Enterprise Grid でワークスペースを設計する
学習の目的
この単元を完了すると、次のことができるようになります。
- Enterprise Grid デザインに影響する 4 つの主な考慮事項を説明する。
- 管理者とメンバーに配慮した Enterprise Grid デザインの利点を挙げる。
- 効果的な Enterprise Grid OrG を設定するためのベストプラクティスを要約する。
Enterprise Grid 上のワークスペース
ワークスペースは、Enterprise Grid 全体のデザインにおいて重要な要素です。Enterprise Grid OrG の構造と設計は、メンバーの日々の業務をシンプルかつ快適にし、生産性を高めるものである必要があります。静的なものにするということではありません。時間の経過に合わせて変化し、会社のニーズに完全に合致する固有の設計を行う必要があります。
このモジュールでは、ワークスペースについて詳しく学ぶことで、Slack OrG を成長に導く戦略的かつ高度な意思決定と設計について理解を深めることができます。
このモジュールは Enterprise Grid に重点が置かれていますが、その概念とベストプラクティスの大半はプロプランまたはビジネスプラスプランにも適用できます。Slack は、オーガナイゼーションの構造に関係なく、ビジネスニーズを反映するようにカスタマイズできます。
Enterprise Grid デザインとは?
Enterprise Grid デザインとは、ワークスペース、チャンネル、設定の設計に関して行う一連の意思決定のことで、Slack 環境内でのユーザーの作業エクスペリエンスに影響を与えます。関係者チームと行った設計上の決定事項がメンバーの Slack でのエクスペリエンスの質を直接形作ります。
Enterprise Grid の設計に取り組むときには、次の 4 つの要素を考慮します。
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モデルと構造: ワークスペースとチャンネルの数、編成、予測されるメンテナンスがメンバーに与える影響を検討します。組織の拡大や変化に合わせてどのように変わるか?
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メンバー種別と責任: 場当たり的に決める代わりに、責任と権限が OrG オーナーから OrG 全体のワークスペース管理者にどのようにカスケードされるかについて明確な戦略を定めます。
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ポリシーと設定: 主要なポリシーと設定について関係者と意見をすり合わせます。メンバーへの影響が最も大きい設定について戦略を定めます (ワークスペースのアクセス、作成、管理、チャンネルの作成と管理、外部ゲスト、アプリ、インテグレーションなど)。
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アーキテクチャとセキュリティ: ワークスペースとチャンネルの戦略、メンバー種別、権限を設計するときに、会社のセキュリティポリシーをサポートする最善の方法について内部チームと意見をすり合わせます。
配慮された Enterprise Grid デザインの利点
メンバー
- 作業を行うための適切な場所にスムーズにオンボーディングできる。
- ワークスペースとマルチワークスペースチャンネルをまとめることでコラボレーションが促進される。
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関連性のないノイズが減少し、集中力が高まる。
- チャンネルと OrG 全体の検索によって、サービスとナレッジに簡単にアクセスできる。
- アプリの事前承認と Slack ワークフローを介した自動化により効率が高まる。
管理者
- OrG、ワークスペース、メンバーレベルで明確化されたメンバー種別と分散された責任により、負荷が減少する。
- 適切な作業を行える適切な場所にメンバーを割り当てるための管理が自動化される。
- ユーザーの採用と長期的な成熟を促進する環境を関係者と連携して作ることにより、投資収益率 (ROI) が高まる。
- オーガナイゼーションの特定のセキュリティポリシーに沿った包括的なセキュリティ設定により、セキュリティとコンプライアンスが強化される。
- 柔軟性を備えた明確な構造により、時間の経過と共に簡単に規模を拡大できる。
- OrG 全体の成功を測定、促進するためのアナリティクスを強化できる。
Enterprise Grid デザインのベストプラクティス
効果的な Enterprise Grid デザインにおいて、組織図への対応付けは、そのようなモデルが適切である場合を除き、必ずしも行われるとは限りません。チームにとって最適なワークスペース構造を設計する上で、次のベストプラクティスを考慮してください。
情報の共有方法に基づいてワークスペースを作成する。
オーガナイゼーションでの既存の情報とコラボレーションネットワークを特定します。現在の組織図を反映する場合と反映しない場合があります。これがワークスペースの構造と戦略の基礎になります。
ユーザーのニーズを満たすために作成するワークスペースの数は最小限とする。
会社の成長に伴い新しいワークスペースを作成することは、後日必要になる統合作業よりはるかに簡単に行えます。ワークスペースが増えれば管理者の負担が増えるため、この「コスト」の増加をメリットが上回ることを確認してください。
「ホーム」ワークスペースでの時間が 80% 以上になることを目標にする。
どのメンバーも、作業を主に行う場となるワークスペースを持つ必要があります。
Enterprise Grid は、包括的なわかりやすい構造とする。
時間をとって、メンバーが適切な場所と人を簡単に見つけることができるワークスペース構造を計画します。
マルチワークスペースチャンネルを使用する (新しいワークスペースとの比較)。
すべてのプロジェクトでワークスペースが必要になるわけではありません。通用範囲、使用期間、利用者などの要因を考慮して、マルチワークスペースチャンネルの方が適切なソリューションとなるかどうかを判断します。
外部とのコラボレーションへのアプローチを検討する。
セキュリティの実践において、外部のオーガナイゼーション (ベンダー、パートナー、サービスプロバイダーなど) とコラボレーションするための専用スペースが必要かどうかを検討します。Slack コネクトチャンネルやゲストアカウントなどのオプションを使用して外部とのコラボレーションを行えます。オーガナイゼーションによっては、固有のセキュリティ設定を使用して独自のワークスペースに含めることが適している場合もあります。
ワークスペースの命名ガイドラインを決めておく。
どのワークスペースにも、名前、URL、アイコンが必要です。ワークスペース名に合った特徴的なワークスペースアイコンを割り当てます。こうすることで、ユーザーが Slack 内での作業を進めやすくなります。
Enterprise Grid デザインの基本的な考慮事項
オーガナイゼーションの現在のしくみを考慮して、Enterprise Grid デザインの判断材料とします。
考慮事項 1: オーガナイゼーションの構造と規模
潜在的な変化の程度と必要な従業員イネーブルメントについて判断するのに役立ちます。
- オーガナイゼーションの人数は?
- どのビジネスユニットに配置されているか?
考慮事項 2: 現在の Slack ワークスペースと使用状況
Enterprise Grid デザインで既存の構造を反映する、または既存の構造と異なる可能性のある部分について判断するのに役立ちます。
- 既存の Slack ワークスペースはあるか?
- ほかのツールのうち、Slack との使用で設定を反映する、または変える必要があるものはあるか?
考慮事項 3: 既存のナレッジネットワーク
グリッドモデル、ワークスペースとチャンネル作成におけるポリシーの決定などについて判断するのに役立ちます。
- 実際の仕事のやり方とナレッジネットワークの存在場所を伝えることができる特定の人が会社にいるか?
時間があれば、アンケートの送付やフォーカスグループの実施によって、このナレッジネットワークに関するインサイトを取得することを検討します。
考慮事項 4: 文化的ダイナミクスなどの要因
チャンネルの見つけやすさに関する戦略とポリシー、管理者種別など、さまざまな決定について判断するのに役立ちます。
- 会社の透明性は高いか?
- 多くの変革を経験してきたか、変革疲れがあるか?
- 新しい技術の採用をためらっているか?
このような文化的ダイナミクスはすべて、会社での Slack の採用と固有の考慮事項の有無に影響を与えます。