Erstellen eines Genehmigungsprozesses

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

• Einrichten eines Genehmigungsprozesses, der E-Mails an die ursprünglichen Genehmiger sendet
  
• Einrichten eines Genehmigungsprozesses, der Benutzern ermöglicht, Opportunity-Datensätze zu genehmigen bzw. abzulehnen
  

Hinweis

Lernen Sie auf Deutsch? Beginnen Sie die Aufgabe in einem Trailhead Playground in der Sprache Deutsch und verwenden Sie für die Navigation die in Klammern angegebenen Übersetzungen. Kopieren und fügen Sie nur die Angaben in Englisch ein, da zur Überprüfung der Aufgabe Daten in Englisch benötigt werden. Wenn Sie die Aufgabe in Ihrer deutschen Organisation nicht bestehen, empfehlen wir Ihnen folgende Vorgehensweise: (1) Stellen Sie das Gebietsschema auf USA um, (2) legen Sie Englisch als Sprache fest (Anweisungen dazu finden Sie hier) und (3) klicken Sie erneut auf die Schaltfläche "Check Challenge" (Aufgabe überprüfen).

Weitere Details dazu, wie Sie die übersetzte Trailhead-Umgebung optimal nutzen können, finden Sie unter dem Badge "Trailhead in Ihrer Sprache".

Barrierefreiheit

Für diese Einheit sind einige zusätzliche Anweisungen für Benutzer von Bildschirmlesegeräten erforderlich. Klicken Sie auf den nachstehenden Link, um eine ausführliche Version dieser Einheit für Bildschirmlesegeräte aufzurufen:

Trailhead-Anweisungen für Bildschirmlesegeräte öffnen.

Sind Sie bereit für praktische Übungen mit Flow Builder?

Starten Sie jetzt Ihren Trailhead Playground, um die Schritte in diesem Modul nachzuvollziehen. Zum Öffnen Ihres Trailhead Playgrounds blättern Sie nach unten bis zur praktischen Aufgabe und klicken auf Starten. Sie verwenden den Playground auch zur Bearbeitung der praktischen Aufgaben.

Erstellen einer E-Mail-Vorlage

Erstellen Sie zuerst die E-Mail-Vorlage, sodass der Vorgesetzte des Datensatzinhabers benachrichtigt werden kann, wenn auf eine Opportunity ein Rabatt von mehr als 40 % gewährt wurde.

1. Geben Sie unter "Setup" im Feld Quick Find (Schnellsuche) den Text "Vorlagen" ein und wählen Sie dann Classic Email Templates (Classic-E-Mail-Vorlagen) aus.
   
2. Klicken Sie auf New Template (Neue Vorlage).
   
3. Wählen Sie Text als Vorlagentyp aus und klicken Sie auf Next (Weiter).
   
4. Konfigurieren Sie die E-Mail-Vorlage.
   
   • Folder (Ordner): Nicht abgelegte öffentliche Classic-E-Mail-Vorlagen
     
   • Available for Use (Zur Verwendung verfügbar): selected (ausgewählt)
     
   • Email Template Name (E-Mail-Vorlagenname): Approve Opportunity Discount (Opportunity-Rabatt genehmigen)
     
   • Encoding (Codierung): Westeuropäisch
     
   • Betreff: Please approve this discounted opportunity (Bitte genehmigen Sie diese Opportunity mit Rabatt)
     
   • Email Body (E-Mail-Text): {!User.Manager}, the {!Opportunity.Name} has been discounted.Please approve this discount.Thank you. ({!User.Manager}, auf {!Opportunity.Name} wurde ein Rabatt gewährt. Bitte genehmigen Sie diesen Rabatt. Vielen Dank!)
     

Das Einfügen des Briefvorlagenfelds {!Opportunity.Name} ist hilfreich für den Genehmiger, da es einen Link zum Opportunity-Datensatz bereitstellt. So kann sich der Genehmiger den Datensatz ansehen, bevor er auf die Anfrage antwortet.

5. Klicken Sie auf Save (Speichern).
   

Hinzufügen benutzerdefinierter Felder

Lassen Sie uns nun benutzerdefinierte Felder erstellen, damit wir den Rabattprozentsatz und Genehmigungsstatus für jede Opportunity nachverfolgen können.

1. Geben Sie unter "Setup" im Feld Quick Find (Schnellsuche) den Text "Objekt-Manager" ein und wählen Sie dann Object Manager (Objekt-Manager) aus.
   
2. Klicken Sie auf Opportunity.
   
3. Wählen Sie zuerst Fields & Relationships (Felder & Beziehungen) aus und klicken Sie dann auf New (Neu).
   
4. Wählen Sie in der Spalte "Datentyp" Percent (Prozent) aus und klicken Sie auf Next (Weiter).
   
5. Konfigurieren Sie das Feld "Percent (Prozent)" mit diesen Werten.
   
   • Field Label (Feldbezeichnung): Discount Percent (Rabattprozentsatz)
     
   • Length (Länge ): Standardeinstellung beibehalten
     
   • Decimal Places (Dezimalstellen): Standardeinstellung beibehalten
     
   • Required (Erforderlich): selected (ausgewählt)
     
6. Klicken Sie auf Weiter.
   
7. Klicken Sie auf Next (Weiter).
   
8. Klicken Sie auf Save & New (Speichern & Neu).
   
9. Wählen Sie in der Spalte "Datentyp" Picklist (Auswahlliste) aus und klicken Sie dann auf Next (Weiter).
   
10. Konfigurieren Sie das Feld "Picklist (Auswahlliste)" mit diesen Werten.
    
    • Field Label (Feldbezeichnung): Discount Percent Status (Rabattprozentsatz-Status)
      
    • Values (Werte): Geben Sie Werte ein, wobei Sie jeden Wert auf einer neuen Zeile angeben
      
    • Picklist Values (Auswahllistenwerte):
      
      • Approved (Genehmigt)
      • Not Approved (Nicht genehmigt)
        
11. Klicken Sie auf Weiter.
    
12. Klicken Sie auf Next (Weiter).
    
13. Klicken Sie auf Save (Speichern).
    

Hervorragend! Sie haben eine E-Mail-Vorlage zur Benachrichtigung von Genehmigern erstellt und ein Objekt mit den Pflichtfeldern für Ihren Genehmigungsprozess eingerichtet.

Erstellen eines Genehmigungsprozesses

Nun da unsere Organisation bereit ist, erstellen wir den Genehmigungsprozess.

1. Geben Sie unter Setup im Feld Quick Find (Schnellsuche) den Text "Genehmigung" ein und wählen Sie dann Approval Processes (Genehmigungsprozesse) aus.
   
2. Wählen Sie in "Genehmigungsprozesse verwalten für" den Eintrag Opportunity aus.
   
3. Klicken Sie auf Create New Approval Process (Neuen Genehmigungsprozess erstellen) | Use Jump Start Wizard (Schnellstartassistenten verwenden). Der Schnellstartassistent unterstützt Sie bei der Erstellung eines einfachen Genehmigungsprozesses, indem er einige Entscheidungen für Sie trifft.
   
4. Konfigurieren Sie den Genehmigungsprozess.
   
   • Name: Approve Opportunity Discount (Opportunity-Rabatt genehmigen)
     
   • Approval Assignment Email Template (E-Mail-Vorlage für Genehmigungszuordnungen): Opportunity-Rabatt genehmigen
     
   • Specify Entry Criteria (Eingabekriterien angeben):
     
     • Feld: Opportunity: Rabattprozentsatz
       
     • Operator: greater than (größer als)
       
     • Value (Wert): 0.4
       Beim Speichern der Werte in Prozentfeldern wird der eingegebene Wert durch 100 geteilt. Wenn ein Benutzer beispielsweise einen Wert von 40 in ein Prozentfeld eingibt, wird er als 0,4 gespeichert. Mit diesem Eingabekriterium wird der Rabatt also auf mehr als 40 % festgelegt.
       
   • Select Approver (Genehmiger auswählen): Zulassen, dass der Einreicher den Genehmiger manuell auswählt
     
5. Speichern Sie den Genehmigungsprozess.
   
6. Klicken Sie auf View Approval Process Detail Page (Seite mit Genehmigungsprozessdetails anzeigen).
   
7. Klicken Sie unter "Aktionen für endgültige Genehmigung" auf Add New (Neu hinzufügen) | Field Update (Feldaktualisierung) und konfigurieren Sie sie mit diesen Werten.
   
   • Name: Approved (Genehmigt)
     
   • Field to Update (Zu aktualisierendes Feld): Discount Percent Status (Rabattprozentsatz-Status)
     
   • A specific value (Ein bestimmter Wert): Genehmigt
     
8. Klicken Sie auf Save (Speichern).
   
9. Klicken Sie unter "Aktionen für die endgültige Ablehnung" auf Add New (Neu hinzufügen) | Field Update (Feldaktualisierung) und konfigurieren Sie sie mit diesen Werten.
   
   • Name: Not Approved (Nicht genehmigt)
     
   • Field to Update (Zu aktualisierendes Feld): Discount Percent Status (Rabattprozentsatz-Status)
     
   • A specific value (Ein bestimmter Wert): Nicht genehmigt
     
10. Klicken Sie auf Save (Speichern).
    

Gut gemacht! Um mit der Bewertung von Opportunities mit Rabatt zu beginnen, aktivieren Sie einfach den Genehmigungsprozess.

Sicherstellen, dass Datensätze übermittelt werden

Sie haben eine Menge Arbeit erledigt, um zu automatisieren, was passiert, wenn ein Datensatz zur Genehmigung vorgelegt wird. Jetzt fügen wir eine Schaltfläche zum Seitenlayout hinzu, mit der Benutzer den Genehmigungsprozess starten können.

1. Klicken Sie in Setup auf die Registerkarte Object Manager (Objekt-Manager).
   
2. Klicken Sie auf Opportunity.
   
3. Klicken Sie auf Page Layouts (Seitenlayouts).
   
4. Wählen Sie Opportunity Layout aus.
   
5. Wählen Sie in der Kopfzeile des Layout-Editors Buttons (Schaltflächen) aus.
   
6. Ziehen Sie die Schaltfläche "Submit for Approval (Zur Genehmigung senden)" in den Abschnitt "Standard Buttons (Standardschaltflächen)" des Seitenlayouts.
   
7. Klicken Sie auf Save (Speichern).
   

Wenn Ihre Organisation Lightning-Datensatzseiten verwendet, die für die Verwendung dynamischer Aktionen aktualisiert wurden, müssen Sie stattdessen die Aktion "Submit for Approval (Zur Genehmigung einreichen)" zum Hervorhebungsbereich der Lightning-Datensatzseite hinzufügen. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Erstellen von dynamischen Aktionen im Lightning-Anwendungsgenerator.

Wenn Benutzer nun bei einer Opportunity auf "Submit for Approval (Zur Genehmigung senden)" klicken, durchläuft sie Ihren Genehmigungsprozess. Aber was, wenn (der reinste Horror) Benutzer vergessen, auf die Schaltfläche zu klicken? Hier kommt Flow Builder ins Spiel. Eine der verfügbaren Aktionen im Element "Action (Aktion)" ist "Submit for Approval (Zur Genehmigung senden)", d. h. Sie können einen durch Datensatz ausgelösten Flow einrichten, der einen Datensatz automatisch zur Genehmigung einreicht. Und das bedeutet, dass Ihre Benutzer nicht mehr daran denken müssen, Opportunities zur Genehmigung einreichen zu müssen. Sie können beispielsweise einen durch Datensatz ausgelösten Flow erstellen, der ausgelöst wird, wenn eine Opportunity bearbeitet wird, prüft, ob "Discount Percent (Rabattprozentsatz)" größer 40 % ist und, falls ja, ein Element "Action (Aktion)" ausführt, das die Opportunity zur Genehmigung einreicht.

Weitere Informationen über das Einreichen von Datensätzen zur Genehmigung mithilfe von Flows finden Sie im Badge Daten und Aktionen in Flows. Und wenn Sie schon dabei sind, sollten Sie auch gleich den Rest des Trails Erstellen von Flows mit dem Flow Builder durcharbeiten, um zu lernen, wie Sie durch Datensatz ausgelöste Flows erstellen etc.!

Weitere Infos

Helfen Sie Ihren Benutzern, offene Genehmigungsanfragen anzuzeigen, indem Sie die Komponente "Zu genehmigende Elemente" ihrer Startseite hinzufügen. Lassen Sie außerdem Benutzer auf Genehmigungsanfragen direkt per E-Mail oder Chatter antworten. Weitere Informationen finden Sie unter Vorbereiten Ihrer Organisation für Genehmigungen.

Ressourcen

• Dokumentation: Erstellen von Genehmigungsprozessen mit dem Standardassistenten
• Dokumentation: Zentrale Flow-Aktion: Zur Genehmigung senden
• Trailhead: Erstellen eines Rabattgenehmigungsprozesses