Suchen nach den richtigen Freiwilligen
Lernziele
Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:
- Suchen nach Freiwilligen mit bestimmten Fertigkeiten
- Zuweisen eines Freiwilligen zu einer Schicht
- Überprüfen, ob ein Freiwilliger für eine Schicht registriert ist
Suchen nach Freiwilligen
Unsere (fiktive) gemeinnützige Organisation No More Homelessness (NMH) hat ein Problem: Der Freiwillige, der regelmäßig in der Kurzzeitunterkunft Bullard House kocht, fällt für seine nächste Schicht an einem Wochentag krankheitsbedingt aus.
Enoch, der Freiwilligenkoordinator von NMH, weiß, dass es noch andere Freiwillige mit Kocherfahrungen gibt, aber er kann sich nicht daran erinnern, wer sie alle sind oder welche von ihnen vormittags unter der Woche verfügbar sind.
Hier kommen die Suchfunktionen von Volunteers for Salesforce (V4S) ins Spiel!
(Wenn Sie noch keine Fertigkeiten und Verfügbarkeitsdaten zu Kontakten eingegeben haben, tun Sie das am besten jetzt, damit sie Enochs Suche nachvollziehen können.)
- Klicken Sie in der Anwendung "Freiwillige" auf die Registerkarte Freiwillige suchen.
- Sie können mithilfe der benutzerdefinierten freiwilligenspezifischen Felder suchen: "Freiwilligenstatus", "Freiwilligenverfügbarkeit" und "Fertigkeiten des Freiwilligen". Wählen Sie Ihre Suchkriterien aus. Enoch sucht nach Freiwilligen mit diesen Kriterien:
- Freiwilligenstatus: Aktiv
- Freiwilligenverfügbarkeit: Wochentags, Morgens
- Fertigkeiten des Freiwilligen: Kochen
- Klicken Sie auf Suchen, um eine Liste mit passenden Kontakten anzuzeigen. Enoch sieht Kontakte, die kochen können und wochentags vormittags verfügbar sind. Ein Hurra auf unseren Freund, Peter Delauranti!
Hinweis
Ihr Administrator kann die Suchkriterien bei Bedarf auch auf weitere Felder des Kontaktdatensatzes ausdehnen. Weitere Informationen finden Sie in der V4S-Dokumentation, zu der Sie im Abschnitt "Ressourcen" einen Link finden.
Zuweisen eines Freiwilligen über die Suchergebnisseite
Nachdem Enoch nun den richtigen Freiwilligen gefunden hat, kann er ihn dem Freiwilligenauftrag für die Essensausgabe im Bullard House zuweisen.
Wir haben im Modul "Freiwilligenregistrierung in V4S", zu dem Sie unter "Ressourcen" einen Link finden, gesehen, wie Sie Kampagnen, Freiwilligenaufträge und Freiwilligenschichten eingeben. (Wenn Sie nicht dieselben Informationen zu Kampagnen, Aufträgen und Schichten wie Enoch bei NMH eingegeben haben, können Sie Ihre eigenen Daten verwenden und einen Freiwilligen dem Auftrag Ihrer Wahl zuweisen).
- Wählen Sie im Abschnitt "Freiwillige" die gewünschten Freiwilligen aus, indem Sie das Kontrollkästchen neben ihrem Namen aktivieren. Enoch wählt Peter Delauranti aus.
- Wählen Sie im Abschnitt "Einem Auftrag oder einer Schicht zuweisen" in den Auswahllisten die Kampagne, den Freiwilligenauftrag, die Freiwilligenschicht und den Status aus. Durch Auswahl in dieser Reihenfolge wird die nächste Liste nach zugehörigen Datensätzen gefiltert, was nur ein Vorteil gut strukturierter Daten ist! Es folgen Enochs Optionen:
- Kampagne: Lebensmitteldienste
- Freiwilligenauftrag: Essensausgabe im Bullard House
- Freiwilligenschicht: Die für nächsten Donnerstag geplante Schicht
- Status: Webanmeldung. Wir schummeln hier nun ein bisschen, damit die automatisierte Danksagungs-E-Mail gesendet wird. Die standardmäßige Workflow-Regel für die automatisierte Danksagungs-E-Mail erfordert diesen Wert, weshalb wir diese Standardeinstellung übernehmen, um zu zeigen, wie sie funktioniert. Ihr Administrator kann (und sollte) Workflow-Regeln und -Status festlegen, um diese Schummelei überflüssig zu machen. (Wenn Sie mit einem echten Kontakt arbeiten, achten Sie darauf, dass Sie ihm jetzt keine E-Mail schicken!)
- Stunden:
3
- Klicken Sie auf Zuweisen.
Enoch hat Peter registriert, der am Donnerstag für den üblichen Koch im Bullard House einspringt. Krise verhindert!
Und da Enoch die automatische E-Mail-Funktion von V4S nutzt, weiß er, dass Peter sofort über seine neue Freiwilligenschicht informiert wird. Aber dazu kommen wir später noch.
Überprüfen der Registrierung
Um zu überprüfen, ob Peter für die Schicht registriert ist, sehen wir uns die Themenliste "Freiwilligenstunden" in Peters Kontaktdatensatz an.
- Klicken Sie auf der Seite "Freiwillige suchen" auf den Namen des Kontakts. Enoch klickt auf Peters Namen.
- Klicken Sie im Kontaktdatensatz auf die Registerkarte Themen.
- Blättern Sie nach unten zur Themenliste "Freiwilligenstunden". Die Schicht, die Sie gerade hinzugefügt haben, sollte in der Themenliste auftauchen. Gut gemacht!
Hinweis
Wenn die Themenliste "Freiwilligenstunden" nicht angezeigt wird, müssen Sie sie ggf. zum Layout der Kontaktdatenseite hinzufügen.
Da Peter nun für die Schicht registriert ist, lassen Sie uns herausfinden, wie wir mit ihm und anderen Freiwilligen in Kontakt bleiben können. Dies ist das Thema der nächsten Lektion.
