Grundlagen zu Berichten und Dashboards
Lernziele
Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:
- Beschreiben, was Berichte und Dashboards sind
- Angeben, wer auf Berichte und Dashboards zugreifen kann
Die Leistung Ihres Unternehmens nachvollziehen
Mit Salesforce verwalten Sie Kundendaten, Interaktionen und Geschäftsinformationen. Das bedeutet, Sie können die Leistung Ihrer Vertriebsteams und des Gesamtunternehmens nachvollziehen, ohne einzelne Tabellenblätter durchforsten oder Zahlen manuell auswerten zu müssen. Da Ihnen alle Unternehmensdaten an einem zentralen Ort vorliegen, können Sie Salesforce-Berichte und -Dashboards nutzen, um sich einen besseren Eindruck von Ihrem Geschäftsergebnis zu verschaffen, festzustellen, wo Sie Ressourcen investieren sollten, und mehr.
Treffen datengestützter Entscheidungen
Geschäftsentscheidungen, die aus einem Bauchgefühl heraus getroffen werden, können sich als richtig erweisen. Doch wenn Sie Ihre Entscheidungen auf der Grundlage von Daten fällen, sind dies Entscheidungen höchstwahrscheinlich durchweg klüger und besser für Ihr Unternehmen.
Mithilfe Ihrer Daten können Sie beispielsweise folgende Fragen beantworten:
- Wie hoch war der Umsatz im letzten Quartal?
- Gibt es hochwertige Geschäfte, die im Vertriebszyklus ins Stocken gerieten?
- Welchen Umfang haben unsere Geschäfte im Durchschnitt?
- Wie läuft es bei den einzelnen Vertriebsteams?
- Wie entwickelt sich unser Endergebnis?
- Wo können wir investieren, um den Umsatz zu steigern?
Diese Beispiele decken mit Sicherheit bei weitem nicht alle Ihre Fragen zu Ihrem Unternehmen ab. Ihre Daten können die nötigen Erkenntnisse und Antworten liefern.
Sehen wir uns an, wie Salesforce-Berichte und -Dashboards Ihnen helfen, die Leistung Ihres Unternehmens zu verstehen und zu analysieren.
Was enthält ein Bericht?
Bei einem Bericht in seiner einfachsten Form handelt es sich um eine Gruppe von Daten, die eine Reihe von Kriterien erfüllen, z. B. eine Gruppe von Accounts oder Opportunities. Um genau die benötigen Daten zu erhalten, können Sie Berichte filtern, gruppieren oder Berechnungen auf die Berichtsdaten anwenden. Wenn Sie lieber mit Visualisierungen arbeiten, können Sie die Daten auch als Grafik oder Diagramm anzeigen.
In einer Grafik oder einem Diagramm können Sie auch einen Drilldown zu den Daten vornehmen. So können Sie sich beispielsweise ausgehend von einem Diagramm, das die Abschlussquote im Zeitverlauf zeigt, eine Aufschlüsselung die gewonnenen und verlorenen Opportunities pro Monat ansehen. Der Bericht kann Details wie die durchschnittliche Zahl der Tage bis zum Abschluss eines Geschäfts und den Gesamtbetrag der monatlich abgeschlossenen Geschäfte in Dollar enthalten. Vom Bericht aus können Sie einen Drilldown in eine einzelne Verkaufschance durchführen, um sich den Aktivitätsverlauf, Notizen und andere Dokumente anzusehen.
Was enthält ein Dashboard?
Dashboards bieten eine leistungsstarke visuelle Darstellung Ihrer Daten zu einem gemeinsamen Thema. Sie können beispielsweise ein Dashboard namens "Sales Dashboard" erstellen, das Diagramme und Grafiken zur Vertriebsleistung Ihres Unternehmens zeigt und dazu Metriken zu Ihren Top-Accounts, Top-Opportunities, Abschlussquoten und den leistungsstärksten Account-Typen verwendet. 
Wenn Ihnen alle Informationen an einem zentralen Ort vorliegen, ist es einfacher, sich einen Überblick über Ihr Unternehmen zu verschaffen, und die Details sind nur einen Mausklick entfernt. Salesforce bietet Ihnen die nötige Flexibilität, um Aspekte Ihres Unternehmens in nahezu unendlich vielen Kombinationen zu untersuchen.
Wer kann auf Berichte und Dashboards zugreifen?
Beim Erstellen eines Berichts oder Dashboards bestimmen Sie, wer diese anzeigen, verwalten oder bearbeiten darf und, welche Daten diese Personen jeweils sehen. Wie funktioniert das?
Berichte und Dashboards werden in Ordnern gespeichert. Sie können Ordner als öffentlich oder privat festlegen sowie für bestimmte Benutzer oder das gesamte Unternehmen freigeben. Wenn Sie einem Benutzer Zugriff auf einen Ordner geben, hat er Zugriff auf die Berichte oder Dashboards in diesem Ordner. Das bedeutet aber nicht, dass er alle Daten sieht. Sie können auf verschiedene Weise Sicherheitskontrollen für die Daten festlegen.
Im Fall von Berichten: Sie können anhand von Rollen, Berechtigungen und Lizenztypen festlegen, wer auf den Inhalt des Ordners zugreifen darf.
Im Fall von Dashboards: Für jedes Dashboard gibt es einen aktuellen Benutzer, dessen Sicherheitseinstellungen festlegen, welche Daten für Betrachter des Dashboards angezeigt werden. Wenn Sie beispielsweise einen Administrator als aktuellen Benutzer für Ihr Dashboard auswählen, können die Betrachter Ihres Dashboards auf viele Daten zugreifen.
Bei dynamischen Dashboards ist der aktuelle Benutzer immer der angemeldete Benutzer, das heißt, dass die Sichtbarkeit der Dashboard-Daten von der Zugriffsebene des Benutzers abhängt. (Die Verfügbarkeit dynamischer Dashboards hängt von Ihrer Salesforce-Edition ab.)
Jedes Dashboard enthält den Zeitstempel der letzten Datenaktualisierung. Aktualisieren Sie das Dashboard, um sicherzustellen, dass Sie die neuesten Daten angezeigt bekommen. Wenn Sie die Aktualisierung durchführen, aktualisiert Salesforce die Daten für alle Benutzer, die Zugriff haben.
Ihre Daten geben Aufschluss über die Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft Ihres Unternehmens. Nutzen Sie die Berichts- und Dashboard-Funktionen in Salesforce als Orientierungshilfe.