Obter dicas e truques para Territórios de vendas

Objetivos de aprendizagem

Após concluir esta unidade, você estará apto a:

• Explicar como as hierarquias de papéis e de territórios funcionam em conjunto.
  
• Explicar como mostrar previsões acumuladas para territórios.
  
• Explicar como fazer a sincronização com uma única fonte confiável externa.
  
• Identificar as melhores práticas para limpar dados.
  
• Listar dicas para lidar com contas nomeadas.
  

Introdução

Maria aprendeu bastante sobre como resolver lentidão no desempenho relativa aos Territórios de vendas.

Mas ainda existem outros conceitos que ela gostaria de aprender enquanto termina de configurar o recurso para refletir os territórios de vendas, as contas e os representantes da Capricorn Solar.

Nesta unidade, vamos responder às últimas dúvidas da Maria em relação a vários tópicos e aprender muito mais!

Evitar duplicar estruturas hierárquicas

Maria tem que fazer mais mudanças na hierarquia de territórios da Ursa Major e ela não sabe bem como estruturá-la. Ela deve baseá-la na hierarquia de papéis dos usuários?

Não. O nível de acesso a contas, oportunidades, contatos e casos fornecido pelos Territórios de vendas serve para toda a hierarquia de papéis. A duplicação da estrutura de territórios na ramificação de vendas da hierarquia de papéis é desnecessária e redundante.

Em vez disso, use sua hierarquia de papéis para representar relacionamentos de gerenciamento, com conciliação de relatórios, aprovações e outros fluxos de trabalho hierárquicos. Simplifique a ramificação de vendas de sua hierarquia de papéis para conter somente papéis com esses objetivos. Em seguida, use a hierarquia de territórios para estender o acesso a registros com base nas atribuições de território dos usuários.

Quando as hierarquias de papéis e de territórios são usadas apropriadamente, elas se complementam e oferecem modelos duplos para reporte, análise e segmentação de informações corporativas.

• Sua hierarquia de papéis é perfeita para modelar tipos de estruturas de reporte para gerenciamento e recursos humanos, em que uma pessoa se reporta somente a outra.
  
• Sua hierarquia de territórios é melhor para modelar uma estrutura de reporte em matriz, em que uma pessoa pode se reportar a vários gerentes.
  

Mostrar previsões acumuladas para territórios

A equipe de vendas da Ursa Major usa Previsões colaborativas e habilitou previsões territoriais há pouco tempo. Como Maria pode ter certeza de que sua equipe está vendo as quantidades de previsões acumuladas em seus territórios?

Atribua um gerente de previsão para cada território que deverá fornecer quantidades de previsões acumuladas. Por exemplo, se você deseja ter previsões de seu território AMER todos os meses, atribua o território a um gerente de previsão, mesmo que não exista alguém efetivamente gerenciando o território.

Para cada território sem territórios filho, decida se você deseja atribuir um gerente de previsão.

Veja um exemplo de como é uma previsão de território para usuários de previsão.

Sincronizar com uma única fonte confiável

Maria usou uma “única fonte confiável” externa para territórios da Ursa Major antes de configurar os Territórios de vendas. Ela acha que esses dados ainda são úteis. Como ela pode sincronizar os Territórios de vendas com esses dados?

Recomendamos criar um campo de tipo de ID externo e adicioná-lo ao layout de página do território.

Se você integrar sua hierarquia de territórios a uma única fonte confiável, poderá basear sua hierarquia de territórios nela e usá-la para gerenciar seus territórios. Lembre-se: esse processo não é automático. Ele requer importação de dados ou uso da API. Para manter sua hierarquia de territórios em sincronia com sua única fonte confiável externa, faça sua manutenção regularmente.

Nota: Se você definir seu campo ID externo personalizado como único, não poderá clonar modelos de território.

Fazer mais com os critérios de filtragem de regra de atribuição

Você provavelmente notou que as regras de atribuição estão limitadas a dez campos de critérios de filtragem. Quando Maria está criando as regras para as contas da Capricorn, ela se sente muito restringida por essa limitação. O que fazer para contornar isso?

Quando a quantidade de critérios não atende a seus requisitos comerciais, use campos de fórmula para combinar vários campos de dados em uma conta. Por exemplo, se você precisar de mais de dez campos de critério, poderá combinar, digamos, País de cobrança e Estado/Município de cobrança e um mesmo campo de fórmula. Na seção Recursos, fornecemos um link para ajudá-lo a saber mais sobre campos de fórmula.

Quando os critérios se baseiam nos registros relacionados de uma conta, use acionadores ou campos de resumo de conciliação para mover dados para a conta. Em seguida, use esses campos para gerar critérios de regra de atribuição de contas.

Embora sejam permitidos até dez campos de critérios, sugerimos mantê-los em torno de seis ou menos.

Limpar os dados primeiro

Maria tem notado problemas com seus dados do Salesforce, por exemplo, registros duplicados. Enquanto ela está fazendo mudanças no modelo de território, surge uma ideia: usar regras de atribuição de território para limpar os dados. Boa ideia, não é?

Na verdade, não recomendamos usar regras de atribuição de território para limpar dados, especialmente quando você está determinando quais contas devem ser associadas a um lead. Cuide da limpeza dos dados separadamente das atribuições de território para manter a estrutura de regra do território simples.

Recomendamos usar:

• Recursos de gerenciamento de duplicados internos para gerenciar e mesclar registros duplicados.
  
• Lightning Data para manter seus registros atuais e encontrar novas contas semelhantes às de seus melhores clientes.
  

Na seção Recursos, fornecemos links para ajudá-lo a saber mais sobre recursos de gerenciamento de duplicados e o Lightning Data.

Definir contas nomeadas de maneira eficiente

Como muitas empresas, a Capricorn Solar tem algumas contas nomeadas, que são contas grandes atribuídas aos representantes de vendas com as melhores qualificações para gerenciá-las. Uma conta nomeada normalmente recebe o nome de uma empresa, por exemplo, Solar Emporium, em vez do nome do território em que ela está, como São Francisco. Maria ainda não trabalhou com contas nomeadas e quer alguns conselhos.

Temos algumas estratégias para definir contas nomeadas dentro da estrutura de regra de atribuição de conta padrão.

• Defina contas por nome nos critérios de regra. Como os nomes das contas podem ser longos, normalmente recomendamos essa estratégia para clientes menores que têm menos contas nomeadas definidas em um território.
  
• Defina os critérios com base nos números de conta, que são mais concisos que os nomes de conta. Essa estratégia permite que as equipes de vendas incluam mais contas nomeadas em um território.
  
• Defina critérios baseados em atributos dos registros de conta da sede. Os clientes podem usar campos de fórmula ou Apex para especificar esses atributos da conta da sede para todos os registros na mesma família da conta. Esse método faz com que o mesmo conjunto de critérios seja usado para atribuir todas as contas na mesma família de conta.
  
• Desenvolva uma solução de atribuição personalizada se as soluções anteriores não oferecerem a devida escalabilidade.
  

Poupe tempo e esforços com as APIs

Por conta da estrutura de territórios da Capricorn, Maria está contando com a possibilidade de fazer alterações frequentes em sua hierarquia de territórios. O que ela pode fazer para simplificar o realinhamento frequente de territórios?

Alguns clientes realinham seus territórios todos os meses, todas as semanas ou até diariamente, enviando atualizações frequentes para uma grande base de regras. Esses clientes podem se beneficiar de processos automatizados que atualizam a estrutura da regra.

Recomendamos usar nossa API para automatizar a manutenção da estrutura de regra de atribuição de contas padrão. Não recomendamos personalizar a estrutura de regra padrão.

Nota: A estrutura de regra padrão do Salesforce é relacional e oferece flexibilidade suficiente para nossa grande base de clientes. Embora a manutenção da estrutura de regra padrão seja tecnicamente viável para clientes maiores, a estrutura relacional dificulta a manutenção automática.

Evitar recálculos de compartilhamento desnecessários

A Ursa Major faz venda em equipes. Maria gostaria de obter ajuda em relação à atribuição de propriedade de conta. Os Territórios de vendas vão salvar meu dia novamente?

Mas não muito. Os Territórios de vendas não atribuem nem alteram proprietários de contas automaticamente. Mas com vários representantes atribuídos a um ou mais territórios, alguns clientes atribuem um “usuário de teste” ou “usuário de integração” como substituto do proprietário da conta. Em seguida, eles atribuem representantes e papéis a territórios para modelar a associação representante-conta.

Esse método reduz a necessidade de recalcular o compartilhamento, ou seja, enviar alterações de registro downstream resultantes de atualizações do proprietário da conta.

Também é possível usar Apex ou outro recurso de programação para designar um usuário de território atribuído como o proprietário da conta.

Aumentar a produtividade com Territórios de vendas

Maria está quase terminando. Ela se pergunta se é uma boa ideia adotar equipes de conta na Ursa Major, agora que eles adquiriram a Capricorn. Ela pode usar os Territórios de vendas e as equipes de conta simultaneamente?

Se você está usando os Territórios de vendas, recomendamos que não utilize as equipes de conta.

Os dois recursos oferecem um mecanismo de atribuição de representantes para as contas mais adequadas, controle de acesso obrigatório para registros e a consolidação de relatórios.

Mas os Territórios de vendas fornecem uma estrutura mais hierárquica para a consolidação, a previsão e a capacidade de atribuir representantes a contas automaticamente. Também ouvimos de alguns clientes que eles migraram das equipes de conta para os Territórios de vendas a fim de simplificar os requisitos de compartilhamento e relatório. Assim, se você deseja automatizar seu processo, ou se sua equipe está antecipando um crescimento relevante, pense em utilizar os Territórios de vendas.

Resumo

Maria aprendeu tudo o que era necessário para lidar com a aquisição da Capricorn Solar pela Ursa Major. Agora, o recurso Territórios de vendas reflete os territórios de vendas, as contas e os representantes combinados das duas empresas. Bom trabalho, Maria!

Pronto para testar seu conhecimento?

Recursos

• Ajuda do Salesforce: Assign Forecast Managers to Territories
• Ajuda do Salesforce: Manage Duplicate Records
• Ajuda do Salesforce: Integrate Third-Party Data with Your Records
• Ajuda do Salesforce: Build a Formula Field
• Guia do desenvolvedor da API SOAP do Salesforce: AssignmentRuleHeader