Gekonntes Zeitmanagement
Lernziele
Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:
- Durchführen einer Zeiterfassung
- Priorisieren von gleich oder später zu erledigenden Aufgaben
Wie nutzen Sie Ihre Zeit?
Heute nutzen Sie Ihre Zeit vielleicht anders als noch vor ein paar Jahren. Möglicherweise haben Sie neue Zuständigkeiten und Aufgaben. Vielleicht hat sich in Ihrem Haushalt ein neuer Rhythmus eingestellt, in dem Sie Ihre Berufstätigkeit (Vollzeit im Home Office oder Kombination aus Home Office und Büro) mit Kinderbetreuung, Erholung und anderen Aufgaben und Bedürfnissen in Einklang bringen.
Aber auch wenn Sie etwas flexibler sind als früher, kann es schwierig sein, Prioritäten zu setzen und festzustellen, was unbedingt jetzt erledigt werden muss und was warten kann. Es ist wichtig, darüber zu sprechen, wie die Arbeit unter all den Menschen, die sich die Verantwortung (sowohl bei der Arbeit als auch Zuhause) teilen, fair aufgeteilt werden kann.
In dieser Einheit erhalten Sie Tipps für ein effektives Zeitmanagement, damit Sie bei der Arbeit ein optimales Produktivitätsniveau erreichen und dennoch eine gute Work-Life-Balance aufrechterhalten können.
Zeiterfassung durchführen
Um Ihre Produktivität zu maximieren, müssen Sie sich ernsthaft mit Ihrem Zeitmanagement beschäftigen. Der erste Schritt besteht darin herauszufinden, wie Sie Ihre Zeit verbringen. Wenn Sie wissen möchten, wie Sie jeden Augenblick des Tages nutzen, führen Sie eine Zeiterfassung durch.
Bei einer Zeiterfassung verfolgen Sie eine Woche lang detailliert, was Sie tun. Schnappen Sie sich einfach ein Blatt Papier oder erstellen Sie eine Kalkulationstabelle, und notieren Sie einen ganzen Tag lang alle 30 Minuten, was Sie gerade tun. Sie können auch eine Zeiterfassungsanwendung nutzen. (Eine Liste mit Optionen finden Sie im Abschnitt "Ressourcen".)
Sobald Sie wissen, womit Sie Ihre Zeit verbringen, können Sie herausfinden, ob Ihre zeitintensiven Aufgaben bezogen auf den Zeitaufwand wirklich den größten Mehrwert bringen.
Setzen Sie Prioritäten
Woher wissen Sie also, ob Sie sich auf die richtigen Dinge konzentrieren? Das herauszufinden ist so einfach wie ABC 123.
ABC 123 ist eine Methode zum Wählen, welche Aufgabe gleich und welche später erledigt werden sollte. Nutzen Sie ABC 123, um jede Aufgabe auf ihren Einfluss auf Ihr übergeordnetes Ziel und die Zeit zu prüfen, die bis zu ihrer Erledigung benötigt wird.
Einfluss auf das übergeordnete Ziel
A – Groß
B – Mittel
C – Klein
Zeit bis zur Erledigung
1 – Kurz
2 – Mittel
3 – Lang
Nehmen Sie Ihre Aufgabenliste und weisen Sie jedem Punkt auf der Liste einen Wert zu (A1, B2, C3 usw.). Sehen Sie sich dann Ihre Liste an und priorisieren Sie sie beginnend mit den Punkten unter A1. Erledigen Sie diese Punkte unter A1 zuerst, da sie großen Einfluss auf Ihre Ziele haben und schnell erledigt sind. Erledigen Sie Punkte unter C3 zuletzt, da sie kleinen Einfluss auf das Erfüllen Ihrer Ziele haben und viel Zeit benötigen.
Tipps zur Vermeidung von Blockaden
Unabhängig davon, wie sehr Sie Ihre Aufgabenliste bearbeiten und Ihre Zeit einteilen, gibt es Momente, in denen Sie an einer Aufgabe festhängen. Aber wie können Sie sich wieder freimachen? Probieren Sie diese erfolgversprechenden Tipps.
- Lassen Sie die Beteiligten frühzeitig wissen, dass das Projekt sich verzögert.
- Prüfen Sie, ob das Fälligkeitsdatum nach hinten verschoben werden kann.
- Gönnen Sie Ihrem Gehirn eine Pause und kehren Sie später dazu zurück.
Unterschätzen Sie nicht diesen dritten Tipp. Manchmal ist alles, was Sie brauchen, eine kurze Pause, nach der Sie wieder frisch ans Werk gehen und etwas lösen können, das Sie stundenlang blockiert hat.
Anwendungen für Zeitmanagement
Sie haben jetzt einige Strategien und Tipps kennengelernt. Lassen Sie uns nun einen Blick auf einige Anwendungen werfen, mit denen Sie Ihre Zeit produktiv im Griff behalten können.
| Anwendung | Zweck | Grund |
|---|---|---|
|
Salesforce-Anwendung |
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Umleiten von Gesprächen und Aufgaben aus Ihrem Kopf in Tools |
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Kalenderanwendung |
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Genau wissen, was Sie wann tun sollen |
Zusammenfassung
Inzwischen haben Sie einige großartige Ideen, wie Sie mit der Zeit schonend umgehen können.
- Führen Sie eine Zeiterfassung durch.
- Stufen Sie mithilfe von ABC 123 ein, was am wichtigsten ist.
- Prüfen Sie Strategien zum Vermeiden von Blockaden.
- Nutzen Sie Ihre Technologie.
In der nächsten Einheit geht es darum, wie Sie Ihre E-Mail und Ihren Kalender wie ein Profi handhaben können.