グリッド設計ワークショップを実施する
学習の目的
この単元を完了すると、次のことができるようになります。
- グリッド設計ショップとは何かを説明する。
- 一般的なプロジェクトのタイムラインでこのミーティングを行う最適なタイミングを特定する。
- 推奨する設計をグリッド設計のベストプラクティスに照らして検証する方法を説明する。
- クライアントからのフィードバックを記録する必要がある場合とその理由を説明する。
グリッド設計ワークショップの準備を行う
クライアントと面談し、初期のディスカバリーを行ったうえで、明確に定義された Slack Enterprise グリッド設計のオプションをいくつか作成しました。この時点で、以下を完了しています。
- クライアントのニーズを満たし、ベストプラクティスに沿ったオプションを 2 ～ 3 個設計する。
- 各オプションの利点と考慮事項をまとめる。
- 推奨するオプションとその根拠を示す。
これらの推奨事項を踏まえて、クライアント向けのグリッド設計ワークショップの実施という次にステップに進む準備が整いました。
グリッド設計ワークショップの目的は、クライアントにグリッド設計の各コンポーネントやベストプラクティスを理解してもらい、推奨するグリッド設計を案内することです。アプローチは、学びを提供しつつ、助言を行う形で進めるべきです。あなたが提示するモデルをクライアントが適切に評価し、対応できるように、良いグリッド設計の原則について理解してもらうことが重要です。各グリッド設計モデルが実装、管理、ユーザーエクスペリエンスにどのような影響を与えるかを理解してもらうため、このセッションには必ず主要な関係者が参加するようにしてください。
では、詳しく見ていきましょう。
誰が参加すべきか?
担当役員、Slack 製品所有者、各主要部門またはビジネスユニットの代表者で構成される、複数の部門にまたがる Enterprise Grid 設計プロジェクトチームを編成します。このチームにより、最適なグリッド設計を作成するために必要な多様な視点が得られます。
チームを編成するときには、最終的なグリッド設計が誰によって、どのように承認されるかを考慮してください。これを事前に決めておくことで、グリッドを設計した後の時間を節約でき、ローンチの遅延を最小限に抑えることができます。
ワークショップの所要時間は?
グリッド設計ワークショップには、60 分を予定しておくことをお勧めします。この時間で、グリッド設計のベストプラクティスを紹介し、クライアント向けに用意したグリッド設計のオプションを 2~3 個確認し、推奨するオプションについて説明し、選択したアプローチがクライアントの条件を満たすかを確認できます。クライアントから、提示したオプションを検討する時間が欲しいと要望があった場合は、フォローアップセッションが必要になることもあります。
ワークショップは一般的なプロジェクトのタイムラインのどこで行うか?
グリッド設計ワークショップは、クライアントと初期のディスカバリーを行った後に実施します。グリッド設計ワークショップと同時期にポリシーと設定に関するセッションを行うと効果的です。これにより、クライアントは Slack ワークスペースの設定における複雑な部分を理解できるようになります。グリッド設計は、チャンネル戦略セッションを行う前に決定しているか、ほぼ確定している状態であることが望ましいです。
プレゼンテーション
グリッド設計ワークショップのために、クライアントのチームを招集しました。用意したオプションを提示する前に、クライアントにグリッド設計のベストプラクティスの概要を説明します。その後、推奨するオプションを提示する際には、各オプションがベストプラクティスにどのように沿っているかを示し、それぞれの利点を整理するとともに、その他の考慮事項も伝えて、クライアントが十分な情報に基づいて判断できるようにします。
たとえば、1 つのグローバルワークスペースを持つ中央集中モデルでは、データ保持ポリシーなど特定の設定や管理プロセスの細かい制御が欠けていることを指摘できます。あなたは専門分野のエキスパートとして、クライアントの評価プロセスを誘導し、各オプションの利点と考慮事項を十分に評価できるようサポートする責任があります。また、クライアントが提案した設計の変更を希望する場合には、折衷案を検討して歩み寄る必要があります。
クライアントの質問や懸念を記録する
オプションの確認時には、提示したモデルをクライアントが理解できるように、フィードバックや質問に注意深く耳を傾け、丁寧に対応してくだざい。できれば、このワークショップの終了時までに、クライアントが選択できるよう十分な説明を行います。各モデルの持続可能性、エンドユーザーエクスペリエンス、システム管理者の作業負荷を評価するよう、クライアントを導きます。また、最終成果物にしっかりと取り入れられるよう、フィードバックを必ず記録しておきます。
設計をテストする
グリッド設計ワークショップを締めくくる前に、クライアントが選択したオプションを、こちらで用意した質問に照らして検証してください。選択されたオプションは、次のベストプラクティスに従っていますか?
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コンテキストの切り替え: 従業員が 80% の時間をプライマリワークスペースで過ごすことができるか?
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ワークスペースの乱立: ワークスペースは、チャンネルの代替としてではなく、必要に応じて作成されているか?
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ノイズ: 従業員は自分の関心や役割の範囲を超えた会話にどの程度の頻度で直面するか?
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将来性: この設計は 6 か月後も組織に適しているか? 12 か月後、 18 か月後はどうか?
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クロスコラボレーション: マルチワークスペースチャンネルは、ユーザーのニーズを反映しているか?
グリッド設計ワークショップで多くの成果を上げました。ミーティングを締めくくる前に、クライアントが最終設計の選択に関して関係者の意見をまとめられるよう、承認が必要な関係者の特定を手助けし、明確な承認期限を設定します。
次は、例のシナリオを使用して、グリッド設計ワークショップがどのように進むのかを見てみましょう。
サービスエンゲージメントの例
たとえば、最近合併した大手テクノロジー企業でグリッド設計ワークショップを行うとします。この企業に 3 つの設計オプションと推奨モデルを提示します。
ワークショップでは、組織外のパートナーやベンダーと連携する際のコンテキストの切り替えを促進し、外部接続を 1 つのワークスペースに集約するために、外部ワークスペースを追加するかどうかについて話し合います。最終的に、現時点ではその必要はないと判断されます。Slack コネクトを利用したい意向はあるものの、外部とのコラボレーションのために別のワークスペースを設けるには、Slack の利用が十分に浸透するまでに多くの変更管理が必要だと感じています。
この企業は、あなたの推奨する設計をそのまま採用することを決定しました。ワークショップを締めくくる前に、この設計をクライアントと一緒に検証します。以下の検証を見てみましょう。
ベストプラクティス 1: コンテキストの切り替え
コンテキストの切り替え: 従業員が 80% の時間をプライマリワークスペースで過ごすことができるか?
検証:
最近の小規模企業の買収により、作業ストリームは流動的な状況にあります。現時点の計画では、両社の業務は当面の間別々に行われ、組織は重複を監査しインテグレーションプランを策定します。
合併後も別々のワークスペースを作成することで、両組織の従業員は各組織のワークスペースで大部分の時間を過ごすことができます。
ベストプラクティス 2: ワークスペースの乱立
ワークスペースは必要に応じて作成されているか?
検証:
両社では Slack の設定ニーズが異なるため、それぞれ独自のワークスペースが必要です。最終設計では、それぞれの独自のニーズに基づき、最小限の数のワークスペースを推奨しています。
ベストプラクティス 3: ノイズ
従業員は自分の関心や役割の範囲を超えた会話にどの程度の頻度で直面するか?
検証:
前述のとおり、両社の業務は当面の間ほぼ別々に行われるため、それぞれを独自のワークスペースに分けることで従業員にとってのノイズを減らせます。つまり、自分に関係のないチャンネルを目にすることがなくなります。
ベストプラクティス 4: 将来性
この設計は、6 か月後も組織に適しているか? 12 か月後、 18 か月後はどうか?
検証:
クライアントは、買収に伴う大規模な再編を行われるまでに対応すべき作業が多くあるため、この設計であれば今後 12 か月間は問題なく運用できると確信しています。ただし、多くの点が流動的であるため、18 か月後に組織がどのような形になっているかは不確実です。そのため、ワークスペースをさらに分散させるよりも、比較的シンプルな設計で進める方が安心だと考えています。
ベストプラクティス 5: クロスコラボレーション
マルチワークスペースチャンネルは、ユーザーのニーズを反映しているか?
検証:
当面の間、両社は比較的独立して業務を行いますが、1 つの企業文化を築くことも重要です。そのため、#global-announce、#global-events、#slack-learn といった組織全体のチャンネルは、元の所属企業に関係なく、すべての従業員に共通の体験を提供するのに役立ちます。
また、2 つの組織間で早い段階からコラボレーションを開始するチームについては、マルチワークスペースチャンネルを設定することで、各ワークスペースのメンバーをつなぐことができます。
まとめ
この単元では、グリッド設計ワークショップの準備と実施方法について学びました。また、クライアントからのフィードバックを記録し、選ばれた設計がベストプラクティスに沿っているかを検証する方法も学びました。次は、エグゼクティブサマリーの作成方法と将来計画の立て方を学びます。