エグゼクティブサマリーを作成する

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

• 選ばれたグリッドオプションのエグゼクティブサマリーに何を含めるかを説明する。
  
• 将来の成長に備えたフレームワークの確立方法を説明する。
  

エグゼクティブサマリーを作成する

クライアントがグリッド設計モデルを選択して承認したら、次のステップは、選ばれたグリッド設計のエグゼクティブサマリーを提供することです。クライアントはこのドキュメントをもとに、Slack の実装と Slack インスタンスを拡張するため、必ず次の内容を含めてください。

• ワークスペースの推奨事項 (アクセスレベルを含む)
  
• チャンネルの推奨事項 (種別や公開/非公開など。例: #announcements、デフォルト、組織全体)
  
• 主な利点
  
• 主な考慮事項
  

これはグリッド設計に関する最終成果物であるため、明確かつ簡潔にまとめることが重要です。

サービスエンゲージメントの例

例として挙げた合併後のテクノロジー企業のクライアントの場合を見てみましょう。グリッド設計ワークショップの後、ワークショップに参加していなかったクライアントのリーダーシップチームメンバーとの認識を揃え、最終承認を円滑に進めるために、エグゼクティブサマリーを作成します。2 つの企業がそれぞれ独立して、または共同で作業できることを示すグラフィックに加え、概要、利点と考慮事項のリストを含めます。以下のようになります。

概要:

この設計では、両社の従業員はそれぞれの独立した作業ストリームや、アプリケーションなどの既存の Slack 設定を最適に維持できます。さらに、マルチワークスペースチャンネルを使用して両社のワークスペースをつなぐことで、すべての従業員が社内発表やサポートにアクセスできるようになります。ソーシャルワークスペースを通じて、組織全体で統一された企業文化の構築を開始できます。

利点:

• リモート勤務で世界各地に分散する従業員間の接続性の向上
  
• ユーザーエクスペリエンスへの影響が最小限
  
• 両社の管理モデルを維持
  
• 拡張性と将来的な接続性に対応するオプション
  
• ポリシーや設定に対する細かなオプションを提供
  

考慮事項:

• わずかなコンテキスト切り替えが必要
  
• マルチワークスペースチャンネルの利用負荷が高め
  
• 管理プロセスがやや複雑になる
  

フォローアップのステップ

グリッド設計ワークショップ後、参加したクライアントは、ワークショップに参加していなかった関係者と最終決定を共有し、承認を得る必要があります。多くの関係者が関わる場合、最終的なグリッド設計で合意を得ることは難しいことがあります。

クライアントが Slack インスタンスを拡張し成熟させていく中で、選択した設計オプションを活用し、提示した主な考慮事項を指針として活かしていくことが期待されます。多くの組織では、ニーズの拡大やユーザーからの新規ワークスペース追加の要望を受けて、新しいワークスペースの追加を検討します。次は、既存の設計に新しいワークスペースを追加する場合に、クライアントが慎重に検討できるようどのように導くかを見ていきましょう。

成長を見据えた計画

初期のグリッド設計を導入した後、クライアントは新しいワークスペースの追加を検討するかもしれません。グリッド設計は固定的なものではなく、組織のニーズの変化に応じて、時間とともに変化していくものです。ただし、十分に検討せずにワークスペースを増やすと、ワークスペースの乱立を招く可能性があります。新しいワークスペースを作成すべきタイミングについて、クライアントにガイダンスを提供することが重要です。理想的には、ワークスペースのディシジョンツリーの形式で示すと効果的です。

新しいワークスペースを作成するかどうかを決定するために、管理者は一連の質問を行うことができます。では、詳しく見てみましょう。

ユーザーがワークスペースを要求した場合

現在のワークスペース外の、複数の部門にまたがるほかのビジネスユニットのメンバーがプロジェクトに参加しているかどうかを確認します。

• いいえ: プロジェクトが内部メンバーのみの場合は、プライマリワークスペースで作業を進め、既存のワークスペース内にチャンネルを作成するよう案内します。
  
• はい: プロジェクトにほかのワークスペースの同僚が参加している場合、作業のプライバシーが必要かどうかを尋ねます。その場合、作業を組織のほかのメンバーと分離するために、新しいワークスペースが必要になることがあります。
  

新しいワークスペースの追加を検討する場合、追加で考慮すべき点があることを伝えてください。たとえば、ワークスペースは継続的なメンテナンスが必要であるため、要求者は新しいワークスペースを管理する管理者を誰にするかを考えておく必要があります。これだけでも、まずはチャンネル優先のアプローチを採用する十分な理由になり得ます。次に、最も重要な考慮事項を確認しましょう。

新しいワークスペースの考慮事項

ディシジョンツリーを使用して新しいワークスペースの作成を検討するクライアントを導く場合は、以下の考慮事項に照らしてその意思決定を確認してください。

• 新しいワークスペースのメンバーは、既存のワークスペースのメンバーとは独立して作業する。
  
• 高いレベルのプライバシーが必要である。ほとんどのチャンネルを特定の従業員に制限する必要がある。
  
• 新しいワークスペースの管理 (権限、アプリケーション、プロファイル、状況) は、既存のワークスペースとは別に扱う必要がある。
  
• セキュリティ例外が必要である。たとえば、外部メンバーや国際的な制約により、保持設定やアプリケーションへのアクセスを組織全体の設定以上に制限する必要があります。
  
• この新しいワークスペースをサポートする専任の管理チームがある。
  

まとめ

短い時間で、成功するグリッド設計ワークショップの計画から、クライアントを最適なグリッド設計へ導く方法、将来の成長に向けた設定まで、多くのことを学びました。では、計画を楽しんで進めてください!