레코드 승인 방법 맞춤 설정하기
학습 목표
이 유닛을 완료하면 다음을 수행할 수 있습니다.
- 승인 프로세스를 정의하고 주요 구성 요소를 나열할 수 있습니다.
- 승인 프로세스를 사용하여 비즈니스 프로세스의 자동화를 계획할 수 있습니다.
승인 시작하기
승인 프로세스를 통해 조직에서 Salesforce 레코드가 승인되는 방식을 자동화할 수 있습니다. 승인 프로세스에서 다음을 지정합니다.
- 레코드를 승인하는 데 필요한 단계와 각 단계에서 승인하는 담당자를 지정합니다. 예를 들어, 직원이 휴가 요청을 생성하면 Salesforce가 자동으로 직원의 관리자에게 승인 요청을 보내게 됩니다.
- 승인 프로세스 중에 발생하는 작업을 기반으로 수행할 작업을 지정합니다. 예를 들어, 휴가 요청이 승인되면 직원 레코드의 필드를 업데이트합니다. 그러나 요청이 거부되면 직원에게 알림을 보냅니다.
승인 프로세스의 예제를 통해 레코드가 프로세스의 다양한 단계를 이동하는 방법을 살펴보겠습니다. 이 예에서 사용자는 회사의 새 직책에 대한 요청을 제출합니다.
사용자가 처음 새 직책에 대한 승인을 요청하면 초기 제출 작업이 진행됩니다. 기본 초기 제출 작업은 레코드를 잠급니다. 이 작업은 승인 대기 중인 동안 다른 사용자(승인자 및 관리자 제외)가 레코드를 변경할 수 없도록 합니다. 다른 가능한 제출 작업에는 이메일 경고 보내기, 레코드의 필드 업데이트, 작업 만들기 및 아웃바운드 메시지 보내기가 포함됩니다.
승인 단계에서는 다양한 사용자에게 승인 요청을 할당하고 특정 승인 프로세스에 대한 승인 체인을 정의합니다. 이 예에서 첫 번째 단계는 승인 요청을 제출자의 직속 관리자에게 할당합니다.
직속 관리자가 요청을 거부할 경우 최종 거부 작업이 실행되어 해당 직책의 승인 상태를 Rejected(거부됨)로 설정합니다.
직속 관리자가 요청을 승인한 경우 레코드가 다음 단계인 CEO 승인으로 이동합니다. CEO가 직책을 거부할 경우에도 동일한 최종 거부 작업이 실행됩니다.
CEO가 직책을 승인한 경우 최종 승인 작업이 실행됩니다. 승인 상태를 Approved(승인됨)로 설정하여 향후 업데이트를 수행하기 위해 레코드를 잠금 해제하고 새 직책을 요청한 직원에게 알립니다.
최종 승인 작업은 레코드가 승인되고 더 이상의 승인 단계가 없는 경우에만 발생합니다.
승인 프로세스 구축하기
승인 프로세스의 기본 개요를 살펴보았으므로 이제 심화 과정으로 넘어가보겠습니다. 관리자가 40% 이상 할인된 기회를 승인하는지 확인해야 합니다. 기회는 승인 상태(Approved(승인됨)) 또는 Not Approved(승인 안 됨))를 반영해야 합니다.
자동화를 시도하기 전에 비즈니스 프로세스를 계획합니다. 이렇게 하면 자동화 도구 중 하나를 사용할 때 훨씬 쉽게 구성할 수 있습니다.
사전 계획하기
진행하기 전에 계획을 세워보세요.
| 목적 | 필요 사항 |
|---|---|
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각 기회의 할인율 추적 |
사용자 정의 필드(기회) |
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각 기회의 승인 상태 추적 |
사용자 정의 필드(기회) |
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기회 할인이 40% 이상일 경우 관리자에게 승인 요청 |
승인 프로세스(기회) |
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기회 할인 승인이 필요할 때 관리자에게 알림 |
이메일 템플릿 |
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관리자가 응답하면 기회의 승인 상태를 업데이트함 |
승인 작업(필드 업데이트) |
이 과제를 수행하기 위해 이 시나리오를 간소화하고 있습니다. 실무에서는 기회 제품에 대한 표준 할인 필드를 사용한 다음 롤업 요약 필드를 사용하여 기회 레코드에 해당 값을 추가할 수 있습니다.
