ワークフロービルダーとチャンネルでビジネス上の課題を解決する
学習の目的:
この単元を完了すると、次のことができるようになります。
- クライアントが組織内で Slack を活用して生産性を高めるさまざまな方法を説明する。
- クライアントが Slack の目標を達成するのに役立つワークフロービルダーのユースケースを推奨する。
Slack は、組織とメンバーにさまざまなメリットをもたらします。Slack でよく使われる「働き方」には、次のようなユースケースがあります。
- 社内コミュニケーション
- オンボーディング
- プロジェクト管理
- トリアージとサポート問題の解決
- 社外コラボレーション
それぞれのユースケースについて、チャンネルを活用して生産性を高める方法をクライアントと一緒に検討する際のヒントとなる例を紹介します。
ワークフロービルダーについて知る
クライアントがチャンネルを最大限に活用できるよう支援するときは、ワークフロービルダーの活用もサポートできるようにしておきましょう。ワークフロービルダーには、コーディング不要で Slack の定型プロセスをワークフローとして自動化できる一連のツールが用意されています。
この単元では、今後の支援に活用できる、ワークフロービルダーの一般的なユースケースの例を紹介します。
社内コミュニケーションを促進する
社内コミュニケーションの形は、クライアントの企業文化、ポリシーと設定、チャンネル戦略、各チャンネルの目的によってさまざまです。Slack で組織の社内コミュニケーションを支援する方法を、次の例で確認しましょう。
あるクライアントが、経営陣による全員参加ミーティング用に #all-hands というチャンネルを設定しているとします。クライアントは、参加を促しながら、寄せられるやり取りをできるだけ整理したいと考えています。この場合は、スレッドで質問を募る代わりに、ミーティングで取り上げる従業員からの質問を収集するワークフローを利用できます。
![[What's on your mind? (何か気になることはありますか?)] というフォームを使用して、会議の進行を妨げずに従業員がチャンネルに質問を送信できるようにした Slack ウィンドウ。](https://res.cloudinary.com/hy4kyit2a/f_auto/fl_lossy/q_70/learn/modules/slack-channel-strategy-for-productivity/solve-business-challenges-with-workflow-builder-and-channels/images/ja-JP/87b9137b416a71d478c7e6506506642a_kix.s0sfh414fs1e.png)
このワークフローを使用すると、長いスレッドと比較して、会話が整理され、論点が明確になり、内容も把握しやすくなります。その結果、全員参加ミーティングをより効果的に進められます。
Slack を組織の社内コミュニケーションに活用する方法をもっと知りたければ、 5 ways to power up your internal comms with Slack (Slack で社内コミュニケーションを強化する 5 つの方法) をご覧ください。
新メンバーを歓迎する
自動化されたウェルカムボットを使用すれば、新しくチームに加わったメンバーは、自分が歓迎されていることやチームの一員であることをすぐに実感できるようになります。新しいメンバーがチャンネルに参加すると、ウェルカムボットのワークフローが、役立つ情報やリソースを含む自動ウェルカムメッセージを送って歓迎します。また、新しいメンバーがチャンネルで交わされる会話の内容を早く把握できるように、チャンネルにピン留めされた項目を確認することを促します。このワークフローによる自動の挨拶によって、新しいチャンネルメンバーの心に長く残る好印象を与えることができます。
ウェルカムボットのメッセージは、チャンネルを使って新しいチームメンバーをオンボーディングする方法の 1 つにすぎません。これらの手順についての詳細は、 How Slack helps you onboard new employees (Slack ワークフローで新入社員をオンボードする方法) を確認してください。
プロジェクトを管理する
プロジェクト管理は複雑で時間がかかります。チャンネルで自動リマインダーを使ってチームの進捗を定期的に共有し、時間を節約しながら、最新情報を継続的かつオープンに把握できるようにしましょう。進捗報告の形式を揃えるには、チャンネルのリマインダーを受け取った各チームメンバーが必要事項を入力できるワークフローを設定します。
Slack コネクトチャンネルでクライアントとコラボレーションしている場合は、チェックインワークフローでプロジェクトのリマインダーを設定して、着実なプロジェクト管理につなげます。
プロジェクトの進捗報告の例と、Slack での表示を見てみましょう。
皆さん、お疲れさまです! 今日の進捗をチャンネルに投稿してください。次の内容を記載してください。
- 今日取り組んだこと
- 明日取り組む予定のこと
- 質問事項や作業上の障害
プロジェクト管理でチャンネルを効果的に活用するためのその他の提案については、 Project management, directly in Slack (Slack でプロジェクト管理がスムーズに) をご覧ください。
サポートに関する問題のトリアージと解決
効果的なチャンネル命名規則が重要であることを思い出してください。サポートに関する問題をトリアージして解決する場合は、パブリックな #help チャンネルを活用すると効果的です。このようなヘルプチャンネルを設ければ、IT や財務などの部門や専門家へのサポート依頼を 1 か所に集約できます。ユーザーはこのチャンネルを検索して、自分と同じ質問にすでに回答が寄せられていないかを確認できます。
こうして質問と回答が蓄積されていくと、やがて人とエージェントの両方が活用できる知識ベースが形成されます。また、質問する前にまず自分で検索して答えを探すという習慣も定着します。情報を適切に整理しておけば、クライアントの従業員は蓄積された知識をいつでも活用できます。
チャンネルでサポートをトリアージするベストプラクティスと、そのベストプラクティスを社内サポートチャンネルやカスタマーサービスのユースケースに応用する方法について、引き続き学習してください。
外部グループとコラボレーションする
支援しているクライアントなどの外部パートナーとの間で安全な Slack コネクトチャンネルを設定して、より効果的に仕事を進めましょう。外部パートナーを Slack コネクトチャンネルに招待すると、さまざまなメリットがあります。たとえば、連携するパートナー組織との共同プロセスを効率化するためのワークフローを作成できます。Slack コネクトチャンネルのワークフローの効果的な使用例としては、新しいチャンネルメンバーへのウェルカムメッセージや、週次の状況確認などのプロジェクト管理用ワークフローなどがあります。Slack のワークフローを使用して、クライアントとのコラボレーションにおける基本的なビジョンと期待事項を定めることもできます。
では、別々の組織である Acme Inc と Big Corp が Slack コネクトチャンネルで共同作業する例を見てみましょう。両社の共同作業に関する広報発表はすべて、必要な関係者の承認を得てから行えるように、承認ワークフローを構築しています。
まとめ
Slack 成熟度フレームワークとその 5 つのフェーズを理解することで、クライアントが Slack の ROI を最大化できるように、より適切に支援できます。このフレームワークでは、利用率、成熟度スコア、成功要因の 3 つのカテゴリでクライアントの成熟度を評価します。そして、社内コミュニケーション、新メンバーの歓迎、プロジェクト管理、トリアージとサポート問題の解決、社外コラボレーションなど、Slack を活用したさまざまな働き方をクライアントが検討できるように支援します。そうすることで、クライアントの生産性と効率を高める効果的なチャンネルソリューションやワークフロービルダーのユースケースを推奨できるようになります。