Compartilhar dados usando um relacionamento de conta

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Deseja acompanhar um especialista enquanto trabalha nesta etapa? Veja este vídeo que faz parte da série Trail Together. Este clipe começa na marca dos 53:35 minutos, caso você queira retroceder e ver o início da etapa novamente.

Criar relacionamentos comerciais de conta a conta

Maria ainda não terminou de configurar os processos comerciais necessários para os parceiros da Ursa Major. Ela percebe que precisa de um controle mais granular das informações que compartilha entre as contas dos parceiros. Ela decide usar os relacionamentos de conta para atender às necessidades dos negócios.

Quando usar relacionamentos de conta

Os relacionamentos de conta são ótimos quando você precisa configurar um relacionamento comercial entre duas contas de parceiros. Digamos que, para conseguir auxiliar um grupo de clientes, um dos seus distribuidores precisa de acesso a um subconjunto de contas de clientes, cujo proprietário é o revendedor dele. Ou que você tem um distribuidor que precisa colaborar com um revendedor em negociações específicas. Ou que você está pensando em usar o compartilhamento do Apex para o compartilhamento da conta a conta.

Esses são exemplos perfeitos para o recurso de relacionamento de conta.

Verificar a visibilidade dos dados de oportunidade

O caso de uso de Maria vem diretamente da gerente de conta de canal da Ursa Major, Maya Pasqua. Maya quer que os usuários parceiros da Express Logistics and Transport vejam todas as oportunidades associadas à conta de revendedor da Pyramid Construction.

Antes de resolver esse caso de uso, faça alguns preparativos para garantir que as oportunidades da Pyramid Construction ainda não estejam visíveis para os usuários parceiros da Express Logistics and Transport. Para isso, converta a conta da Pyramid Construction em conta de parceiro e mude o proprietário da oportunidade da Pyramid Construction para um usuário parceiro na conta.

1. No App Launcher (Iniciador de aplicativos), selecione Accounts (Contas).
   
2. Selecione o modo de exibição de lista All Accounts (Todas as contas).
   
3. Clique em Pyramid Construction Inc.
   
4. No menu suspenso de ações rápidas, selecione Enable as Partner (Ativar como parceiro).
   
5. Na caixa de diálogo de confirmação, clique em Enable as Partner (Ativar como parceiro).
   
6. Na lista relacionada Contacts (Contatos), clique em Pat Stumuller.
   
7. No menu suspenso de ações rápidas, selecione Enable Partner User (Ativar usuário parceiro).
   
8. Altere os itens a seguir na página de detalhes Novo usuário.
   

• Email: [insira seu endereço de email para você poder receber informações de login para usuários recém-criados.]
  
• Nome de usuário: [nome de usuário exclusivo em formato de email]
  
• Licença de usuário: Comunidade de parceiros
  
• Perfil: Partner Community User (Usuário de comunidade de parceiros) 
  

Lembre-se, a melhor prática neste caso seria clonar o perfil Partner Community User (Usuário da Comunidade de parceiros) e verificar minuciosamente todas as permissões de usuário para assegurar que todas as configurações estão definidas como desejado.

• Desmarque Salesforce CRM Content User (Usuário do Salesforce CRM Content).
  
• Desmarque Receive Salesforce CRM Content Email Alerts (Receber alertas por email do Salesforce CRM Content).
  
• Marque a caixa de seleção Generate new password and notify user immediately (Gerar a nova senha e notificar imediatamente o usuário).
  

10. Clique em Save (Salvar) e em OK.
    
11. Retorne à conta da Pyramid Construction.
    
12. Clique na oportunidade Pyramid Emergency Generators e, no menu suspenso de ações rápidas, selecione Change Owner (Alterar proprietário).
    
13. Altere o usuário de você mesmo para Pat Stumuller. Se você não conseguir encontrar Pat, mude primeiro o destino de pesquisa para Partner Users (Usuários parceiros).
    
14. Clique em Submit (Enviar).
    

Agora, faça login no portal do parceiro como Barbara Levy para descobrir se você consegue ver qualquer oportunidade da Pyramid Construction.

1. No App Launcher (Iniciador de aplicativos), selecione Contacts (Contatos).
   
2. Selecione Barbara Levy.
   
3. No menu suspenso de ações rápidas, selecione Log in to Experience as User (Efetuar login no Experience como usuário).
   
4. No portal, selecione Sales | Opportunities (Vendas | Oportunidades) no menu de navegação.
   

Consegue ver alguma oportunidade da Pyramid Construction? Tomara que não! Lembre-se, os padrões externos de oportunidade para toda a organização foram definidos como privados; então, não deve ser possível ver oportunidades da Pyramid Construction aqui.

Compartilhar oportunidades usando relacionamentos de conta

Vejamos como Maria concede acesso às oportunidades, cuja propriedade é da Pyramid Construction, para os usuários da Express Logistics and Transport (incluindo Barbara Levy).

Primeiro, Maria ativa o recurso de relacionamento de conta na própria organização.

1. Em Setup (Configuração), insira Digital Experiences (Experiências digitais) na caixa Quick Find (Busca rápida) e selecione Settings (Configurações).
   
2. Em Account Relationship Settings (Configurações de relacionamento da conta), marque a caixa de seleção ao lado de Enable Account Relationships (Ativar relacionamentos da conta).
   
3. Clique em Save (Salvar).
   

Importante: Quando você ativar os relacionamentos de conta em sua organização, não será possível desativar esse recurso.

Depois de ativar os relacionamentos de conta, você terá um novo objeto (Account Relationships (Relacionamentos de conta)) disponível em sua organização e poderá configurar regras de compartilhamento para os dados de relacionamento da conta.

Apenas uma regra de compartilhamento pode conter os mesmos valores nos campos Account Relationship Type (Tipo de relacionamento da conta) e Object Type (Tipo de objeto). Por exemplo, você pode ter apenas uma regra de compartilhamento que combine o valor do campo Object Type (Tipo de objeto) Lead.OwnerId e o valor do campo Account Relationship Type (Tipo de relacionamento da conta) “Distributor” (Distribuidor).

Agora, Maria precisa adicionar listas relacionadas ao relacionamento de conta ao layout da página Account (Conta). Por que isso é necessário? Porque depois de configurar a regra de compartilhamento de dados do relacionamento de conta, qualquer usuário interno pode usar listas relacionadas para criar relacionamentos empresariais para o acesso a dados.

1. Em Setup (Configuração), clique em Object Manager (Gerenciador de objetos) | Account (Conta) | Page Layouts (Layouts de página) | Account Layout (Layout de conta).
   
2. Clique em Related Lists (Listas relacionadas).
   
3. Arraste as listas relacionadas Account Relationships: Account From (Relacionamentos de conta: Conta de origem) e Account Relationships: Account To (Relacionamentos de conta: Conta de destino) para a página.
   
4. Clique em Save (Salvar).
   
5. Na caixa de diálogo Overwrite Users' Related List Customizations? (Sobrescrever personalizações da lista relacionadas aos usuários?), clique em Yes (Sim).
   

Depois, Maria configura uma regra de compartilhamento para os dados de relacionamento da conta que atenda às suas necessidades empresariais.

1. Em Setup (Configuração), insira Account Relationship (Relacionamento de conta) na caixa Quick Find (Busca rápida) e, depois, selecione Account Relationship Data Sharing Rule Settings (Configurações de regras de compartilhamento para os dados de relacionamento da conta). Pode ser necessário atualizar a página para exibir Account Relationship Data Sharing Rule Settings (Configurações de regras de compartilhamento para os dados de relacionamento da conta).
   
2. Clique em New (Novo).
   
3. Insira as seguintes informações.
   

• Name (Nome): Share Opportunities (Compartilhar oportunidades)
• Nome do desenvolvedor: share_opportunities
• Description (Descrição): Sharing opportunities between accounts. (Oportunidades de compartilhamento entre contas.)
• Tipo de relacionamento da conta: Distribuidor
  
• Nível de acesso: Leitura/Gravação
  
• Tipo de objeto: Opportunity (Oportunidade)
  
• Campo de critérios de conta de destino: ID da conta
  

4. Clique em Save (Salvar).
   

O que essa regra nova faz? A regra de compartilhamento para os dados de relacionamento da conta identifica o tipo de relacionamento da conta, o tipo de informação que você quer compartilhar e o nível de acesso aos registros. O tipo de relacionamento da conta talvez seja a parte mais importante dessa equação, pois é ele que relaciona a regra de compartilhamento com o relacionamento da conta (que você vai configurar daqui a pouco). Sua organização vem equipada com vários tipos de relacionamento da conta, mas é possível acrescentar outros tipos, caso sua empresa precise.

Agora que Maria associou uma lógica de compartilhamento ao relacionamento Distributor (Distribuidor), ela precisa definir os relacionamentos específicos ao distribuidor/revendedor.

1. No App Launcher (Iniciador de aplicativos), selecione Accounts (Contas).
   
2. Selecione Express Logistics and Transport.
   
3. Na lista relacionada Account Relationships: Account From (Relacionamentos de conta: Conta de origem), clique em New (Novo).
   
4. Insira as seguintes informações.
   

• Name (Nome): Share Opportunities with Express (Compartilhar oportunidades com a Express)
• Conta de origem: Express Logistics and Transport
  
• Conta de destino: Pyramid Construction Inc.
  
• Tipo de relacionamento da conta: Distribuidor
  

5. Clique em Save (Salvar).
   

Nos relacionamentos de conta, a conta de origem é aquela que recebe acesso aos dados e a conta de destino é a conta que concede acesso aos respectivos dados. E, como mencionamos antes, é o campo Account Relationship Type (Tipo de relacionamento da conta) que liga todos os pontos na organização.

Agora, vamos fazer login no portal novamente como Barbara Levy e ver quais oportunidades ela vê..

1. No App Launcher (Iniciador de aplicativos), selecione Contacts (Contatos).
   
2. Selecione Barbara Levy.
   
3. No menu suspenso de ações rápidas, selecione Log in to Experience as User (Efetuar login no Experience como usuário).
   
4. No portal, selecione Sales | Opportunities (Vendas | Oportunidades) no menu de navegação.
   

Consegue ver a oportunidade da Pyramid Construction? É a mágica do compartilhamento!

Alguns pontos a observar: Pedimos para você alterar o proprietário da oportunidade mais cedo nesta etapa para mostrar que é possível compartilhar a oportunidade, independentemente do proprietário. Mesmo que Maria, a administradora, seja quem configura o relacionamento de conta para essa conta, qualquer usuário do Salesforce com as permissões certas pode configurar facilmente os relacionamentos entre as contas. Isso permite um compartilhamento granular de dados que seus usuários de negócios podem controlar sem ter que pedir ajuda do administrador para configurar as regras de compartilhamento.

Veja quanta coisa você compartilhou

Vamos recapitular o que você fez no projeto. Você:

• Criou um portal do parceiro básico usando o modelo Partner Central
  
• Configurou um modelo de compartilhamento externo
  
• Criou contas de parceiro e usuários parceiros
  
• Adicionou um novo usuário à hierarquia de papéis do Salesforce
  
• Usou regras de compartilhamento para compartilhar registros por meio de hierarquia de papéis e papéis de conta
  
• Usou um conjunto de compartilhamento para compartilhar registros
  
• Criou um relacionamento de conta para compartilhar registros
  

Veja como Maria (e você) atendeu aos requisitos iniciais:

Parabéns! Agora siga em frente e use todo o seu conhecimento acumulado para compartilhar registros com os usuários externos que precisem vê-los.