ワークスペース設計の代替方法を検討する

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

• 効果的な Enterprise Grid OrG を設定するためのベストプラクティスを要約する。
  
• オーガナイゼーションのニーズを満たすためにワークスペースまたはチャンネルを作成する適切な状況を決定する。
  

ワークスペースデザインの再考: 少ない方が効果的な理由

Slack Enterprise Grid 上に構築したワークスペースは強力ですが、強力なツールには管理とユーザーの複雑さが伴います。1 つのワークスペースで Slack をリリースする場合と異なり、Grid 環境は極めて規模の大きい、または複雑なオーガナイゼーションを想定しており、ワークスペースは会社内の基本的な境界 (法的な境界、業務の境界、または文化的な境界) を表します。

単に新しいワークスペースを作成するべきでない理由

一般的に、新しいワークスペースの作成は最後の手段です。日常的なソリューションではありません。

次の点を考慮してください。

• 管理業務の負担: すべてのワークスペースには、固有の管理者 (または既存の管理者の場合は管理者責任の増加)、アプリ管理、セキュリティレビュー、継続的なメンテナンスが必要になります。これにより、運用上の負担が一気に増大します。
  
• ユーザーエクスペリエンスの断片化: ワークスペース間の切り替えによってワークフローの中断が発生します。検索、コンテキスト、通知がサイロ化します。チーム間での情報の検索と接続が困難になります。
  
• ナレッジと文化の希薄化: 作成するワークスペースが増えれば、オーガナイゼーションの統一性の維持、ポリシーの標準化、コミュニティ意識の醸成が困難になります。
  
• オンボーディング / オフボーディングの複雑さ: 複数のプロジェクトで仕事をする従業員は複数のワークスペースでのプロビジョニングが必要になる場合があります。これにより、アクセスコントロールが複雑化し、監視体制のリスクが高まります。
  

Enterprise Grid でワークスペースを設計する際の真の目標は、必要な境界と最大限のコラボレーションとのバランスを取ることです。新しいワークスペースの必要性に確信を持っていない場合、恐らく必要ではありません。

ワークスペースとチャンネルの比較: 適切な選択

次のことを自問してみてください。「このコラボレーションニーズは、新しいワークスペースではなくチャンネル (またはマルチワークスペースチャンネル) で満たせるだろうか?」 その答えがイエスの場合、ほぼ例外なくチャンネルを使用する必要があります。たとえ大規模なプロジェクト、複雑なプロジェクト、または部門横断的なプロジェクトであったとしてもです。

Slack では、新しいワークスペースに頼ることなく、チームをつなげ、情報を管理できる強力なツールが用意されています。

• チャンネル: Slack の根幹です。プロジェクト、チーム、トピック、イベントにチャンネルを使用します。チャンネルによってコミュニケーションの焦点が絞られ、検索しやすくなります。
  
• マルチワークスペースチャンネル: この Enterprise Grid 固有のチャンネルを使用すると、複数のワークスペース間でチームを結び付けることができます。管理者の手間が増えたり、情報が断片化したりすることはありません。ほとんどの場合、このソリューションは部門横断的なコラボレーションに最適です。
  
• OrG 全体のチャンネル: 任意のマルチワークスペースチャンネルを「OrG 全体」に設定すると、Enterprise Grid オーガナイゼーションのすべてのワークスペースからアクセス可能になります。すべてのメンバーのデフォルトにすることも可能です。会社全体への通知、ポリシーの更新、全員が必要な情報を伝える場合に適しています。OrG 全体のチャンネルを使用すると、各ワークスペースで切断されている通知チャンネルが重複することを防ぐのに役立ち、ワークスペースのメンバーシップが論理的かつシンプルな状態に維持されます。
  
• ユーザーグループとプライベートチャンネル: この機能を使用すると、ワークスペース内の通知とアクセス権を微調整したり、機密性の高い会話をその会話の必要なメンバーのみに限定したりすることができます。
  

実際の例

サービスマネージャーは、カスタマーサポートワークスペースと専門サービスワークスペースの両方を管理しています。共同プロジェクトに新しいワークスペースを作成する代わりに、マルチワークスペースチャンネルとしてプロジェクトチャンネルが設定されました。サービスマネージャーと数人の技術リーダーのみが両方のワークスペースのメンバーシップを付与されており、必要に応じて、リソースへのフルアクセス権と完全な管理者アクセス権が与えられています。

新しいワークスペースを作成する必要のあるケース

Enterprise Grid での新しいワークスペースの作成が正当化されるシナリオはほんの一握りしかありません。

• 厳しい規制またはデータの分離: 法的要件、コンプライアンス要件、またはプライバシー要件があれば、間違いなく別環境が要求されます (例: 政府との契約、M&A シナリオ、個別の子会社)。
  
• 異なる管理者およびカスタマイズニーズ: このグループでは、根本的に異なる設定、ポリシー、またはインテグレーションが必要とされ、チャンネルコントロールでは管理できません。
  
• オーガナイゼーションの ID と分離: ワークスペースは、永続的で半自律的なビジネスユニットを表します (単なるプロジェクトや一時的なイニシアチブではありません)。
  

上記のケースでも、ワークスペース間で共有されるチャンネル、ユーザーグループ、既存のワークスペース設定で要件に対応できるかどうかを検討してください。

Enterprise Grid でのワークスペース設計のベストプラクティス

• 小さい規模で始め、意図的に拡大する: Grid 環境の設計は、プロジェクトや場当たり的なイニシアチブではなく主要な組織境界に基づいて行います。
  
• マルチワークスペースチャンネルの使用: ビジネスユニットにわたるプロジェクトの場合に、部門、機能、またはチームを結び付けるために使用します。
  
• 管理の一元化: ワークスペースの数が少なければ、簡単な管理、迅速なオンボーディング、ミスの削減が実現します。
  
• マルチワークスペースのメンバーシップの管理: 管理ニーズやリソースニーズによって必要になった場合に、選ばれたパワーユーザーに複数のワークスペースへのアクセス権を付与します。
  
• ユーザーへの教育: ワークスペース間で共有されるチャンネルの価値とワークスペースがすべてのプロジェクトに適さない理由について、メンバーと関係者にトレーニングを行います。
  

決定フロー

まとめ

Enterprise Grid では、統合されたシンプルなワークスペース構造を維持します。ほぼすべてのコラボレーションで、チャンネルとマルチワークスペースチャンネルを優先します。マルチワークスペースメンバーシップの割り当ては慎重に行い、定期的に見直します。新しいワークスペースの作成は、構造的要件、法的要件、またはポリシー要件によって必要となる場合にのみ行います。こうしたアプローチにより、効果的に負荷を最小限に抑え、ナレッジが見つけやすくなり、すべてのユーザーにとって Slack の使いやすさが向上します。

リソース

• Slack ヘルプ: マルチワークスペースチャンネルを管理する
• Slack ヘルプ: Add a Channel to Multiple Workspaces in Your Organization (オーガナイゼーションで 1 つのチャンネルを複数のワークスペースに追加する)