Erstellen eines Genehmigungsprozesses
Lernziele
Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:
- Einrichten eines Genehmigungsprozesses, der E-Mails an die ursprünglichen Genehmiger sendet
- Einrichten eines Genehmigungsprozesses, der Benutzern ermöglicht, Opportunity-Datensätze zu genehmigen bzw. abzulehnen
Hinweis
Lernen Sie auf Deutsch? In diesem Badge sind die praktischen Aufgaben von Trailhead nicht übersetzt. Stellen Sie die Sprache Ihres Trailhead Playgrounds auf "Englisch" und das Gebietsschema auf "USA" ein Die zugehörigen Anweisungen finden Sie hier.
Barrierefreiheit
Für diese Einheit sind einige zusätzliche Anweisungen für Benutzer von Bildschirmlesegeräten erforderlich. Klicken Sie auf den nachstehenden Link, um eine ausführliche Version dieser Einheit für Bildschirmlesegeräte aufzurufen:
Erstellen einer E-Mail-Vorlage
Erstellen Sie zuerst die E-Mail-Vorlage, sodass der Vorgesetzte des Datensatzinhabers benachrichtigt werden kann, wenn auf eine Opportunity ein Rabatt von mehr als 40 % gewährt wurde.
- Geben Sie unter "Setup" im Feld "Schnellsuche" den Text "Vorlagen" ein und wählen Sie dann Classic-E-Mail-Vorlagen aus.
- Klicken Sie auf Neue Vorlage.
- Wählen Sie Text als Vorlagentyp aus und klicken Sie auf Weiter.
- Konfigurieren Sie die E-Mail-Vorlage.
Feld Value (Wert) Ordner Nicht abgelegte öffentliche Classic-E-Mail-Vorlagen Zur Verwendung verfügbar Ausgewählt E-Mail-Vorlagenname Opportunity-Rabatt genehmigen Codierung Westeuropäisch Betreff Bitte genehmigen Sie diese Opportunity mit Rabatt E-Mail-Text {!User.Manager}, Auf {!Opportunity.Name} wurde ein Rabatt gewährt. Bitte genehmigen Sie diesen Rabatt. Vielen Dank. - Das Einfügen des Briefvorlagenfelds {!Opportunity.Name} ist hilfreich für den Genehmiger, da es einen Link zum Opportunity-Datensatz bereitstellt. So kann sich der Genehmiger den Datensatz ansehen, bevor er auf die Anfrage antwortet.
- Klicken Sie auf Speichern.
Hinzufügen benutzerdefinierter Felder
Lassen Sie uns nun benutzerdefinierte Felder erstellen, damit wir den Rabattprozentsatz und Genehmigungsstatus für jede Opportunity nachverfolgen können.
- Geben Sie unter "Setup" im Feld "Schnellsuche" den Text "Objekt-Manager" ein und wählen Sie dann Objekt-Manager aus.
- Klicken Sie auf Opportunity.
- Wählen Sie zuerst Felder & Beziehungen aus und klicken Sie dann auf Neu.
- Wählen Sie in der Spalte "Datentyp" Prozent aus und klicken Sie auf Weiter.
- Fügen Sie das Feld "Prozent" mit diesen Werten hinzu.
Feld Value (Wert) Feldbezeichnung Rabattprozentsatz Länge Standard übernehmen Dezimalstellen Standard übernehmen Erforderlich Ausgewählt - Klicken Sie auf Weiter.
- Klicken Sie auf Weiter.
- Klicken Sie auf Speichern & Neu.
- Wählen Sie in der Spalte "Datentyp" Auswahlliste aus und klicken Sie dann auf Weiter.
- Fügen Sie ein Auswahllistenfeld mit diesen Werten hinzu.
Feld Value (Wert) Feldbezeichnung Rabattprozentsatz-Status Values (Werte) Geben Sie Werte in separaten Zeilen ein Auswahllistenwerte Genehmigt
Nicht Genehmigt - Klicken Sie auf Weiter.
- Klicken Sie auf Weiter.
- Klicken Sie auf Speichern.
Hervorragend! Sie haben eine E-Mail-Vorlage zur Benachrichtigung von Genehmigern erstellt und ein Objekt mit den Pflichtfeldern für Ihren Genehmigungsprozess eingerichtet.
Erstellen eines Genehmigungsprozesses
Nun da unsere Organisation bereit ist, erstellen wir den Genehmigungsprozess.
- Geben Sie unter Setup im Feld "Schnellsuche" den Text "Genehmigung" ein und wählen Sie dann Genehmigungsprozesse aus.
- Wählen Sie in "Genehmigungsprozesse verwalten für" den Eintrag Opportunity aus.
- Klicken Sie auf Neuen Genehmigungsprozess erstellen | Schnellstartassistenten verwenden. Der Schnellstartassistent unterstützt Sie bei der Erstellung eines einfachen Genehmigungsprozesses, indem er einige Entscheidungen für Sie trifft.
- Konfigurieren Sie den Genehmigungsprozess.
Feld Value (Wert) Name Opportunity-Rabatt genehmigen E-Mail-Vorlage für Genehmigungszuordnungen Opportunity-Rabatt genehmigen Eingabekriterien angeben Opportunity: Rabattprozentsatz höher als 0,4 Genehmiger auswählen Zulassen, dass der Einreicher den Genehmiger manuell auswählt - Speichern Sie den Genehmigungsprozess.
- Klicken Sie auf Seite mit Genehmigungsprozessdetails anzeigen.
- Klicken Sie unter "Aktionen für endgültige Genehmigung" auf Neu hinzufügen | Feldaktualisierung und konfigurieren Sie sie mit diesen Werten.
Feld Value (Wert) Name Genehmigt Zu aktualisierendes Feld Rabattprozentsatz-Status Ein bestimmter Wert Genehmigt - Klicken Sie auf Speichern.
- Klicken Sie unter "Aktionen für die endgültige Ablehnung" auf Neu hinzufügen | Feldaktualisierung und konfigurieren Sie sie mit diesen Werten.
Feld Value (Wert) Name Nicht genehmigt Zu aktualisierendes Feld Rabattprozentsatz-Status Ein bestimmter Wert Nicht genehmigt - Klicken Sie auf Speichern.
Gut gemacht! Um mit der Bewertung von Opportunities mit Rabatt zu beginnen, aktivieren Sie einfach den Genehmigungsprozess.
Sicherstellen, dass Datensätze übermittelt werden
Sie haben eine Menge Arbeit erledigt, um zu automatisieren, was passiert, wenn ein Datensatz zur Genehmigung vorgelegt wird. Wenn Benutzer nun bei einer Opportunity auf Zur Genehmigung senden klicken, durchläuft sie Ihren Genehmigungsprozess. Aber was, wenn (der reinste Horror) Benutzer vergessen, auf die Schaltfläche zu klicken?
Hier kommt Flow Builder ins Spiel. Eine der verfügbaren Aktionen im Element "Aktion" ist "Zur Genehmigung senden", d. h. Sie können einen Flow einrichten, der einen Datensatz automatisch zur Genehmigung einreicht. Und das bedeutet, dass Ihre Benutzer sich nicht mehr daran erinnern müssen, Opportunities zur Genehmigung einreichen zu müssen. Zum Beispiel in einem Flow, der abläuft, wenn eine Opportunity angelegt oder bearbeitet wird:
- Fügen Sie das Element "Entscheidung" hinzu, das prüft, ob der Rabattprozentsatz höher als 0,4 ist.
- Fügen Sie das Element "Aktion" hinzu, legen Sie es auf "Zur Genehmigung senden" fest, wodurch die Opportunity zur Genehmigung eingereicht wird.
Weitere Infos
Helfen Sie Ihren Benutzern, offene Genehmigungsanfragen anzuzeigen, indem Sie die Komponente "Zu genehmigende Elemente" ihrer Startseite hinzufügen. Lassen Sie außerdem Benutzer auf Genehmigungsanfragen direkt per E-Mail oder Chatter antworten. Weitere Informationen finden Sie unter Vorbereiten Ihrer Organisation für Genehmigungen.
