Erstellen von Aufträgen und Schichten für wiederkehrende Veranstaltungen

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

• Erstellen wiederkehrender Freiwilligenaufträge und -schichten für die Kampagne
• Zuweisen von Freiwilligen zu wiederkehrenden Aufträgen
• Verstehen, wie wiederkehrende Zeitpläne funktionieren

Erstellen fortlaufender Aufträge

Wir haben bereits eine Kampagne für unsere wiederkehrenden Freiwilligenaufträge eingerichtet und machen uns jetzt an die nächsttiefere Ebene der Struktur, die Freiwilligenaufträge. 

Doch zuerst sehen wir uns die Standorte, an denen unsere fiktive gemeinnützige Organisation No More Homelessness (NMH) freiwillige Helfer für ihre Lebensmittelhilfe benötigt, und die damit verbundenen Aufgaben an:

• West Side House Meal Service (West Side House Essensausgabe)
• Bullard House Meal Service (Bullard House Essensausgabe)
• Food Pantry Inventory and Restocking (Bestandsaufnahme und Auffüllen Tafel)

Enoch, der Freiwilligenkoordinator von NMH, weiß, dass er für jede dieser Aufgaben einen Freiwilligenauftrag einrichten muss. Er beginnt mit der Essensausgabe im West Side House. Machen Sie mit.

1. Klicken Sie im Kampagnendatensatz, den wir in der vorhergehenden Lektion erstellt haben, in der Themenliste "Freiwilligenaufträge" auf Neu.
   
   
2. Geben Sie in das Textfeld für den Namen des Freiwilligenauftrags einen Auftragsnamen ein. Enoch gibt West Side House Meal Service ein.
3. Aktivieren Sie Anzeige auf Website. Wir haben uns zwar noch nicht mit der Website-Integration befasst, aber wenn Sie diese Option jetzt aktivieren, müssen Sie dies später nicht mehr tun.
4. Wählen Sie Fortlaufend aus, da diese Aufgabe regelmäßig und ständig anfällt und nie endet. Bei einer einmaligen Veranstaltung oder einer Veranstaltungsreihe, die nach einigen Sitzungen endet, wählen Sie diese Option nicht aus.
5. Geben Sie eine Beschreibung ein. Die Auftragsbeschreibung wird auf der Website angezeigt; also gestalten Sie sie so ansprechend wie möglich. Sie können mit Formatierungen, Bildern und Links arbeiten, um den Text aufzupeppen.
6. Geben Sie Informationen in das Feld im Abschnitt "Standort" ein. Geben Sie für den Standort unbedingt die genaue Anschrift ein, da in Google Maps dann eine Karte mit der Freiwilligenveranstaltung angezeigt wird. Weitere Informationen über Karten finden Sie im Modul "Website-Integration für die Freiwilligenverwaltung mit V4S" (den Link dazu finden Sie im Abschnitt "Ressourcen").
7. Klicken Sie auf Speichern.

Ihr neuer Auftrag wird in der Themenliste "Freiwilligenaufträge" Ihrer Kampagne angezeigt.

Enoch wiederholt den Vorgang für jeden der anderen Aufträge. Er erstellt einen Freiwilligenauftrag für Bullard House Meal Service und einen für Food Pantry Inventory and Restocking und legt beide als fortlaufende Aufgaben fest.

Erstellen wiederkehrender Schichten

Wir haben es schon mehrmals gesagt, aber wir sagen es noch einmal: Struktur ist alles!

Wir haben die oberste Ebene unserer Struktur erstellt, die Kampagne (Food Services). Außerdem haben wir die zweite Strukturebene, die Freiwilligenaufträge, erstellt (West Side House Meal Service, Bullard House Meal Service sowie Food Pantry Inventory and Restocking). 

Abschließend müssen wir nun noch die dritte Ebene erstellen: die Freiwilligenschichten, die Datum und Uhrzeit der Zeitfenster angeben, in denen Ihre Freiwilligen arbeiten sollen. 

NMH braucht Freiwillige für folgende Schichten:

Wie Sie wissen, finden Sie Schichten unter den zugehörigen Aufträgen. Um eine Schicht zu erstellen, öffnen Sie den Freiwilligenauftrags-Datensatz. 

Beginnen wir mit der Essensausgabe im West Side House. Zum Erstellen von Freiwilligenschichten für diese fortlaufende Aufgabe erstellen wir einen neuen Zeitplan für wiederkehrende Aufträge.

Am besten führen wir die Schritte jetzt gleich zusammen mit Enoch aus.

1. Klicken Sie auf der Seite des Kampagnendatensatzes auf die Registerkarte Themen und scrollen Sie nach unten zur Themenliste "Freiwilligenaufträge". In unserem NMH-Beispiel befindet sich die Themenliste im Kampagnendatensatz "Food Services".
2. Klicken Sie auf den Namen des Freiwilligenauftrags. Enoch klickt auf West Side House Meal Service.
3. Klicken Sie auf die Registerkarte Themen.
4. Klicken Sie in der Themenliste "Zeitpläne für wiederkehrende Aufträge" auf Neu.
   
   
5. Definieren Sie, wie sich dieser Auftrag und seine Schichten wiederholen. Sie können Ihre eigenen Daten verwenden oder Enoch über die Schulter schauen, während er die wiederkehrenden Schichten erstellt.
   1. Verschieben Sie unter "Wochentage" alle Tage in den Bereich der ausgewählten Tage, da diese Aufgabe täglich ansteht.
   2. "Wöchentliches Vorkommen" legt fest, wie oft die Veranstaltung stattfindet. Wählen Sie hier Alle aus. Diese Schicht ist jeden Tag und jede Woche erforderlich. Bei anderen Aufträgen könnten Sie beispielsweise wochenweise abwechseln oder eine bestimmte Woche im Monat festlegen (die erste, zweite, dritte usw.).
   3. Legen Sie "Startdatum und Uhrzeit des Zeitplans" auf 9:30 Uhr nächsten Montag fest.
   4. Lassen Sie das "Enddatum des Zeitplans" leer. Diese Veranstaltung hat kein spezifisches Enddatum, doch wenn Sie Freiwillige für eine Veranstaltung brauchen, die über einen begrenzten Zeitraum wiederholt stattfindet (wie etwa ein Kurs oder etwas anderes mit definiertem Enddatum), dann können Sie hier einen Wert eingeben.
   5. Geben Sie bei "Dauer" die Dauer der Veranstaltung in Stunden ein. Enoch gibt 2 ein.
   6. Geben Sie bei "Gewünschte Anzahl von Freiwilligen" die maximale Anzahl an Freiwilligen ein, die sich für jede Schicht registrieren können. Enoch gibt 5 ein.
6. Klicken Sie auf Speichern.

Wenn Sie sich die soeben erstellten Schichten ansehen möchten, klicken Sie auf in der Themenliste "Zeitpläne für wiederkehrende Aufträge" auf die JRS-ID des Freiwilligenauftrags. Sie können auch den Freiwilligenauftrags-Datensatz neu laden und sich auf der Registerkarte "Themen" die aktualisierte Themenliste "Freiwilligenschichten" ansehen. 

Wir haben gerade in wenigen kurzen Schritten mehrere Schichten erstellt. Das ist richtig cool, oder?

Enoch muss noch die Schichten für die anderen Aufträge erstellen. Die Einstellungen für den Zeitplan für wiederkehrende Aufträge des Freiwilligenauftrags "Bullard House Meal Service" sind identisch mit denen für "West Side House Meal Service".

Beim Auftrag "Food Pantry Inventory and Restocking" gibt es jedoch ein paar Änderungen. Enoch gibt Folgendes für die Schichten ein:

• Wochentage: Dienstag, Donnerstag
• Wöchentliches Vorkommen: Wöchentlich
• Startdatum und Uhrzeit des Zeitplans: Nächsten Dienstag um 13:00 Uhr
• Dauer: 3
• Gewünschte Anzahl von Freiwilligen: 7

Vergessen Sie nicht, auf Speichern zu klicken, wenn Sie fertig sind.

Hinweis

Standardmäßig plant Volunteers for Salesforce (V4S) wiederkehrende Schichten vier Monate voraus und fügt neue Schichten hinzu, wenn ein Batchauftrag ausgeführt wird. Ihr Administrator kann die Zeitspanne ändern, für die neue Schichten erstellt werden, und kann den Batchauftrag manuell ausführen, um weitere Schichten zu erstellen. Weitere Informationen finden Sie unter "Konfigurieren von Zeitplänen für wiederkehrende Aufträge und Freiwillige" (Link dazu im Abschnitt "Ressourcen").

Bestätigen Ihrer Schichten im Schichtkalender

Jetzt sehen wir uns alle Schichten im Schichtkalender an.

1. Klicken Sie in der Anwendung "Volunteers" auf die Registerkarte Schichtkalender.
2. Alle Schichten werden im Schichtkalender aufgeführt. Fahren Sie mit der Maus über eine Schicht, um die Anzahl der bestätigten Freiwilligen und die Anzahl der noch verfügbaren Freiwilligenstellen anzuzeigen. (Zurzeit beläuft sich die Anzahl der bestätigten Freiwilligen auf Null.)
   
   
3. Mit den Pfeiltasten können Sie zu anderen Monaten im Kalender wechseln, um zu prüfen, ob sich die Veranstaltungen in der Zukunft fortsetzen.

Herzlichen Glückwunsch! Sie haben mehrere Veranstaltungen an mehreren Standorten erstellt und dabei die Struktur aus Kampagne, Freiwilligenaufträgen und Schichten verwendet. Sie sind ein Star im Freiwilligenmanagement!

Registrieren von wiederkehrenden Freiwilligen

Viele gemeinnützige Organisationen haben engagierte Freiwillige, die sich regelmäßig für mehrere Schichten registrieren. Bei NMH weiß Enoch beispielsweise, dass es Freiwillige gibt, die in der Regel an denselben Tagen bei mehreren Essensausgaben in der Woche mithelfen. 

Mit den V4S-Zeitplänen für wiederkehrende Freiwillige können wir einen sich wiederholenden Zeitplan für einen bestimmten Freiwilligen festlegen. Wir können angeben, wann der Zeitplan beginnt und endet und an welchen Wochentagen bzw. an welchen Tagen im Monat der Freiwillige arbeitet.

Bei NMH gibt es einen sehr engagierten Freiwilligen namens Peter Delauranti (vielleicht erinnern Sie sich noch an ihn – er war bereits bei der Welcome Home-Veranstaltung im Einsatz). Peter lebt in der Nähe der NMH-Kurzzeitunterkunft West Side House und unterstützt NMH und dessen Ziele tatkräftig. Er möchte jeden zweiten Samstagmorgen als Freiwilliger bei der Essensausgabe helfen. 

Wir erstellen nun einen Zeitplan für wiederkehrende Freiwillige, der dies abbildet.

1. Klicken Sie in der Anwendung "Volunteers" auf die Registerkarte Freiwilligenaufträge.
2. Wählen Sie einen Auftrag mit mehreren Schichten aus der Liste der kürzlich erstellten Freiwilligenaufträge aus. Enoch klickt auf West Side House Meal Service.
3. Klicken Sie auf die Registerkarte Themen.
4. Klicken Sie in der Themenliste "Zeitpläne für wiederkehrende Freiwilliger" auf Neu.
   
   
5. Um die Auftragsdetails automatisch einzugeben, scrollen Sie zum Abschnitt "Zeitplan kopieren ab" und wählen den entsprechenden Zeitplan für wiederkehrende Aufträge aus.
6. Geben Sie den Namen des Kontakts ein. Enoch gibt Peter Delauranti ein. (Wenn Sie in vorherigen Lektionen keine Beispielkontakte eingegeben haben, existiert Peter möglicherweise noch nicht in Ihrer Salesforce-Organisation. Geben Sie für diese Übung einen vorhandenen Kontakt ein.)
7. Aktualisieren Sie nach Bedarf das Startdatum, das Enddatum und die Dauer. Enoch lässt alles unverändert.
8. Geben Sie die Anzahl der Freiwilligen für diesen Zeitplan ein. Da dieser Zeitplan nur für Peter gilt, gibt Enoch 1 ein.
9. Wählen Sie als "Status der Freiwilligenstunden" Bestätigt aus. NMH verwendet den Status "Bestätigt" für alle, die sich für als freiwillige Helfer registrieren.
10. Aktualisieren Sie nach Bedarf die Angaben unter "Wochentage" und "Wöchentliches Vorkommen". Da Peter jeden zweiten Samstag arbeiten möchte, klickt Enoch unter "Wochentage" auf Samstag und unter "Wöchentliches Vorkommen" auf Alternativ.
11. Klicken Sie auf Speichern.

Peters wiederkehrender Zeitplan und seine Schichten werden jetzt auf der Seite des Freiwilligenauftrags "West Side House Meal Service" aufgeführt.

Nach dem Arbeitseinsatz können wir das, was wir das in den vorangegangenen Einheiten erworbene Wissen anwenden, um die Stunden für Peter oder anderen wiederkehrenden Freiwilligen abzugleichen.

An diesem Punkt haben Sie in V4S bereits viel erreicht. Sie haben eine einzelne Fundraising-Veranstaltung erstellt und ihr Freiwillige zugewiesen. Sie eine komplexe Freiwilligenveranstaltung erstellt, für die mehrere Freiwillige an mehreren Standorten bei wiederkehrenden Freiwilligenveranstaltungen nachverfolgt werden können. 

Es gibt nur ein Problem: Ihre Freiwilligen können sich auf Ihrer Website noch nicht für diese Veranstaltungen registrieren. Deshalb zeigen wir Ihnen im Modul "Website-Integration für die Freiwilligenverwaltung mit V4S" in diesem Trail, wie Sie eine solche Registrierungsmöglichkeit einrichten.

Ressourcen

• Salesforce-Hilfe: Erstellen eines fortlaufenden Auftrags
• Salesforce-Hilfe: Planen wiederkehrender Schichten mit Zeitplänen für wiederkehrende Aufträge
• Salesforce-Hilfe: Registrieren eines wiederkehrenden Freiwilligen mit Zeitplänen für wiederkehrende Freiwillige
• Salesforce-Hilfe: Konfigurieren von Zeitplänen für wiederkehrende Aufträge und Freiwillige
• Salesforce-Hilfe: Volunteers for Salesforce (V4S) – Dokumentation
• Trailhead: Website-Integration für die Freiwilligenverwaltung mit V4S
• Trailblazer Community-Gruppe: Volunteers for Salesforce (V4S) – Anwendung