Erstellen von Auftragsschichten und Zuweisen von Freiwilligen

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

• Erstellen von Freiwilligenschichten
• Zuweisen von Freiwilligen zu Schichten
• Abstimmen von Freiwilligenstunden, wenn die Veranstaltung vorbei ist

Erstellen von Schichten

Wir haben jetzt die ersten beiden Ebenen unserer Struktur für Freiwilligendatensätze erstellt:

• Unsere Kampagne, die oberste Ebene der Struktur. Bei unserer (fiktiven) gemeinnützigen Organisation "No More Homelessness" (NMH) ist dies die Veranstaltung "Welcome Home".
• Freiwilligenaufträge, die zweite Ebene der Struktur. In unserem Beispiel sind dies die Aufträge für das Aufbauteam (Setup Crew), die Servicekräfte (Wait Staff), das Barpersonal (Bartenders) und das Reinigungsteam (Cleanup Crew).

Jetzt müssen wir noch die dritte Ebene der Struktur erstellen: die Freiwilligenschichten.

Freiwilligenschichten geben das Datum und die Uhrzeit der Zeitfenster an, zu denen Freiwillige gebraucht werden. Hier sind die Schichten für die NMH-Veranstaltung "Welcome Home".

In Volunteers for Salesforce (V4S) sind Schichten in ihren zugehörigen Freiwilligenauftrags-Datensätzen enthalten, und aus diesem Grund öffnen wir jetzt einen Auftragsdatensatz, um unsere erste Schicht zu erstellen.

1. Klicken Sie im Kampagnendatensatz auf die Registerkarte Themen, um die Themenliste "Freiwilligenaufträge" anzuzeigen.
2. Klicken Sie in der Themenliste auf Welcome Home - Setup Crew.
   
   
3. Klicken Sie auf die Registerkarte Themen für den Freiwilligenauftrags-Datensatz.
4. Klicken Sie in der Themenliste "Freiwilligenschichten" auf Neu.
   
   
5. Füllen Sie die erforderlichen Felder aus. Sie können die Angaben des Freiwilligenkoordinators Enoch verwenden, wenn Sie die Schritte hier nachvollziehen.
   • Startdatum und -uhrzeit: 16.00 Uhr am Tag der Veranstaltung
   • Dauer (Stunden): 2,00
   • Gewünschte Anzahl an Freiwilligen: 2. Mit diesem Wert legen Sie die Anzahl der Freiwilligen fest, die sich auf Ihrer Website für diese Schicht registrieren können. Er wird beim Rollup im Freiwilligenauftrags- und Kampagnendatensatz aggregiert.
6. Klicken Sie auf Speichern.

Die Freiwilligenschicht des Aufbauteams (Setup Crew) wird in der Themenliste "Freiwilligenschichten" des Freiwilligenauftrags-Datensatzes angezeigt. Klicken Sie darauf, um sich die Schichtdetails anzusehen.

Wir haben unsere erste Schicht erstellt! Jetzt erstellen wir die übrigen Schichten für unsere Veranstaltung.

Erstellen weiterer Schichten

Wir erstellen die zwei Schichten für Servicekräfte (18-20 Uhr und 20–22 Uhr) separat.

Dieses Mal suchen wir die Freiwilligenaufträge nicht auf der Kampagnen-Detailseite, sondern auf der Registerkarte "Freiwilligenaufträge". Das ist die zweite Möglichkeit, zu Aufträgen zu navigieren.

1. Klicken Sie in der Anwendung "Volunteers" auf die Registerkarte Freiwilligenaufträge. Die Aufträge, die Sie erstellt haben, werden in der Liste der kürzlich erstellten Freiwilligenaufträge aufgeführt.
2. Klicken Sie auf den Freiwilligenauftrag "Wait Staff".
3. Klicken Sie auf die Registerkarte Themen.
4. Klicken Sie in der Themenliste "Freiwilligenschichten" auf Neu.
5. Füllen Sie die erforderlichen Felder aus. Hier sind Enochs Daten.
   1. Startdatum und -uhrzeit: 16.00 Uhr am Tag der Veranstaltung
   2. Dauer (Stunden): 2,00
   3. Gewünschte Anzahl an Freiwilligen: 2
6. Klicken Sie auf Speichern.

Für die zweite Schicht von 20-22 Uhr duplizieren wir die Freiwilligenschicht, wie wir dies schon beim Erstellen der Freiwilligenaufträge getan haben.

1. Klicken Sie in der Themenliste des Freiwilligenauftrags-Datensatzes auf den eben erstellten Freiwilligenschicht-Datensatz.
2. Klicken Sie in der Leiste mit Schnellaktionen auf den Menüpfeil () und klicken Sie dann auf Duplizieren.
3. Ändern Sie Startdatum und -uhrzeit zu 20.00 Uhr am Tag der Veranstaltung.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Wenn Sie die erstellten Schichten sehen möchten, wechseln Sie zurück zum Freiwilligenauftrag "Wait Staff" und klicken auf die Registerkarte Themen. 

Gute Arbeit! Enoch wendet dieselbe Vorgehensweise an, um die beiden "Bartender"-Schichten und die eine "Cleanup Crew"-Schicht zu erstellen.

Bestätigen Ihrer Schichten im Schichtkalender

Nachdem wir alle Schichten für die "Welcome Home"-Gala erstellt haben, können wir sie uns in der Anwendung "Volunteers" im Schichtkalender ansehen. Der Kalender bietet einen praktischen Überblick über Ihre Freiwilligenschichten. Lassen Sie uns das ausprobieren.

1. Klicken Sie in der Anwendung "Volunteers" auf die Registerkarte Schichtkalender.
2. Scrollen Sie mithilfe der Pfeiltasten zu dem Monat, in dem Sie die Schichten erstellt haben.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Tag, um sich die Schichten näher anzuschauen.
   
   
4. Bewegen Sie die Maus über die verschiedenen Schichten, um die Anzahl der bestätigten Freiwilligen und die Anzahl der noch verfügbaren Freiwilligenstellen anzuzeigen. Da wir diese Freiwilligenschichten gerade erst eingerichtet haben, lautet die Zahl der bestätigten Freiwilligen natürlich überall noch 0.

Herzlichen Glückwunsch! Sie haben Datensätze erstellt, um Ihre Fundraising-Veranstaltung, die Freiwilligenaufträge und die Freiwilligenschichten nachzuverfolgen. Und jetzt gehen wir auf die Suche nach Freiwilligen.

Zuweisen von Freiwilligen zu Schichten

Mit V4S können Sie Aufträge und Schichten auf Ihrer Website bewerben, sodass Freiwillige sich selbst registrieren können. Dies wird im Modul "Website-Integration für die Freiwilligenverwaltung mit V4S" behandelt (aufrufbar über den Link im Abschnitt "Ressourcen", falls Sie es nicht erwarten können). Zunächst einmal sehen wir uns an, wie Freiwillige manuell eingegeben werden.

Wenn Sie einen Freiwilligen einer Schicht zuweisen, erstellt Salesforce einen Datensatz für Freiwilligenstunden, der mit den Freiwilligenschicht- und Kontaktdatensätzen verknüpft ist. Mit dem Datensatz für Freiwilligenstunden können Sie die zeitlichen Details eines Freiwilligen nachverfolgen, einschließlich der Angabe, ob der Freiwillige tatsächlich angetreten ist – das sind also wirklich wichtige Informationen.

NMH verfügt über eine so außergewöhnliche Gruppe von Freiwilligen, dass nahezu alle Schichten eigentlich immer sofort besetzt sind. Schon bevor NMH die Veranstaltung "Welcome Home" auf der Website angekündigt hat, sind bereits die folgenden Freiwilligen vorhanden:

• Setup Crew (Team für den Aufbau): Peter Delauranti und Tiffany Chan
• Wait Staff (Servicekräfte): Jan O’Toole, Chris O’Toole, Mario Gonzales und Dylan Fernandez
• Bartenders (Bar): Claire Henry und Mitch Krohn
• Cleanup Crew (Reinigungsteam): Shin Shin Hsia und Nathan Booker

Jetzt müssen wir die wundervollen Freiwilligen mithilfe von Freiwilligenstunden-Datensätzen Schichten zuweisen. Wir verwenden nun die Funktion "Freiwilligenstunden für Massenbearbeitung", um diese Personen zu registrieren. Wenn Sie Enochs Schritte nachvollziehen, können Sie die Namen seiner Freiwilligen verwenden oder Freiwillige aus Ihrer eigenen Organisation eingeben.

1. Klicken Sie im "Schichtkalender" auf die Freiwilligenschicht Setup Crew.
2. Klicken Sie im Freiwilligenschicht-Datensatz "Setup Crew" auf die Registerkarte Themen.
3. Klicken Sie in der Themenliste "Freiwilligenstunden" auf Freiwilligenstunden für Massenbearbeitung.
   
   
4. Sie befinden sich jetzt auf der Seite "Freiwilligenstunden für Massenbearbeitung". Geben wir nun unser Team für den Aufbau ein. In die erste Zeile der Kontaktspalte geben Sie den Namen Peter Delauranti ein. Sie können auch auf das Suchsymbol klicken, um nach Peter oder einem anderen Kontakt zu suchen. Nicht vergessen: Wenn Sie noch keine Kontaktdatensätze für Ihre Freiwilligen angelegt haben, müssen Sie sie zuerst erstellen.
5. Ändern Sie Peters Status in "Bestätigt". NMH verwendet den Status "Bestätigt" für alle, die sich für als freiwillige Helfer registrieren. Nachdem die Person die Freiwilligenarbeit abgeschlossen hat, ändert NMH den Status in "Abgeleistet".
6. In der nächsten Zeile geben Sie den Namen Tiffany Chan ein bzw. suchen diesen Namen und wählen ihn aus.
7. Ändern Sie Tiffanys Status in "Bestätigt".
8. Klicken Sie auf Speichern. Denken Sie daran, nach Beendigung Ihrer Eingaben jeweils auf "Speichern" zu klicken.

Damit ist unser Team für den Aufbau zugewiesen! Jetzt ist die Eingabe der Servicekräfte an der Reihe. Mit der Funktion "Freiwilligenstunden für Massenbearbeitung" können Sie auch Stunden für unterschiedliche Schichten zuweisen, ohne das Fenster zu verlassen. Lassen Sie uns das ausprobieren.

1. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste "Freiwilligenauftrag" den Auftrag Wait Staff aus.
2. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste "Freiwilligenschicht" die 18.00 Uhr-Schicht aus.
   
   
3. In der ersten Zeile der Kontaktspalte geben Sie den Namen Jan O‘Toole ein bzw. suchen diesen Namen und wählen ihn aus.
4. Ändern Sie Jans Status in Bestätigt.
5. In der zweiten Zeile der Kontaktspalte geben Sie den Namen Chris O‘Toole ein bzw. suchen diesen Namen und wählen ihn aus.
6. Ändern Sie Chris Status in Bestätigt.
7. Klicken Sie auf Speichern.
8. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste "Freiwilligenschicht" die 20.00 Uhr-Schicht aus.
9. Wiederholen Sie diese Schritte, um Mario Gonzalez und Dylan Fernandez als Freiwillige für diese Schicht mit dem Status Bestätigt hinzuzufügen.
10. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern.

Weisen Sie nun die Helfer für die Bar (Claire Henry und Mitch Krohn) und das Reinigungsteam zu (Shin Shin Hsia und Nathan Booker). Wenden Sie Ihr neues Wissen über die Funktion "Freiwilligenstunden für Massenbearbeitung" an, um die richtigen Aufträge und Schichten aus den Dropdown-Menüs auszuwählen. Vergessen Sie nicht, auf Speichern zu klicken, wenn Sie mit der Eingabe von Freiwilligen für eine Schicht fertig sind.

Die Freiwilligen stehen bereit. Jetzt kann die Welcome Home-Gala kommen!

Abstimmen von Freiwilligenstunden

Wir machen jetzt einen kleinen Zeitsprung. Die Veranstaltung ist vorüber und war ein voller Erfolg. Die Gäste haben sich großartig amüsiert, und NMH hat jede Menge Geld gesammelt.

Jetzt muss Enoch die von den Freiwilligen geleisteten Arbeitsstunden abgleichen, damit er genaue Aufzeichnungen ihres Arbeitseinsatzes hat.

Sie können die Schritte mit Enochs Daten nachvollziehen oder eigene Daten eingeben. Auch hierfür können Sie nützliche Funktion "Freiwilligenstunden für Massenbearbeitung" von V4S verwenden.

1. Klicken Sie in der Anwendung "Volunteers" auf die Registerkarte Schichtkalender.
2. Klicken Sie auf die Schicht Setup Crew. Die Seite mit Details zur Freiwilligenschicht für die Setup Crew wird angezeigt.
3. Klicken Sie auf die Registerkarte Themen.
4. Klicken Sie auf Freiwilligenstunden für Massenbearbeitung.
5. Passen Sie die tatsächlich gearbeiteten Stunden an. Wenn ein Freiwilliger beispielsweise 2,25 Stunden anstatt 2,00 Stunden gearbeitet hat, wie in unserem Beispiel unser Freund Peter Delauranti, dann nehmen Sie die entsprechende Änderung vor.
6. Ändern Sie den Status der Freiwilligen, die erschienen sind, in Abgeleistet.
   
   
7. Klicken Sie auf Speichern.

Wiederholen Sie den Vorgang für die anderen Freiwilligenaufträge und -schichten. Klicken Sie jeweils auf Speichern, wenn Sie die Änderungen vorgenommen haben.

Und schon sind wir fertig!

Bevor Sie sich abmelden, schauen wir uns noch die Kampagne an, um all die mit der großen Veranstaltung verbundenen Freiwilligenstunden zu überprüfen.

1. Klicken Sie in der Anwendung "Volunteers" auf die Registerkarte Kampagne.
2. Wählen Sie Ihre Kampagne aus der Liste der aktuellen Kampagnen aus. Enoch wählt den Datensatz Welcome Home Gala aus.
3. Klicken Sie auf die Registerkarte Details und scrollen Sie zum Abschnitt "Freiwillige", um sich das Rollup von Freiwilligenaufträgen, Freiwilligenschichten und geleisteten Arbeitsstunden für die gesamte Kampagne anzusehen.
   
   
4. Klicken Sie auf die Registerkarte Themen.
5. In der Themenliste "Freiwilligenaufträge" klicken Sie auf Alle anzeigen, um die Anzahl der abgeleisteten Stunden pro Auftrag zu prüfen.
   
   
6. Um Details zu einem bestimmten Auftrag anzuzeigen, müssen Sie auf den Auftrag klicken. Der Datensatz enthält Angaben zu Anzahl der Schichten, Anzahl der Freiwilligen und Anzahl der geleisteten Stunden.
   
   

Da Sie jetzt die Grundlagen für die Verwaltung von V4S-Kampagnen, Freiwilligenaufträgen, Freiwilligenschichten und Freiwilligenstunden für eine einmalige Veranstaltung kennen, sehen wir uns nun einen weiteren Bereich an, in dem die Anwendung Sie unterstützen kann, und zwar beim Verwalten wiederkehrender Freiwilligenveranstaltungen.

Dies ist das Thema der nächsten Lektion.

Ressourcen

• Salesforce-Hilfe: Erstellen von Auftragsschichten
• Salesforce-Hilfe: Nachverfolgen und Identifizieren von Freiwilligen
• Salesforce-Hilfe: Verwalten, Nachverfolgen und Zuweisen von Freiwilligen
• Trailhead: Website-Integration für die Freiwilligenverwaltung mit V4S