Erste Schritte mit der Automatisierung von Geschäftsprozessen

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

• Erläutern des Nutzens von Automatisierung in Salesforce
  
• Beschreiben der wichtigsten Möglichkeiten für die Automatisierung von Aufgaben in Salesforce
  

Die Macht der Automatisierung

In jedem Unternehmen gibt es Geschäftsprozesse. Schließlich gibt es in jedem Unternehmen Aufgaben, die erledigt werden müssen, und Anforderungen, die erfüllt werden müssen. Wenn ein Unternehmen entscheidet, wie diese Anforderungen am besten erfüllt werden, definiert es einen Geschäftsprozess. 

Diese Geschäftsprozesse sind oftmals unternehmensspezifisch, sodass es schwierig ist, eine Lösung zu finden, die genau Ihren Anforderungen entspricht. Vielleicht sollen Ihre Vertriebsmitarbeiter nach Abschluss eines Geschäfts immer einen Arbeitsauftrag erstellen. Vielleicht müssen Ihre Callcenter-Agenten bestimmte Skripte befolgen, die auf den Accountdaten eines Kunden basieren. Oder vielleicht gibt es bei Ihnen eine Aufgabe, die ihre Benutzer immer wieder wiederholen. Wenn Sie eine Möglichkeit finden, diese Aufgabe um einige Minuten zu verkürzen, lassen sich so im Laufe eines Jahres Hunderte von Arbeitsstunden einsparen.

Ein Grundsatz für eine gute Benutzererfahrung ist dieser: "Wenn der Benutzer nur eine Sache tun kann, tun Sie sie für ihn.". Wenn Ihre Vertriebsmitarbeiter nach jedem Geschäftsabschluss einen Arbeitsauftrag erstellen, können Sie diesen Arbeitsauftrag vielleicht auch automatisch erstellen? Wenn Ihre Callcenter-Agenten beim Erfassen von Kundeninformationen immer ein festgelegtes Skript befolgen, macht es dann Sinn, dieses Skript direkt in der Benutzeroberfläche anzuzeigen? Wenn Ihre Benutzer Daten zu drei verschiedenen Datensätzen erfassen, können Sie Zeit sparen, indem Sie sie die Daten in ein Formular eingeben lassen und dann die drei verschiedenen Datensätze automatisch für sie erstellen?

Das ist die Macht der Automatisierung. Sparen Sie die Zeit Ihrer Benutzer und sorgen Sie dafür, dass erforderliche Aufgaben erledigt werden. Verbessern Sie die Qualität Ihrer Daten. Seien Sie der Superheld, den Ihre Organisation verdient!

Die Anwendungsfälle, die Sie als Administrator automatisieren können, lassen sich im Allgemeinen zwei Kategorien zuordnen: interaktive Umgebungen und Automatisierung im Hintergrund. Sie wählen die Art der Automatisierung abhängig von den Anforderungen des Geschäftsprozesses.

Interaktive Umgebungen

Erfordert Ihr Geschäftsprozess eine Eingabe durch den Benutzer, können Sie die folgenden Funktionen verwenden.

• Bildschirm-Flows: Erstellen Sie mit Flow Builder eine Interaktion, die Informationen anzeigt und Ihren Benutzern Fragen stellt.
  
• Automatisch gestartete Flows: Erstellen Sie mit Flow Builder eine Automatisierung, die ausgeführt wird, wenn auf eine Schaltfläche geklickt wird. Diese Flows können auch von anderen Automatisierungen ausgeführt werden.
  
• Genehmigungsprozesse: Erstellen Sie eine Abfolge von Schritten mit zugewiesenen Genehmigern. Diese Schritte können Aufgaben wie das Sperren und Aktualisieren von Datensätzen automatisieren. Ein Genehmigungsprozess kann manuell durch Klicken auf eine Schaltfläche oder automatisch ausgeführt werden, wenn er von einer anderen Automatisierung gestartet wird.
  
• Lightning-Komponenten: Verwenden Sie HTML- und JavaScript-Code zum Erstellen einer interaktiven Komponente, die Sie in eine Seite oder Anwendung einbetten können.
  
• Visualforce-Seiten: Verwenden Sie HTML- und Apex-Code zum Erstellen einer interaktiven Seite.
  

Automatisierung im Hintergrund

Wenn Ihr Geschäftsprozess automatisch starten und im Hintergrund ausgeführt werden soll, z. B. wenn sich ein Datensatz ändert, dann stehen mehrere Lösungen zur Auswahl.

• Durch Datensatz ausgelöste Flows: Erstellen Sie mit Flow Builder eine Automatisierung, die ausgeführt wird, wenn ein Datensatz erstellt, bearbeitet oder gelöscht wird.
  
• Durch einen Zeitplan ausgelöste Flows: Erstellen Sie mit Flow Builder eine Automatisierung, die zu einem von Ihnen festgelegten Zeitpunkt und mit der angegebenen Häufigkeit ausgeführt wird.
  
• Durch ein Plattformereignis ausgelöste Flows: Erstellen Sie mit Flow Builder eine Automatisierung, die ausgeführt wird, wenn eine Plattformereignisnachricht empfangen wird.
  
• Durch Data Cloud ausgelöster Flow: Erstellen Sie mit Flow Builder eine Automatisierung, die ausgeführt wird, wenn eine Änderung an Daten in Data Cloud vorgenommen wird.
  
• Apex: Verwenden Sie Apex-Code, um wiederverwendbare Automatisierungsbausteine zu schreiben. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, diesen Code auszulösen.
  

Ist Ihnen hier etwas aufgefallen? In diesen Aufzählungen werden jede Menge Flow-Optionen genannt. Doch, was genau sind Flows eigentlich? Das erfahren Sie in der nächsten Lektion.

Nehmen Sie die Zuordnungen in der folgenden Aufgabe vor, um die verschiedenen Arten von Automatisierung in Salesforce zu wiederholen.