuite la hiérarchie de territoires pour étendre l’accès aux enregistrements en fonction des attributions de territoires des utilisateurs.

La hiérarchie de territoires d’Ursa Major, sa hiérarchie des rôles et leurs différentes structures.

Lorsque les hiérarchies des rôles et de territoires sont utilisées de manière appropriée, elles se complètent et offrent des modèles doubles pour la création de rapports, l’analyse et la segmentation des informations d’entreprise.

Votre hiérarchie des rôles est idéale pour la modélisation des types de structures hiérarchiques relevant de la direction et des ressources humaines, dans lesquels une personne ne relève que d’une seule autre personne.
Votre hiérarchie de territoires est la plus adaptée à la modélisation d’une structure hiérarchique matricielle, dans laquelle une personne peut dépendre de plusieurs responsables.

Affichage des prévisions cumulées pour les territoires

L’équipe commerciale d’Ursa Major utilise les prévisions collaboratives et a récemment activé les prévisions de territoire. Comment Maria peut-elle s’assurer que son équipe voit les montants prévisionnels cumulés pour leurs territoires ?

Attribuez un responsable des prévisions à chaque territoire pour lequel vous souhaitez disposer de montants de prévision cumulés. Par exemple, si vous souhaitez disposer de prévisions mensuelles pour votre territoire AMER, attribuez-le à un responsable des prévisions, même si personne ne le gère réellement.

La hiérarchie de territoires montrant Nigel Roberts affecté en tant que responsable des prévisions pour le territoire AMER.

Indiquez si vous souhaitez attribuer un gestionnaire de prévisions à chaque territoire sans territoires enfant.

Quand un responsable des prévisions est...	Prévisions
Attribué	Les prévisions pour ce territoire sont consultables et ajustables par le responsable des prévisions.
Non attribué	Les prévisions sont disponibles pour chaque utilisateur autorisé à y accéder et attribué au territoire. Ces utilisateurs peuvent consulter et ajuster leurs propres prévisions, mais pas celles des autres utilisateurs.

Voici un exemple de ce à quoi ressemblent les prévisions de territoire pour les utilisateurs des prévisions.

Les prévisions pour le territoire de North Beach. Greg Norman est affecté à ses opportunités.

Synchronisation avec une source unique fiable

Avant de configurer la gestion des territoires d’entreprise, Maria utilisait une « source unique fiable » externe pour les territoires d’Ursa Major. Elle trouve que ces données sont toujours utiles. Comment peut-elle les synchroniser avec la gestion des territoires d’entreprise ?

Nous vous recommandons de créer un champ de type ID externe personnalisé et de l’ajouter à la présentation de votre page de territoire.

Une présentation de page de territoire dans Configuration, à laquelle un champ d’ID externe personnalisé a été ajouté.

Si vous intégrez votre hiérarchie de territoires à une source unique fiable externe, vous pouvez fonder votre hiérarchie de territoires sur cette source et l’utiliser pour gérer vos territoires. Gardez toutefois à l’esprit que ce processus n’est pas automatique. Il nécessite d’importer des données ou d’utiliser l’API. Pour que votre hiérarchie de territoires reste synchronisée avec votre source unique fiable externe, assurez une maintenance régulière sur celle-ci.

Remarque : Si vous définissez votre champ d’ID externe personnalisé comme étant unique, vous ne pourrez pas cloner de modèles de territoire.

Plus de possibilités grâce aux critères de filtrage de règle d’attribution

Vous avez probablement remarqué que les règles d’attribution sont limitées à 10 champs de critères de filtrage. Alors qu’elle établit les règles pour les comptes Capricorn, Maria remarque qu’elle est trop restreinte par cette limitation. Comment peut-elle s’en sortir ?

Lorsque le nombre d’entrées de critères ne correspond pas à vos besoins, utilisez des champs de formule pour combiner plusieurs champs de données sur un compte. Par exemple, si vous avez besoin de plus de 10 champs de critères, vous pouvez combiner les champs Facturation - Pays et Facturation - Région/Province en un seul champ de formule. Pour en savoir plus sur les champs de formule, consultez le lien figurant dans la section Ressources.

Lorsque les critères sont fondés sur les enregistrements associés à un compte, utilisez des champs récapitulatifs de cumul ou des déclencheurs pour transférer les données vers le compte. Utilisez ensuite ces champs pour définir les critères des règles d’attribution de compte.

Bien que 10 champs de critères soient autorisés, nous vous recommandons de n’en utiliser que 6 au maximum.

Règle d’attribution pour les petites entreprises technologiques californiennes, avec trois critères de filtrage définis.

Nettoyer les données

Maria a remarqué des problèmes avec ses données Salesforce, comme la présence d’enregistrements dupliqués. Alors qu’elle modifie son modèle de territoire, elle a une idée : utiliser des règles d’attribution de territoire pour nettoyer les données. C’est du génie, vous ne trouvez pas ?

Mais en réalité, nous vous déconseillons d’utiliser des règles d’attribution de territoire pour nettoyer les données, en particulier lorsque vous déterminez quel compte associer à une piste. Procédez au nettoyage des données en dehors du processus d’attribution de territoire pour que votre structure de règles de territoire reste légère.

Voici ce que nous vous recommandons d’utiliser :

Les fonctionnalités intégrées de gestion des duplications pour gérer et fusionner les enregistrements en double.
Lightning Data pour garder vos archives à jour et trouver de nouveaux comptes semblables à ceux de vos meilleurs clients.

Une règle de duplication dans Configuration.

Pour en savoir plus sur les fonctionnalités de gestion des duplications et sur Lightning Data, consultez les liens se trouvant dans la section Ressources.

Définir efficacement les comptes nommés

Comme beaucoup d’entreprises, il existe chez Capricorn Solar quelques comptes nommés, qui sont des comptes majeurs attribués aux représentants commerciaux qui peuvent les gérer au mieux. Un compte nommé porte généralement le nom d’une société, telle que Solar Emporium, plutôt que celui du territoire de vente dans lequel elle se trouve, comme San Francisco. Maria n’a pas encore utilisé de comptes nommés et veut des conseils.

Nous avons quelques stratégies pour définir des comptes nommés dans la structure de règles d’attribution de compte standard.

Définissez les comptes par nom dans les critères de règle. Les noms de compte pouvant être longs, nous recommandons généralement cette stratégie aux clients plus petits, qui ont moins de comptes nommés définis sur un territoire.
Définissez des critères fondés sur les numéros de compte, qui sont plus courts que les noms de compte. Cette stratégie permet aux équipes commerciales d’intégrer davantage de comptes nommés au sein d’un territoire.
Définissez les critères en fonction des attributs provenant des enregistrements de compte du siège social. Les clients peuvent utiliser des champs de formule ou bien Apex pour spécifier ces attributs figurant dans le compte du siège social dans tous les enregistrements de la même famille de compte. Cette méthode garantit que le même ensemble de critères est utilisé pour attribuer tous les comptes de la même famille de comptes.
Développez une solution d’attribution personnalisée si les solutions précédentes ne vous apportent pas l’évolutivité appropriée.

Une hiérarchie de territoires avec des comptes nommés.

Économiser du temps et de l’énergie grâce aux API

Compte tenu de la structure de territoire de Capricorn, Maria s’attend à des changements fréquents dans la hiérarchie de son territoire. Que peut-elle faire pour simplifier le remaniement des territoires, qui a lieu fréquemment ?

Certains clients remanient leurs territoires tous les mois, toutes les semaines ou même tous les jours, en envoyant des mises à jour fréquentes à une base de règles étendue. Ces clients peuvent tirer parti de processus automatisés mettant à jour la structure de règles.

Nous vous recommandons d’utiliser nos API pour automatiser la maintenance de la structure de règles d’attribution de compte standard. Par contre, nous vous déconseillons de personnaliser la structure de règles standard.

Workbench, avec l’accès aux API.

Remarque : La structure de règles standard de Salesforce est relationnelle et offre suffisamment de flexibilité à notre vaste clientèle. Bien que le maintien de cette structure de règles standard soit réalisable techniquement pour les gros clients, la structure relationnelle rend difficile la maintenance automatisée.

Ursa Major a recours à la vente en équipe. Maria aurait bien besoin d’aide pour l’attribution de la propriété des comptes. La gestion des territoires d’entreprise peut-elle l’aider une fois encore ?

Enfin presque. La gestion des territoires d’entreprise n’attribue pas de propriétaire à un compte automatiquement, et ne le modifie pas non plus. Mais lorsque plusieurs commerciaux sont affectés à un ou plusieurs territoires, certains clients affectent un « utilisateur factice » ou un « utilisateur d’intégration » pour remplacer le propriétaire du compte. Ensuite, ils affectent des commerciaux et attribuent des rôles aux territoires afin de modéliser l’association entre le compte et le commercial.

Cette méthode réduit le besoin de recalculer le partage, c’est-à-dire les modifications d’enregistrement en aval résultant des mises à jour du propriétaire du compte.

Vous pouvez également utiliser Apex ou une autre ressource de programmation pour désigner comme propriétaire du compte un utilisateur de territoire déjà attribué.

Un enregistrement de compte sur lequel on peut voir un propriétaire remplaçant.

Plus de possibilités avec la gestion des territoires d’entreprise

Maria a presque fini. Elle se demande s’il est judicieux de mettre en place des équipes de comptes pour Ursa Major maintenant que la société a acquis Capricorn. Peut-elle utiliser la fonctionnalité de gestion des territoires d’entreprise en même temps que des équipes de comptes ?

Si vous utilisez la gestion des territoires d’entreprise, nous vous recommandons de ne pas utiliser d’équipes de comptes.

La page des détails du territoire indiquant les utilisateurs affectés et les comptes attribués.

Les deux fonctionnalités fournissent un mécanisme permettant d’attribuer les commerciaux appropriés aux comptes, le contrôle d’accès requis pour les enregistrements et un cumul pour la création de rapports.

Toutefois, la gestion des territoires d’entreprise propose une structure plus hiérarchique pour le cumul et les prévisions, ainsi que la possibilité d’affecter automatiquement des commerciaux aux comptes. Certains clients ont également déclaré être passés des équipes de comptes à la gestion des territoires d’entreprise afin de simplifier les conditions de partage et de création de rapports. Par conséquent, si vous souhaitez automatiser votre processus ou si votre équipe commerciale prévoit une croissance significative, envisagez d’utiliser la gestion des territoires d’entreprise.

Récapitulatif

Maria a appris tout ce dont elle avait besoin pour gérer l’acquisition de Capricorn Solar par Ursa Major. Désormais, la fonctionnalité de gestion des territoires d’entreprise est représentative de l’ensemble des territoires, comptes et commerciaux des deux sociétés. Bien joué, Maria !

Prêt(e) à tester vos connaissances ?