Erstellen und Bearbeiten von Spendenzuweisungen

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

Beschreiben der Verwendung und Bedeutung des Verwendungszwecks
Erstellen oder Modifizieren von Opportunity-Zuweisungen
Erklären, wie Zuweisungen bei wiederkehrenden Spenden und Kampagnen festgelegt werden

Grundlegendes zu Verwendungszweck und Zuweisungen

Viele gemeinnützige Organisationen nutzen zur Nachverfolgung von Spenden die Fondsbuchführung und den Verwendungszweck. Ein Verwendungszweck ist ein Fonds zum Zurückstellen von Geldern für spezielle Zwecke oder zur Einhaltung von Einschränkungen, die vom Spender, der für die Fördergelder zuständigen Instanz, Verwaltungs- oder Regulierungsbehörden festgelegt wurden.

Die Verwendungszweck-Zuweisungsfunktionen in Nonprofit Success Pack (NPSP) geben Ihnen die Möglichkeit, in Opportunity-Datensätzen nachverfolgte Spenden und Einnahmen auf mehrere Verwendungszwecke aufzuteilen. Sie können Zuweisungen auch Kampagnen und wiederkehrenden Spenden zuordnen. Alle mit diesen Datensätzen zusammenhängenden Opportunities übernehmen dann dieselben Verwendungszweck-Zuweisungen.

Sie können Zuweisungen als Prozentsatz der Gesamt-Opportunity oder -Zahlung definieren (z. B. 10 %) oder als Betrag in einer bestimmten Währung (z. B. 10 €).

Mit NPSP können Sie so viele Verwendungszwecke definieren, wie es für Ihren Kontenrahmen erforderlich ist, und jeder Verwendungszweck enthält Rollup-Felder für die Zuweisungen, die Sie ihm zugewiesen haben.

Gehen wir einige Beispiele dazu durch, wie eine Organisation wie unsere fiktive gemeinnützige Organisation No More Homelessness (NMH) Zuweisungen erstellen oder ändern kann.

Verwalten von Zuweisungen für Opportunities

Bei NMH gibt es einige Kampagnen, mit denen Spenden ausschließlich für seine Tafel gesammelt werden. NMH verfügt daher über einen Verwendungszweck-Datensatz namens "Food Pantry Programs". Spender können ihre Spende ganz oder teilweise für diesen Fonds vorsehen und wissen, dass ihr Geld nur für die Tafel eingesetzt werden wird.

Sofia, Entwicklungsassistenten bei NMH, hat gerade einen Opportunity-Datensatz für eine Spende von 100 US-Dollar von Candace Evans erstellt, die festgelegt hat, dass 50 % ihrer Spende Frauenprogrammen der NMH-Tafel und 50 % Frauenprogrammen von NHM zugewiesen werden sollen.

Sehen wir uns an, wie Sofia die Zuweisungen für diese Spende erstellt.

Öffnen Sie den zuzuweisenden Opportunity-Datensatz. Wenn Sie die schrittweisen Anleitungen nachvollziehen, öffnen Sie die Spende, die wir in der ersten Lektion erstellt haben und mit Candace Evans Donation beginnt.
Klicken Sie auf die Registerkarte Themen und suchen Sie die Themenliste "Zuweisungen Verwendungszweck". Wenn die Themenliste "Zuweisungen Verwendungszweck" nicht angezeigt wird, muss Ihr Administrator sie ggf. zum Opportunity-Seitenlayout hinzufügen.
Klicken Sie in der Themenliste "Zuweisungen Verwendungszweck" auf Zuweisungen verwalten.
Suchen Sie auf der Seite "Opportunity-Zuweisungen verwalten" Ihren Verwendungszweck im Feld "Verwendungszweck" in der ersten Zeile und wählen Sie ihn aus. Falls Ihr Administrator einen Standardverwendungszweck eingerichtet hat (der meist "Ohne Einschränkung" oder "Allgemein" lautet), enthält dieses Feld eventuell bereits einen Eintrag. Sofia sucht den Eintrag Food Pantry Programs und wählt ihn aus.
Geben Sie den Prozentsatz oder den Betrag der Spende ein, den Sie diesem Verwendungszweck zuweisen möchten. Der restliche zuweisbare Betrag der Spende wird unten in der Zeile angezeigt. Sofia gibt in das Feld "Prozent" 50 ein.
Klicken Sie auf Zeile hinzufügen.
Wiederholen Sie den Vorgang für weitere Zuweisungen. Sofia ordnet die anderen 50 % der Spende dem Verwendungszweck Women’s Services zu.
Klicken Sie auf Speichern.

Sie kehren nun zum Opportunity-Datensatz zurück, wo die beiden neuen Zuweisungen in der Themenliste "Zuweisungen Verwendungszweck" aufgeführt werden.

Die Themenliste 'Zuweisungen Verwendungszweck' mit zwei Zuweisungen: 'Food Pantry Programs' und 'Women’s Services'

Und was passiert, wenn man die Zuweisungen ändern muss? Die Spenderin Candace teilt Sofia mit, dass sie nicht mehr die Tafel, sondern künftig die Kapitalsammelaktion für NMH-Übergangswohnungen unterstützen möchte. Sofia muss also die Zuweisung ändern.

Öffnen Sie die Opportunity, die die Zuweisung enthält, die Sie ändern möchten.
Klicken Sie auf die Registerkarte Themen.
Suchen Sie die Themenliste "Zuweisungen Verwendungszweck" und klicken Sie auf Zuweisungen verwalten.
Ändern Sie die Informationen in einem der Felder oder klicken Sie ggf. in einer Zeile auf "Löschen", um sie zu entfernen. Sofia klickt in das Feld "Zuweisungen Verwendungszweck" für die Tafel, sucht dann den Eintrag Transitional Housing Capital Campaign und wählt ihn aus, um den vorherigen Wert zu ersetzen.
Klicken Sie auf Speichern.

Voilà! Sofia hat in NPSP erfolgreich einen Verwendungszweck eingegeben und geändert. Jetzt kann sie sowohl zu den eingeschränkten als auch zu den uneingeschränkten Fonds einfacher Berichte erstellen und ihr Finanz- und Buchhaltungsteam besser bei Planung und Kontenabgleich unterstützen.

Wenn Ihre gemeinnützige Organisation Accounting Subledger verwendet, um Salesforce und Ihr Buchhaltungssystem zu verbinden, sind Verwendungszwecke sogar noch wichtiger. Mehr dazu erfahren Sie in dem unter "Ressourcen" verlinkten Modul Accounting Subledger für gemeinnützige Organisationen und Bildungseinrichtungen.

Verwalten von Zuweisungen für wiederkehrende Spenden

Das Erstellen von Zuweisungen für wiederkehrende Spenden ist ähnlich wie bei einmaligen Spenden, mit dem Unterschied, dass NPSP Zuweisungen automatisch einem Opportunity- oder Zahlungs-Datensatz zuweist, der als Bestandteil dieser wiederkehrenden Spende erstellt wird.

Wie bei einmaligen Spenden klicken Sie auf die Schaltfläche Zuweisungen verwalten in der Themenliste "Zuweisungen Verwendungszweck" einer wiederkehrenden Spende, um Zuweisungen für Ihre wiederkehrenden Spenden zu erstellen und zu verwalten.

Wichtige Hinweise zu Zuweisungen zu Verwendungszwecken und wiederkehrende Spenden:

Neue Opportunities, die als Teil einer wiederkehrenden Spende erstellt werden, sind automatisch Ziel für die Zuweisungen der wiederkehrenden Spende. Wenn die NMH-Spenderin Candace beispielsweise jeden Monat das Übergangswohnprogramm und die Tafel unterstützen möchte, spiegelt jeder Raten-Opportunity-Datensatz im Zusammenhang mit ihrer wiederkehrenden Spende diese Wünsche wider.
Wenn Sie eine Zuweisung im Datensatz einer wiederkehrenden Spende hinzufügen, ändern oder löschen, wendet NPSP die neue Zuweisung auf alle offenen Opportunities innerhalb des Zeitplans der wiederkehrenden Spende an. NPSP ändert keine Zuweisungen für geschlossene Opportunities im Zeitplan.

Verwalten von Zuweisungen für Kampagnen

Wenn Sie Zuweisungen einer Kampagne zuordnen, werden diese Zuweisungen automatisch auch auf alle Opportunities oder zugehörigen Zahlungen angewendet, die als Teil der betreffenden Kampagne erstellt wurden.

Wie bei einzelnen Opportunities und wiederkehrenden Spenden verwenden Sie die Schaltfläche Zuweisungen verwalten in der Themenliste "Zuweisungen Verwendungszweck" einer Kampagne, um Zuweisungen zu erstellen und zu verwalten.

Wichtige Hinweise zu Zuweisungen zu Verwendungszwecken und Kampagnen:

Diese Zuweisungen werden automatisch den neuen Opportunities zugeordnet, die einer Kampagne mit Zuweisungen zugeordnet sind.
Wenn Sie eine Zuweisung einer Kampagne hinzufügen, ändern oder löschen, wirkt sich dies nur auf Opportunities aus, die als Teil der Kampagne erstellt wurden. Zuvor bereits erstellte Opportunities werden nicht geändert.
Eine Opportunity mit sowohl einer Kampagne als auch einer wiederkehrenden Spende verwendet die wiederkehrende Spende.
Wird eine Kampagne einer vorhandenen Opportunity zugewiesen oder aus ihr entfernt, werden die Zuweisungen der Opportunity nicht automatisch geändert.

Prüfen von Zuweisungs-Rollups

Jeder Verwendungs-Datensatz enthält eine Reihe von Rollup-Feldern, die Ihnen die Nachverfolgung von Zuweisungen erleichtern. Sie können sich diese Rollup-Felder ansehen, indem Sie Verwendungszwecke im App Launcher ( Das App Launcher-Symbol ) auswählen. Wählen Sie in der Listenansicht einen Verwendungszweck-Datensatz aus, den Sie prüfen möchten.

Rollup-Felder für Zuweisungen in einem Verwendungszweck-Datensatz

Bitte beachten Sie, dass der die Verwendungszweck-Datensatz Rollup-Informationen aus Zuweisungen enthält, die Opportunities (oder Zahlungen, je nach Konfiguration) in der Phase "Geschlossen und gewonnen" zugewiesen wurden. Rollup-Informationen werden automatisch jede Nacht aktualisiert, Sie können sie aber auch im Verwendungszweck-Datensatz aktualisieren, indem Sie auf Rollups neu berechnen klicken.

Die Rollup-Felder enthalten vordefinierte Einstellungen, die Ihr Administrator nach Bedarf aktualisieren kann. Fragen Sie bei Ihrem Administrator nach, ob diese Rollup-Felder bestimmte Arten von Opportunity-Datensatztypen ausschließen oder andere Kriterien verwenden.

Verwendungszweck-Zuweisungen unterstützen mehrere Währungen. Sie können Verwendungszwecke auf jede beliebige Währung einstellen. Die Rollup-Felder berücksichtigen die Währungsumwandlung dann bei aggregierten Zuweisungen. Denken Sie daran, dass Zuweisungen die Währung der Opportunity, Kampagne oder wiederkehrenden Spende übernehmen, mit der sie verknüpft sind.

Bisher haben wir in diesem Modul einmalige Spenden erstellt, Zahlungen verwaltet, wiederkehrende Spenden erstellt und Einnahmen Verwendungszwecken zugewiesen. Jetzt wenden wir uns dem wichtigsten Teil einer Spende zu – dem Dank an den Spender. Dies ist Thema der nächsten Lektion.