使用 Chatter 小组
学习目标
完成本单元后，您将能够：
- 描述小组。
- 查找和使用小组管理功能。
- 创建公用和专用小组。
小组简介
小组是 Chatter 的主要协作空间。您可以围绕某项目建一个小组，然后将所有项目参与者添加为小组成员。成员可以使用小组摘要来交换信息、处理决策以及提问作答。无论是一个项目、一个主题还是一系列业务，只要是您希望协作处理的，您都可以创建一个小组来解决沟通问题。用户可在小组中构建、保存和共享掌握的信息，如此一来，成员都能同步了解这些信息，对于有效完成工作十分重要。
小组类型
根据目的和受众不同，您可以在 Salesforce 创建不同类型的小组。
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公用小组对所有员工可见并开放。公司所有人都可以加入公用小组，然后在其中发帖、评论和添加文件。
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专用小组则仅向特定成员开放。入组申请通过之后才可以加入专用小组。只有小组成员可以发帖、评论和添加文件。非小组成员用户可以看到小组的图片和描述，但不能查看小组摘要或文件。如果想把外部用户（如客户）拉入小组，则要由小组所有人或管理员发出入组邀请。
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未列出的小组属邀请加入类型，不会出现在列表视图或搜索结果中。未列出的小组对除小组成员之外的所有人都是隐藏的。只有小组所有人和管理员能够邀请其他人加入未列出的小组。作为管理员，您必须启用相应选项才可创建未列出的小组。设置很简单，分分钟搞定。
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仅限广播小组用于发布公告。只有仅限广播小组的所有人和管理员能够在小组内发帖。但是小组成员可以对这些帖子发表评论。您可以将任何类型的组设置为仅限广播小组。
作为管理员，您可以重新设置小组布局，添入或摘出某些内容。例如，您可以选择在“创建小组”对话框中显示仅限广播选项或不予显示。如果您在创建组时没有找到想要的控件，则可以通过设置 | 小组布局进行调整。
监控参与情况
所有小组都有一个 Engagement（参与）选项卡，通过该选项卡可以监控组成员身份和活动。
使用“参与”选项卡来监控小组的活跃程度、活动节奏、小组成员稳定性以及各种计数摘要。计数包括成员、帖子、问题、未回答问题、点赞和评论的数量。
小组示例
当您为公司设置 Chatter 时，围绕共同利益和职能团队创建一些入门小组。例如，为研发、销售和营销部门创建产品相关小组；为内部培训、人力资源和设施设立小组。Chatter 小组就位之后，项目的协作和管理将变得简单，相关资料也将保持最新状态。
以下是一些其他公司成功小组的示例。请记住，小组可以对全体员工开放，也可以仅对特定人员开放。
公司全员（公用——面向内部）
将所有员工添加到该小组，通过它讨论公司范围内的主题和发布公告。
[项目名称] 团队（专用）
将团队成员添加到该小组，以便成员就项目进行协作、提供反馈和共享文档。
竞争（公用——面向内部）
将面向客户的员工与公司的竞争力和产品专家联系起来，以便相关人员互通有无。
产品反馈（公用）
销售和客户服务团队可以直接向研发和工程部门提供客户反馈。
营销（专用）
与整个团队分享创意市场活动的概念、事件细节和营销理念。
销售（公用——面向内部）
销售员工可以分享成功的故事、策略和小窍门。
[客户名称] 会议（专用）
创建小组，让交易的所有关键参与者可以更轻松地就演示、议程和产品进行协作。例如，创建一个名为“极点创科七月会议”的客户访问小组，并邀请销售人员、技术专家、营销人员、支持人员和工程人员加入，让大家步调一致。
[部门名称] 政策（广播—面向内部）
提供一个论坛用来宣传部门或团队的政策，并邀请成员提供反馈。虽然成员不能发帖，他们可以对发布的帖子进行评论。
创建小组
现在就来创建两个对大多数组织都有用的小组：公用小组，任何通过身份验证的用户都可以加入；专用小组，允许客户以成员身份加入。对于这两个小组，我们希望能够将业务机会、客户和个案等记录同小组关联起来。
您在处理内容和应对本模块中各种实践挑战时，请确保已登录到 Trailhead Playground。使用 Playground 确保不会更改生产组织中的数据，并确保不会将内容发布到公司的 Chatter 摘要中。
启用未列出的小组
小组中有一种是未列出的小组。这种小组不会出现在搜索结果列表中。未列出的小组的入组方式只有被邀加入。创建未列出的小组，就相当于搭建了一个面向特定受众讨论隐秘内容的专用空间。例如，您可以在这样的空间中讨论潜在交易、薪酬或个人表现等话题。
默认情况下，未列出的小组是被禁用的。所以，在开始创建小组之前，我们需要在 Chatter 设置中启用未列出的小组。
要启用未列出的小组，必须得有管理未列出的小组的权限。
- 在 Setup（设置）的 Quick Find（快速查找）框中输入
Chatter Settings（Chatter 设置），单击 Chatter Settings（Chatter 设置），然后单击 Edit（编辑）。
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允许小组内记录 (1) 可能默认选中；如果未选中，请选中。
- 选择我想要启用未列出的小组，并了解我可能需要在组织中更新 Apex/Visualforce 代码 (2)。
- 单击保存 (3)。
创建公用小组
创建一个名为 Volunteer Central（志愿者中心）的公用小组。Volunteer Central 用于分享志愿活动的相关信息。
- 在 Salesforce 中，单击小组选项卡。如果找不到该选项，打开应用程序启动器，搜索小组，然后点击搜索到的结果。
- 在小组列表页面上，单击新建打开“新建小组”窗口。
请注意：您可以自定义小组，以对小组布局和功能进行选择。以这种方式自定义小组时，将会出现“选择小组类型”对话框。
有关自定义小组与小组记录类型的更多内容，请参阅本单元的“资源”部分。
- 3. 输入有关小组的信息。
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名称：Volunteer Central（志愿者中心）
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描述：This is an open group for all employees to find information about volunteer opportunities, ask questions about volunteering, and share volunteer experiences（本小组对全体员工开放，方便大家查取志愿服务机会相关信息，询问志愿服务相关问题，分享志愿服务经验）。
- 在信息下，提供有意分享的小组细节，使用多信息文本编辑器控件将细节格式化。
小窍门：您创建小组后，小组电子邮件下方就会显示该小组的电子邮件地址。除了此处，您还可以在小组页面的右边栏中找到它。群内人员可以通过该地址通过电子邮件在小组摘要内发帖。
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所有人—指定某人为小组所有人。输入一个名称，并从结果列表中选择。您可以让其保持原样，或是自己作为小组所有人。一个小组只能有一个所有人，但可设多名管理员。所有人和管理员的小组权限相同。
- 创建小组后成员计数填充。
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Record Type（记录类型）显示您在此步骤中所选（例如，发帖或提问）摘要类型，条件是至少具备一种选择。
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归档，只要具备权限，您就可以编辑小组并将其标记归档。默认情况下，小组会在 90 天未启用后归档。为防止自动归档，需选择禁用自动归档。
Chatter 小组归档后，小组成员无法在小组内发布消息或共享文件。而以前的帖子、评论和文件仍然可供参考。提及某小组 (@[group_name]) 不会在该小组中记为摘要活动，无法通过此举延迟小组归档。小组所有人、小组管理员和拥有“修改所有数据”权限的用户可以随时手动归档或编辑组的自动归档设置。
- 选择访问类型。
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访问类型：公用
- 客户无法加入此小组，因此不要选中允许客户。
- 如果仅限广播复选框可用，也不要选中它。
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访问类型：公用
- 单击保存并继续。
- 单击上传图像，为您的志愿者小组选择一张图片，然后单击下一步。
- 在 Manage Members（管理成员）窗口中，您可以搜索人员并将其添加到您的小组。此后随时可以添加成员，现在请单击 Done（完成）。
恭喜！您已经创建了第一个小组。您可以通过单击操作溢出菜单上的 Edit Group（编辑小组）来自定义小组。您可以更改小组的图像、名称、详细信息和所有人。您可以使用 Manage Members（管理成员）搜索和添加更多小组成员。
创建一个客户专用小组
“专用 Chatter”小组是项目团队协作和共享机密信息的好方法。专用小组也可以有外部成员。例如，创建一个专用小组以与公司外部的客户或主题专家进行协作。
当您选择允许客户加入专用小组中时，这会在小组页面上明确显示。小组名称下方会显示 Private with Customers（与客户专用）标签。请务必检查此声明！请根据声明决定在小组内分享何种信息。
创建专用小组的方式与创建公用小组的方式相同，仅小组类型不同。
- 要导航到“小组”页面，请单击小组选项卡或在应用程序启动器中查找并选择小组。
- 单击新建。
- 提供有关该小组的信息。
- 为小组命名并描述其用途。
- 提供您乐意分享的小组细节，使用富文本编辑器控件将细节格式化。
- 指定某人为小组所有人。输入名称并从结果列表中进行选择，或保留自己的小组所有人身份
- 选择专用访问类型，然后选中允许客户复选框。
- 单击保存并继续、下一步、完成。
添加和提升成员
创建小组后，可以轻松添加更多成员。转到小组，打开小组横幅中的操作菜单，然后选择管理成员。在 Add Members（添加成员）对话框中，搜索要添加的人员，然后单击其名称旁边的 Add（添加）。
您还可以搜索现有成员并将指定他们担任小组管理员。小组管理员可以编辑小组、管理其成员资格以及执行组所有人可执行的其他操作。这个方法可以有效分摊小组管理责任。
指定成员担任小组管理员：
- 打开“添加成员”对话框。
- 搜索现有成员。
- 在成员名称旁边的菜单中选择管理员。
现在您已经掌握如何创建小组，接下来了解一下如何在记录字段值变更时获得摘要通知。在那之前，让我们先来做个测验！
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