Chatter 그룹과 협업
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그룹 소개
그룹은 Chatter의 주요 공동 작업 공간입니다. 프로젝트를 중심으로 그룹을 구성하고 모든 프로젝트 참가자를 그룹에 추가할 수 있습니다. 구성원은 그룹 피드를 사용하여 정보를 교환하고, 의사 결정 사항을 처리하고, 질의응답을 수행합니다. 이를 프로젝트, 주제, 비즈니스 라인, 여러분이 가진 것이 무엇이든, 여러분은 그것을 지원하는 그룹을 만들 수 있습니다. 그룹을 통해 사용자가 작업을 완료하고 모든 사람을 정렬하는 데 필수적인 지식을 쌓고, 보존하고, 공유할 수 있습니다.
그룹 유형
Salesforce는 다양한 목적과 대상에 맞게 사용 가능한 그룹 유형을 제공합니다.
- Public groups(공개 그룹)는 모든 직원에게 공개되어 표시됩니다. 회사의 누구나 공개 그룹에 가입한 다음 게시하고 댓글을 달고 파일을 추가할 수 있습니다.
- Private groups(비공개 그룹)는 구성원 전용입니다. 사람들은 비공개 그룹에 가입을 요청해야 합니다. 그룹의 구성원만 파일을 게시하고 댓글을 달고 추가할 수 있습니다. 구성원이 아닌 사람은 그룹의 사진과 설명을 볼 수 있지만 그룹 피드나 파일은 볼 수 없습니다. 그룹에서 고객과 같은 외부 사용자의 가입을 허용하는 경우 그룹 소유자 또는 관리자가 해당 사용자를 초대해야 합니다.
- Unlisted groups(목록에 없는 그룹)는 초대 전용이며 목록 보기나 검색 결과에 표시되지 않습니다. 목록에 없는 그룹은 그룹의 구성원을 제외한 모든 사람에게 표시되지 않습니다. 그룹의 소유자와 관리자만 비공개 그룹에 가입하도록 사람들을 초대할 수 있습니다. 관리자는 목록에 없는 그룹을 만드는 옵션을 활성화해야 합니다. 그 과정에 대해서는 바로 설명하겠습니다.
- Broadcast Only(브로드캐스트 전용) 그룹은 발표용 그룹입니다. 브로드캐스트 전용 그룹의 소유자와 관리자만 게시할 수 있습니다. 그러나 그룹 구성원은 해당 게시물에 댓글을 달 수 있습니다. 모든 유형의 그룹을 브로드캐스트 전용으로 만들 수 있습니다.
관리자는 그룹 레이아웃을 재정렬하여 일부 요소를 포함하거나 제외할 수 있습니다. 예를 들어 그룹 만들기 대화 상자에서 브로드캐스트 전용 옵션을 표시하도록 선택하거나 생략할 수 있습니다. 그룹을 만들 때 볼 것으로 예상하는 컨트롤이 표시되지 않으면 Setup(설정) | Group Layouts(그룹 레이아웃)를 통해 그룹 레이아웃을 조정할 수 있습니다.
참여 모니터링하기
모든 그룹은 시간 경과에 따른 그룹 구성원 및 활동을 모니터링하기 위한 Engagement(참여) 탭을 제공합니다.
참여 탭을 사용하여 그룹이 얼마나 활동적인지, 활동 케이던스, 그룹 구성원의 안정성 및 다양한 집계 요약을 모니터링합니다. 개수에는 구성원 수, 게시물, 질문, 답변되지 않은 질문, 좋아요 및 댓글이 포함됩니다.
그룹 예시
회사에 대해 Chatter를 설정할 경우 공통 관심사와 기능 팀을 중심으로 몇 가지 시작 그룹을 만듭니다. 예를 들어, 연구 개발, 판매 및 마케팅에서 제품 관련 그룹을 만듭니다. 내부 교육, 인적 자원 및 시설을 위한 그룹을 설정합니다. Chatter 그룹을 사용하면 보다 쉽게 공동 작업하고, 프로젝트를 관리하고, 최신 상태를 유지할 수 있습니다.
다음은 다른 회사에서 성공한 그룹입니다. 설명했듯이 그룹은 모든 직원을 대상으로 공개되거나 선택된 사람들에 대해 비공개로 설정할 수도 있습니다.
전체 회사(공개-내부용)
이 그룹에 모든 직원을 추가하고 이 그룹을 사용하여 회사 전체의 주제를 토론하고 발표합니다.
[프로젝트 이름] 팀(비공개)
팀 구성원을 이 그룹에 추가하여 프로젝트에서 협업하고, 피드백을 제공하고, 문서를 공유할 수 있습니다.
경쟁력(공개-내부용)
고객을 대응하는 직원을 회사의 경쟁력 있는 제품 전문가와 연결하여 적절한 사람들이 이야기를 나누고 서로 정보를 공유할 수 있도록 합니다.
제품 피드백(공개)
영업 및 고객 서비스 팀은 클라이언트의 피드백을 R&D 및 엔지니어링에 직접 제공할 수 있습니다.
마케팅(비공개)
창의적인 캠페인, 이벤트 세부 사항 및 마케팅 아이디어에 대한 개념을 전체 팀과 공유합니다.
영업(공개-내부용)
영업 직원은 성공을 위한 사례, 전략 및 팁을 공유할 수 있습니다.
[고객 이름] 회의(비공개)
거래의 모든 주요 관계자가 프레젠테이션, 의제 및 제품에 대해 보다 쉽게 협업할 수 있는 그룹을 만듭니다. 예를 들어 'Acme July Meeting'이라는 고객 방문 그룹을 시작하고 영업, 기술 전문가, 마케팅, 지원 및 엔지니어링을 초대하여 모든 사람을 조정합니다.
[부서명] 정책(방송-내부용)
사업부, 부서 또는 팀 정책을 방송하고 구성원의 의견을 수렴하는 포럼을 제공합니다. 구성원은 게시할 수 없지만 게시된 항목에 댓글을 달 수 있습니다.
그룹 만들기
대부분의 조직에 유용한 두 개의 그룹, 즉 인증된 모든 사용자가 가입할 수 있는 공개 그룹과 고객이 구성원으로 참여할 수 있도록 하는 개인 그룹을 만들어 보겠습니다. 두 그룹 모두에 대해 기회, 계정 및 사례와 같은 레코드를 그룹과 연결할 수 있습니다.
이 모듈의 콘텐츠와 실습 과제를 진행하는 동안 Trailhead Playground에 로그인했는지 확인합니다. 작업 공간을 사용하면 프로덕션 조직의 데이터를 변경하거나 회사의 Chatter 피드에 게시하지 않아도 됩니다.
목록에 없는 그룹 사용하기
그룹의 한 유형은 목록에 없는 유형입니다. 검색에서 목록에 없는 그룹을 찾을 수 없습니다. 목록에 없는 그룹에 가입하려면 초대를 받아야 합니다. 비공개 그룹을 만들면 특정 청중과 민감한 자료에 대해 토론할 수 있는 비공개 공간을 만들 수 있습니다. 예를 들어 잠재적인 거래, 보상 또는 개별 성과에 대해 논의할 장소를 원한다고 상상해 보세요.
기본적으로 목록에 없는 그룹 만들기는 비활성화되어 있습니다. 따라서 그룹을 만들기 전에 Chatter 설정으로 이동하여 목록에 없는 그룹을 활성화하겠습니다.
목록에 없는 그룹을 활성화하려면 목록에 없는 그룹 관리 권한이 있어야 합니다.
- Setup(설정)의 Quick Find(빠른 찾기) 상자에 Chatter Settings를 입력하고 Chatter Settings(Chatter 설정)를 클릭한 다음 Edit(편집)을 클릭합니다.
- Allow Records in Groups(그룹의 레코드 허용) (1)은 기본적으로 선택될 가능성이 높으며, 그렇지 않은 경우 이를 선택합니다.
- 목록에 없는 그룹 (2)를 활성화하려면 선택합니다.
- Save(저장) (3)을 클릭합니다.
공개 그룹 만들기
Volunteer Central이라는 공개 그룹을 만듭니다. Volunteer Central은 자원봉사 행사에 대한 정보를 공유하는 곳입니다.
- Salesforce에서 Groups(그룹) 탭을 클릭합니다. 표시되지 않으면 앱 시작 관리자를 열고 그룹을 검색한 다음 결과를 클릭합니다.
- 그룹 목록 페이지에서 New(새로 만들기)를 클릭하여 새 그룹 창을 엽니다.
참고: 그룹의 레이아웃 및 기능에 대한 선택 사항을 제공하도록 그룹을 사용자 정의할 수 있습니다. 이러한 방식으로 그룹을 사용자 정의하면 사용자에게 다음과 같은 Select the Type of Group(그룹 유형 선택) 대화 상자가 표시됩니다.
이 유닛의 리소스 섹션에서 그룹 레코드 유형으로 그룹을 사용자 정의하는 방법에 대한 자세한 내용을 확인할 수 있습니다. - 그룹에 대한 정보를 입력합니다.
- Name(이름): Volunteer Central
- Description(설명): 모든 직원이 자원봉사 기회에 대한 정보를 찾고 자원봉사에 대한 질문을 하고 자원봉사 경험을 공유할 수 있는 열린 그룹입니다.
- Information(정보) 아래에 공유할 그룹 세부 사항을 제공하고 서식이 있는 텍스트 편집기 컨트롤을 사용하여 세부 사항의 형식을 지정합니다.
- 팁: 그룹을 만들면 그룹 이메일 주소가 Group Email(그룹 이메일) 아래에 나타납니다. 여기에서, 그룹 페이지의 오른쪽 열에서 주소를 볼 수 있습니다. 그룹에 대한 액세스 권한이 있는 사용자는 주소를 사용하여 이메일을 통해 그룹 피드에 게시할 수 있습니다.
- Owner(소유자) - 사용자 중 하나를 그룹 소유자로 지정합니다. 이름을 입력하고 결과 목록에서 선택합니다. 항상 그대로 두고 그룹을 직접 소유할 수 있습니다. 그룹에는 소유자가 한 명만 있을 수 있지만 관리자는 여러 명일 수 있습니다. 소유자와 관리자는 그룹에 대해 동일한 권한을 갖습니다.
- Member Count(구성원 수) - 그룹을 만든 후 채워집니다.
- Record Type(레코드 유형) - 선택할 수 있는 경우 3단계에서 선택한 피드 유형(예: 게시 또는 질문)을 보여줍니다.
- Archive(보관) - 올바른 역할이나 권한이 있는 경우 그룹을 편집하고 여기에 Archive(보관)로 표시할 수 있습니다. 기본적으로 그룹은 비활성 90일 후에 보관됩니다. 자동 보관을 방지하려면 Disable automatic archiving(자동 보관 비활성화)을 선택합니다.
- Chatter 그룹이 보관되면 그룹 구성원은 그룹과 메시지를 게시하거나 파일을 공유할 수 없습니다. 그러나 이전 게시물, 댓글 및 파일은 계속 참조할 수 있습니다. 그룹(@[group_name])을 언급해도 해당 그룹의 피드 활동으로 간주되지 않으며 그룹의 보관을 지연시키지 않습니다. 그룹 소유자, 그룹 관리자 및 모든 데이터 수정 권한이 있는 사용자는 언제든지 그룹의 자동 보관 설정을 수동으로 보관하거나 편집할 수 있습니다.
- Access Type(액세스 유형): 공개
- 고객은 이 그룹에 가입할 수 없으므로 Allow customers(고객 허용) 확인란을 선택 해제합니다.
- Broadcast Only(브로드캐스트 전용) 확인란을 사용할 수 있는 경우에도 선택 해제합니다.
- 4. Save & Next(저장 및 다음)를 클릭합니다. 5. Upload Image(이미지 업로드)를 클릭하고 자원 봉사 그룹에 대한 이미지를 선택한 다음 Next(다음)를 클릭합니다. 6. 구성원 추가 페이지에서 사용자를 검색하고 그룹에 추가할 수 있습니다. 나중에 구성원을 추가할 수 있으므로 지금 Done(완료)을 클릭합니다.
축하합니다! 첫 번째 그룹을 만들었습니다.
그룹 레이아웃에 작업 추가하기
그룹 레이아웃은 그룹에서 사용할 수 있는 작업 및 설정 유형을 조정할 수 있습니다. 그룹에서 사례를 만들 수 있는 작업으로 그룹 레이아웃을 사용자 정의해 보겠습니다.
- Setup(설정)의 Quick Find(빠른 찾기) 상자에 Group을 입력한 다음 Group Layouts(그룹 레이아웃)를 클릭합니다.
- Group Layouts(그룹 레이아웃) 행에서 Edit(편집)을 클릭합니다.
- 페이지 상단 패널의 Group Layouts(그룹 레이아웃)에서 Mobile & Lightning Actions(모바일 및 Lightning 작업)를 선택합니다. 아직 없을 경우 New Case(새 사례)를 끌어서 Salesforce 모바일 및 Lightning Experience 작업 영역으로 놓습니다.
끌어서 놓는 방식으로 Salesforce Mobile 및 Lightning Experience 작업 영역에서 작업 순서를 정렬할 수 있습니다. New Case(새 사례) 작업을 목록 맨 앞으로 이동하겠습니다.
- 페이지 상단의 Group Layouts(그룹 레이아웃)에서 Save(저장)를 클릭합니다.
수고하셨습니다. 새 사례 작업을 추가하여 그룹 레이아웃을 사용자 정의했습니다.
이제 Volunteer Central에서 결과를 살펴보겠습니다.
그룹 페이지에 새 사례 작업이 있습니다.
작업 오버플로 메뉴에서 Edit Group(그룹 편집)을 클릭하여 그룹을 추가로 사용자 정의할 수도 있습니다. 그룹의 이미지, 이름, 세부 사항 및 소유자를 변경할 수 있으며 더 많은 구성원을 검색하고 추가할 수도 있습니다.
고객과 함께 개인 그룹 만들기
비공개 Chatter 그룹은 프로젝트 팀이 기밀 정보를 공동 작업하고 공유할 수 있는 좋은 방법입니다. 비공개 그룹에는 외부 구성원도 있을 수 있습니다. 예를 들어, 비공개 그룹을 만들어 회사 외부에 있는 고객 또는 주제 전문가와 공동 작업을 수행할 수 있습니다.
비공개 그룹의 고객을 허용하도록 선택하면 그룹 페이지에 명확하게 표시됩니다. Private with Customers(고객과 비공개) 라벨이 그룹 이름 아래에 나타납니다. 이 구문을 항상 확인하세요! 이 그룹에서 공유하는 정보 유형에 대한 지침을 제공합니다.
공개 그룹을 만드는 것과 동일한 방식으로 비공개 그룹을 만들지만 다른 그룹 유형을 선택합니다.
- 그룹 페이지로 이동하려면 Groups(그룹) 탭을 클릭하거나 찾아 앱 시작 관리자에서 Groups(그룹)를 선택합니다.
- New(새로 만들기)를 클릭합니다.
- 그룹에 대한 정보를 제공합니다.
- 그룹의 이름을 지정하고 사용 목적을 설명합니다.
- 공유할 그룹 세부 사항을 제공하고 서식 있는 텍스트 편집기 컨트롤을 사용하여 세부 사항의 형식을 지정합니다.
- 사용자 중 한 명을 그룹 소유자로 지정합니다. 이름을 입력하고 결과 목록에서 선택하거나 자신의 이름을 그대로 그룹 소유자로 사용합니다.
- Private(비공개) 액세스 유형을 선택하고 Allow Customers(고객 허용) 상자를 선택합니다.
- Save & Next(저장 및 다음)에 이어 Next(다음)를 클릭한 다음 Done(완료)을 클릭합니다.
구성원 추가 및 승격하기
그룹을 만든 후에는 구성원을 쉽게 추가할 수 있습니다. 그룹으로 이동하여 그룹 배너에서 작업 메뉴를 열고 Manage Members(구성원 관리)를 선택합니다. 구성원 추가 대화 상자에서 추가할 구성원을 검색하고 해당 이름 옆의 Add(추가)를 클릭합니다.
기존 구성원을 검색하여 관리자로 승격시킬 수도 있습니다. 그룹 관리자는 그룹 소유자와 동일한 권리와 특권을 보유합니다. 관리자는 그룹을 편집하고, 구성원 자격을 관리하고, 그룹 소유자가 사용할 수 있는 기타 작업을 수행할 수 있습니다. 그룹 관리 책임을 공유하는 좋은 방법입니다.
구성원을 관리자로 승격하려면 다음 작업을 수행합니다.
- 구성원 추가 대화 상자를 엽니다.
- 기존 구성원을 검색합니다.
- 해당 구성원의 이름 옆에 있는 메뉴에서 Manager(관리자)를 선택합니다.
이제 그룹 기술에 대해 숙지했으므로 레코드 필드의 값이 변경될 경우 피드에서 알림을 받는 방법을 살펴보겠습니다. 그 전에 먼저 지식을 테스트해 보겠습니다!