Erste Schritte mit der Freiwilligenverwaltung

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

• Verbessern der Verwaltung von Freiwilligen mit Volunteers for Salesforce (V4S)
• Aufzeichnen von Fertigkeiten, Verfügbarkeit und Status von Freiwilligen in Salesforce

Voraussetzungen

Ehe Sie sich diesen Badge sichern, empfehlen wir Ihnen dringend, sich einige einführende Badges zu verdienen.

• Absolvieren Sie das Modul Volunteers for Salesforce (V4S): Schnelleinstieg, in dem Sie sich einen Überblick über V4S und seine Funktionen verschaffen.
• Absolvieren Sie das Modul Freiwilligenregistrierung in V4S, in dem die Grundlagen der Verwaltung von V4S-Datensätzen und Zuweisung von Freiwilligen zu Freiwilligenschichten behandelt werden.

Herstellen einer Verbindung zu Ihren Freiwilligen auf vollkommen neue Art und Weise

Ein wichtiger Punkt bei der Rekrutierung und Bindung guter Freiwilliger besteht darin, ihnen ein Gefühl der Verbundenheit mit Ihrer Organisation zu vermitteln und die Arbeit, die sie für Sie tun, zu würdigen. 

Stellen Sie sich vor, Sie melden sich freiwillig für eine Veranstaltung und erhalten keine Informationen, wie Sie dorthin gelangen. Und obwohl Sie den Weg zur Veranstaltung gefunden haben und Ihre Zeit und Ihr Talent zur Verfügung stellen, erhalten Sie keinerlei Danksagung. Wahrscheinlich wären Sie nicht besonders motiviert, sich für diese Organisation erneut ehrenamtlich zu engagieren.

Selbst bei einer kleinen Organisation kann eine professionelle Freiwilligenverwaltung einem Vollzeit-Job gleichkommen. Und wenn Ihre Organisation vergleichbar mit unserer (fiktiven) gemeinnützigen Organisation No More Homelessness (NMH) ist, die mehrere Veranstaltungen mit Hunderten von Freiwilligen durchführt, kann das Verwalten von Danksagungen, das rechtzeitige Bereitstellen von Informationen für Ihre Freiwilligen und das Anwerben von Freiwilligen mit bestimmten Fertigkeiten eine Mammutaufgabe sein.

Zum Glück kann Volunteers for Salesforce (V4S) hier helfen. 

Mit V4S können Sie nach Freiwilligen mit bestimmten Fertigkeiten suchen und diese auch finden. Sie können automatisch benutzerdefinierte E-Mails an Freiwillige senden, wenn sie sich registrieren oder eine Schicht absolviert haben. V4S stellt auch praktische Berichte und Dashboards zur Verfügung, die die Leistung der Freiwilligen zeigen und verdeutlichen, wo Sie möglicherweise zusätzliche Hilfe benötigen.

Sehen wir uns nun an, wie NMH all diese Tools zur Verwaltung seiner Freiwilligen einsetzt.

Freiwilligeninformationen

NMH betreibt einige Tafelprogramme und ist immer auf der Suche nach Freiwilligen, die sich in der Küche auskennen. Aber welche Freiwilligen kochen gerne? Und wer ist verfügbar?

V4S enthält im Objekt "Kontakt" benutzerdefinierte Felder, um die Fertigkeiten, Verfügbarkeit und den Status eines Freiwilligen zu erfassen. Diese Felder sind im Abschnitt "Freiwilligeninformationen" im Layout des Kontaktdatensatzes gruppiert.

Hinweis

Dieser Abschnitt enthält außerdem ein wichtiges Feld namens "Autom. Erinnerung zur Freiwilligen-E-Mail-Abbestellung". Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, enthält der Freiwillige keine automatischen E-Mail-Benachrichtigungen, mit denen wir uns in einer späteren Einheit beschäftigen.

Wenn Sie diese Felder auf Ihrer Kontaktseite nicht sehen, muss Ihr Salesforce-Administrator sie möglicherweise dem Layout Ihrer Kontaktseite hinzufügen. (Layouts der Kontaktseite finden Sie unter "Setup". Klicken Sie auf Objekt-Manager, danach auf Kontakt und dann auf Seitenlayouts.)

Sie können die Werte auch in jedem Feld benutzerdefiniert anpassen, um dem Bedarf Ihrer Organisation zu entsprechen. So hat NMH zum Beispiel "Kochen", "Lebensmitteldienst", "Lebensmittelsicherheit" und andere nützliche Fertigkeiten in das Feld "Fertigkeiten des Freiwilligen" aufgenommen. Ihr Administrator kann unter "Setup" Auswahllistenwerte bearbeiten, indem er im Objekt-Manager Felder und Beziehungen für das Objekt "Kontakt" auswählt. Detaillierte Anweisungen finden Sie in der Dokumentation, zu der Sie im Abschnitt "Ressourcen" einen Link finden.

Eingeben wichtiger Freiwilligeninformationen

NMH hat seine V4S-Seiten in seine Website integriert, sodass sich Freiwillige eigenständig für Schichten registrieren können. Obwohl die meisten Daten von den Freiwilligen selbst eingegeben werden, muss gelegentlich jemand von den Mitarbeitern einen Kontaktdatensatz manuell aktualisieren.

Einer der langjährigen Freiwilligen von NMH, Peter Delauranti, hat angerufen, um dem Freiwilligenkoordinator von NMH, Enoch Allen, mitzuteilen, dass er kürzlich einen Kurs in Lebensmittelsicherheit absolviert hat und seine neuen Fertigkeiten gerne in einer der Einrichtungen von NMH einsetzen würde. Peter teilt Enoch auch mit, dass er jetzt auch wochentags aushelfen kann. Schauen wir nun Enoch über die Schulter, während er Peters Kontaktdatensatz um diese Informationen ergänzt. (Um in Ihrer eigenen Salesforce-Organisation oder Sandbox zu folgen, erstellen Sie jetzt einen Kontakt für Peter Delauranti, um mit ihm zu üben. Oder wählen Sie einen anderen Kontakt, um Fertigkeiten und Verfügbarkeit von Freiwilligen einzugeben.)

1. Suchen und wählen Sie Ihren Kontaktdatensatz über die Registerkarte "Kontakte" oder "Globale Suche" aus. Enoch findet und wählt Peter Delauranti aus.
2. Klicken Sie im Kontaktdatensatz neben dem Feld "Fertigkeiten des Freiwilligen" auf das Stiftsymbol ().
3. Verschieben Sie die Fertigkeiten, die Sie aufnehmen möchten, aus der Liste "Verfügbar" in die Liste "Ausgewählt", indem Sie die Fertigkeiten markieren und auf den nach rechts zeigenden Pfeil () klicken. Enoch markiert Lebensmittelsicherheit und verschiebt den Eintrag in die Liste "Ausgewählt".
   
   
4. Zum Aktualisieren der Verfügbarkeit eines Kontakts blättern Sie zum Feld "Freiwilligenverfügbarkeit". Verschieben Sie die Fertigkeiten, die Sie aufnehmen möchten, aus der Liste "Verfügbar" in die Liste "Ausgewählt", indem Sie einen Eintrag markieren und dann auf den nach rechts zeigenden Pfeil () klicken. Enoch markiert Wochentags und verschiebt den Eintrag in die Liste "Ausgewählt".
   
   
5. Klicken Sie auf Speichern.

Sie wissen nun, wie Sie Fertigkeiten und Verfügbarkeit von Freiwilligen eingeben können. Als Nächstes erfahren Sie, wie Sie Freiwillige finden, wenn Sie sie für eine Freiwilligenschicht benötigen.

Ressourcen

• Salesforce-Hilfe: Nachverfolgen und Identifizieren von Freiwilligen
• Salesforce-Hilfe: Volunteers for Salesforce (V4S) – Dokumentation
• Salesforce-Hilfe: Seitenlayouts
• Salesforce-Hilfe: Hinzufügen oder Bearbeiten von Auswahllistenwerten
• Trailblazer Community-Gruppe: Volunteers for Salesforce (V4S) – Anwendung