获取销售区域的提示和技巧

学习目标

完成本单元后，您将能够：

• 说明角色层次结构和区域层次结构如何协同工作。
  
• 说明如何显示各区域的汇总预测。
  
• 说明如何与外部单一事实来源同步。
  
• 确定清理数据的最佳实践。
  
• 列举处理大客户的诀窍。
  

简介

Maria 学习了很多关于解决与销售区域相关的性能下降方面的知识。

但在完成反映 Capricorn Solar 销售区域、客户和代表的功能设置后，她还有其他东西想要了解。

在本单元中，我们将回答 Maria 关于各种主题的其他问题并学习更多内容！

避免重复的层次结构

Maria 要对 Ursa Major 的区域层次结构做出更多改变，但她不确定如何构建。是应该基于用户角色层次结构吗？

不。销售区域提供的客户、业务机会、联系人和个案的访问级别可汇总到角色层次结构。在角色层次结构的销售分支中复制区域结构是不必要和多余的。

应使用角色层次结构来表示管理关系、报告汇总、批准和其他层次结构工作流。简化角色层次结构的销售分支，使其仅包含针对销售目的的角色。然后使用区域层次结构根据用户的区域分配扩展对记录的访问权限。

当角色和区域层次结构使用得当时，它们可以相互补充，并为公司信息的报告、分析和细分提供双重模型。

• 您的角色层次结构非常适合对报告结构的管理和人力资源类型进行建模，在这种结构中一个人只向另一个人报告。
  
• 您的区域层次结构最适合对矩阵报告结构进行建模，在这种结构中某人可以向多个经理报告。
  

显示各区域的汇总预测

Ursa Major 销售团队使用协作预测，最近还启用了区域预测。Maria 如何确保她的团队看到其各区域的汇总预测金额？

为您想要汇总预测金额的每个区域分配一名预测经理。例如，如果您希望每月对 AMER 区域进行预测，请将 AMER 区域分配给一名预测经理，即使并没有实际的人员进行管理。

对于没有子区域的每个区域，决定是否要分配预测经理。

以下是预测用户所看到的区域预测的示例。

与单一事实来源同步

在设置销售区域，Maria 为 Ursa Major 的区域使用的是外部“单一事实来源”。她仍然认为这些数据很有用。如何将销售区域与其同步呢？

我们建议创建自定义外部 ID 类型字段并将该字段添加到您的区域页面布局中。

如果您将区域层次结构与外部单一事实来源集成，您就可以将该来源作为区域层次结构的基础并用它来管理您的区域。请记住，此过程不是自动进行的。它需要导入数据或使用 API。为了使您的区域层次结构与外部单一事实来源保持同步，请定期对其进行维护。

注意：如果您将自定义外部 ID 字段定义为唯一，则无法克隆区域模型。

使用分配规则筛选条件完成更多工作

您可能已经注意到，分配规则仅可包含 10 个筛选条件字段。因为 Maria 正在为 Capricorn 客户制定规则，这个限制对她而言过于局限。怎样才能避开这个限制呢？

当筛选条件的条目数量不符合您的业务要求时，可以使用公式字段合并客户上的多个数据字段。例如，如果您需要的条件字段多于 10 个，则可以将“开单地址 - 国家/地区”和“开单地址 - 州/省”字段合并到一个公式字段中。在资源部分，我们提供了一个链接来帮助您了解有关公式字段的更多信息。

当条件基于客户的相关记录时，使用汇总摘要字段或触发器将数据移动到该客户。然后使用这些字段来驱动客户分配规则标准。

尽管允许使用 10 个条件字段，但我们建议将数量保持在 6 个或更少。

首先清理数据

Maria 注意到她的 Salesforce 数据存在诸如重复记录之类的问题。在更改区域模型时，她有了一个想法：使用区域分配规则来清理数据。很棒的主意，对吧？

实际上，我们并不建议使用区域分配规则来清理数据，尤其是当您决定将哪个客户与潜在客户关联时。将数据清理与区域分配分开处理，以保持精简的区域规则结构。

我们建议使用：

• 内置重复管理功能，以管理和合并重复记录。
  
• Lightning Data，让您的记录保持最新状态并查找与您的最佳客户类似的新客户。
  

在资源部分，我们提供了链接来帮助您了解有关重复管理功能和 Lightning Data 的更多信息。

有效定义大客户

与许多公司一样，Capricorn Solar 也有一些大客户，也就是会被分配给最擅长管理他们的销售代表的主要客户。大客户通常以公司（例如 Solar Emporium）命名，而不是以其所在的销售区域（例如旧金山）命名。Maria 没有处理过大客户，因此需要一些建议。

我们有一些在标准客户分配规则结构中定义大客户的策略。

• 在规则条件中按名称定义客户。由于客户名称可能很长，因此我们通常建议为在某个区域内定义的大客户较少的小型客户使用此策略。
  
• 根据客户编号定义条件，这会比客户名称更简洁。此策略允许销售团队在一个区域内包含更多大客户。
  
• 根据总部客户记录的属性定义条件。客户可以使用公式字段或 Apex 将总部客户的这些属性指定到同一客户系列中的所有记录。此方法可确保使用同一组标准来分配同一客户系列中的所有客户。
  
• 如果以前的解决方案不能提供适当的可扩展性，则开发定制的分配解决方案。
  

使用 API 节省时间和精力

由于 Capricorn 的区域结构，Maria 预计她的区域层次结构会经常发生变化。她可以做些什么来简化频繁的区域调整？

一些客户每月、每周甚至每天重新调整其区域，向大型规则库频繁发送更新。这些客户可以从更新规则结构的自动化流程中受益。

我们建议使用我们的 API 来自动维护标准客户分配规则结构。我们不建议自定义标准规则结构。

注意：Salesforce 标准规则结构是关系型的，为我们广泛的客户群提供了足够的灵活性。尽管维护标准规则结构对于较大的客户来说在技术上是可行的，但关系型结构让自动化维护变得困难。

避免不必要的共享重新计算

Ursa Major 采用团队销售。Maria 需要在客户所有权分配方面获得一些帮助。又是“销售区域来救援”吗？

差不多。销售区域不会自动分配或更改客户所有者。但是，如果将多个代表分配到一个或多个区域，一些客户会分配一名“虚拟用户”或“集成用户”作为客户所有者的替身。然后，他们将代表和角色分配到各个区域，以建立代表与客户关联的模型。

此方法减少了共享重新计算的需要，即因客户所有者更新而导致的下游记录更改。

您还可以使用 Apex 或其他编程资源将分配的区域用户指定为客户所有者。

通过销售区域完成更多工作

Maria 差不多搞定了。她想知道既然 Ursa Major 已经收购了 Capricorn，为 Ursa Major 采用客户团队是不是一个好主意。她可以同时使用销售区域和客户团队吗？

如果您使用了销售区域，我们建议您不要使用客户团队。

这两个功能都提供了一种机制，用于为客户分配正确的代表、对记录的必要访问控制以及提供报告汇总。

但销售区域为汇总、预测提供了更多层次结构，并能够自动将代表分配给客户。我们还听说一些客户已经从客户团队迁移到销售区域以简化共享和报告要求。因此，如果您想要实现流程自动化，或者您的销售团队预计会出现显著增长，请考虑使用销售区域。

总结

Maria 已经了解了处理 Ursa Major 收购 Capricorn Solar 相关事宜所需的一切。现在销售区域功能体现了两家公司的合并销售区域、客户和代表。做得很好，Maria！

准备好测试您的知识了吗？

资源

• Salesforce 帮助：将预测经理分配到区域
• Salesforce 帮助：管理重复记录
• Salesforce 帮助：将第三方数据与您的记录集成
• Salesforce 帮助：建立公式字段
• Salesforce SOAP API 开发人员指南：AssignmentRuleHeader