重要なメッセージングを作成する
学習の目的
この単元を完了すると、次のことができるようになります。
- カスタムメッセージングのユースケースなど、重要なメッセージングを作成する。
- 重要なメッセージングを最適化する手法を挙げる。
コミュニケーション計画の提案に添付する重要なメッセージングドキュメントのドラフトを作成します。
Slack の重要なメッセージング
コミュニケーション計画の提案が完了したら、クライアントに送信を提案する各コミュニケーションの具体的なメッセージングのドラフトの作成に進みます。メッセージングには必ず次の要素を含めます。
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イベント名: コミュニケーション計画の該当する行に対応します。
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目的: メッセージングを作成する際に重要なのは、コミュニケーションの目的が、提案するメッセージテンプレートの情報、トーン、コンテンツにどのように影響するか考慮することです。情報提供を目的とする重要なメッセージングは、従業員の意欲や感情の高揚を目的とするメッセージとはトーンやアプローチが異なるものと思われます。
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時間: コミュニケーション計画の頻度やタイミングに対応します。
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対象者: コミュニケーション計画を立てるときは、特定した各対象者に合わせてメッセージングの提案を最適化することが重要です。ある対象者にとって必要な情報が、別の対象者には不要または無関係なことがあります。効果的なメッセージングは、対象者の情報ニーズと経験を考慮し、その対象者に合わせてメッセージングが調整されます。
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配信方法: 重要なメッセージングのスタイルや形式は、メッセージの配信手段によって異なります。メッセージング手段の提案では、重要なメッセージがお客様とその従業員に共有されるさまざまな方法を考慮する必要があります。たとえば、変更管理に関するメッセージングが通常は Slack やメールで配信されることがわかっている場合は、提案にその点を考慮して、コミュニケーションメッセージや目的の到達範囲と効果を高めることを検討します。
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送信者: コミュニケーション計画の送信者に対応します。
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重要なメッセージテンプレート: 実際のメッセージのコンテンツです。これらのメッセージテンプレートは、各種のクライアントやプロジェクトに合わせて再利用できます。
重要なメッセージテンプレートについて
上記の例は、大規模な重要なメッセージングドキュメントから抜粋したメッセージテンプレートの一部です。重要なメッセージングの完全なドキュメントには、コミュニケーション計画のすべての重要なメッセージングのメッセージテンプレートが含まれています。
また、メッセージングを提案するときは、それぞれの手段の形式や標準も考慮する必要があります。Slack 用に作成された効果的な重要なメッセージのドラフトが、メール用に作成された主なメッセージのドラフトと異なることがあります。
ユースケース
クライアントの多くはコミュニケーションや変更管理の目標が似ているため、コミュニケーションやメッセージングについて、どのクライアントにも似たような提案が行われることがよくあります。もちろん、ちょっとしたカスタマイズで、各クライアントのニーズに合わせて Slack を調整できます。他方、同じクライアント内の異なる対象者向けに、特定の重要なメッセージをカスタマイズすることも可能です。
Slack の成熟度
クライアントのユーザー間で Slack の成熟度、使用経験、ユースケースにばらつきがある場合は、経験や習熟度の違いを考慮したコミュニケーション計画や重要なメッセージングドキュメントをクライアントに提供することをお勧めします。
変更管理
プロジェクトによっては、特定のユーザー、チーム、ワークスペースの現行のプロセスへの影響が他よりも大きいことがあります。このような場合に重要な点は、変更管理に関する追加のコミュニケーションを要する対象者を特定し、カスタムメッセージングの必要性を考慮することです。
Slack の業務上の機能
クライアントの中には Slack を使用して業務を 1 つのツールで統一するところもあれば、Slack とほかのツールを併用したハイブリッドな方法で業務を続けるところもあります。ディスカバリー作業に基づいて、こうした違いを考慮し、ユーザーによる Slack のさまざまな使い方に対応可能なカスタムメッセージングの作成を検討します。