アプリとユーザーのオンボーディングを管理する

学習の目的:

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

Slack 内のアプリを管理する。
オンボーディングと新しいワークスペースへのリクエストをサポートする。

管理者の標準とベストプラクティスに従う

この単元では、アプリリクエストと新しいユーザーのオンボーディングの管理を詳しく見ていきます。この責務へのアプローチは、このバッジで学んだほかの管理タスクの場合と同様です。推奨されるベストプラクティスとワークフローによる自動化を使用します。

アプリリクエストを管理する

Slack 内には、ユーザーの生産性に役立つ標準アプリとカスタムアプリがあります。標準アプリは、Slack App ディレクトリにあります。カスタムアプリは作成またはインストールする必要があります。新しいアプリをインストールするリクエストの量を管理しやすくするために、各ワークスペースにインストールされるいくつかのアプリについて、クライアントが OrG レベルで事前承認しておくことをお勧めします。これは、カレンダー、ファイルストレージ、メールのような OrG 全体で使用されるツールにしてください。ユーザーは、ワークスペースの [App (アプリ)] セクションに移動すると、現在承認されているアプリを閲覧または検索できます。目的のアプリがリストにあれば、[Add to Slack (Slack に追加)] を選択してインストールできます。

また、ワークスペースオーナーが特定のワークスペースに特定のアプリを事前承認または制限することもお勧めします。アプリの事前承認は、新しいアプリをインストールするユーザーリクエストの量を制限するのに役立ちます。どのようなアプリが承認または制限されるかについて、しくみを構築し、予測可能性を高めるために、社内のセキュリティ慣行をアプリの承認または拒否の理由に関する基本理念に採り入れるようクライアントに助言します。

アプリでは、Slack での情報の閲覧、情報の投稿、アクションの実行に対する権限が必要です。アプリ管理ポリシーの作成時には、こうした権限を社内のセキュリティポリシーに照らして検討するようクライアントを導く必要があります。アプリリクエストは、アプリ管理のベストプラクティスと会社のポリシーに基づいて審査と評価を行う必要があります。

アプリリクエストをサポートするワークフローを作成する

ユーザーが事前承認されたリストに含まれていないアプリを使用する場合のアプリリクエストプロセスを作成する際に、クライアントをサポートする必要があります。#plz-admins チャンネルでのリクエストワークフローには、次の情報を含める必要があります。

アプリの名前
Slack App ディレクトリ URL
アプリの目的
ビジネス上の理由
アプリの使用にログインが必要か?

ワークフローの作成は、アプリリクエストを管理するときの 1 つの選択肢です。

新しいユーザーのオンボーディングを管理する

Slack 導入のエンゲージメント中、クライアントのオーガナイゼーションの従業員には、提供されるライブトレーニングとオンデマンドリソースを通して Slack へのオンボーディングが実施されます。また、ユーザーは #help-slack チャンネルにアクセスすることも求められます。Slack 管理者とアンバサダーは、このチャンネルに Slack エチケットガイド、ヒントとコツ、Slack の使い方をすばやく習得できる動画を投稿する必要があります。

新しいユーザーのオンボーディングを継続的なプロセスにするために、少なくとも導入後 3 か月間は毎週 Slack のヒントを提供することをお勧めします。#help-slack のようなチャンネルは、Slack に関する質問を投稿するようユーザーに促すのに最適な場所です。そうすることで、回答が検索可能になるだけでなく、公開してほかの従業員と共有できるようになります。

Slack 導入後に新しい従業員がオーガナイゼーションに加わる場合はどうなるでしょうか? 管理者は新しい従業員が Slack を活用できるように柔軟なプロセスを作成する必要があります。オーガナイゼーションは、新しいユーザーがプロビジョニングされたときに Slack のオンボーディングとイネーブルメントに関する指針を含む個人的なメッセージが送信されるように、オーガナイゼーションのデフォルトチャンネルにワークフローを設定できます。Slack には、新しいユーザーのオンボーディングをサポートする AI 機能もあります。

これまでに取り上げたようなリクエストは、管理者がよく受け取るものです。では、それほど一般的ではないリクエストに目を向けてみましょう。頻繁に受け取るものではありませんが、どのように管理すべきかを管理者に助言できるように準備しておく必要があります。

新しいワークスペース

管理者は、新しいワークスペースを作成するリクエストを受け取る場合もあります。たとえば、あるクライアントで当初設計されたのがワークスペースが 2 つのみ (グローバルワークスペースとソーシャルワークスペース) の比較的シンプルなグリッドであった場合、この 2 つのワークスペースではそのうちニーズを満たせなくなることに従業員が気づくかもしれません。また、たとえば、数多くの合併と買収に取り組んでいる経営陣は、この機密性の高い業務を一般の従業員とは切り離して最適に管理するために独自の非表示のワークスペースが必要だと認識するかもしれません。この場合、新しいワークスペースへのリクエストを管理者に送信して、審査してもらう必要があります。

メモ

これは、マルチワークスペースチャンネルとワークスペースに関するアプローチの一例にすぎません。オーガナイゼーション、既存のワークスペース、コミュニケーションニーズに応じて、判断の道筋はそれぞれ異なる場合があります。

クライアントが以下に示したようなワークスペースのディシジョンツリーを作成することをお勧めします。これは、ユーザーと管理者双方にとって、リクエストプロセスを簡易化するのに役立ちます。管理者はこのツリーに示されたロジックを使用して、新しいワークスペースを作成する必要があるかどうかを判断できます。

新しいワークスペースへのリクエストのプロセスを示すディシジョンツリー。

ディシジョンツリーに従って管理者が新しいワークスペースの作成に導かれた場合は、以下の考慮事項に照らして、その決定を検証する必要があります。

新しいワークスペースのメンバーは、既存のワークスペースのメンバーとは独立して作業する。
高いレベルのプライバシーが必要である。多くのチャンネルを特定の従業員に制限する必要がある。
新しいワークスペースの管理 (権限、アプリケーション、プロファイル、状況) は、既存のワークスペースとは別に扱う必要がある。
セキュリティ例外が必要である。たとえば、外部メンバーや国際的な制約により、保持設定やアプリケーションへのアクセスを組織全体の設定以上に制限する必要があります。
この新しいワークスペースをサポートする専任の管理チームがある。

まとめ

Slack で堅牢なサポートモデルを設定するために、チャンネルとワークフローを使用してさまざまな管理タスクのリクエスト管理を簡略化する方法を学びました。Slack でのアプリ管理と新しいユーザーのオンボーディングに関する基本的な手法を確認しました。主な戦略には、OrG レベルで標準アプリとカスタムアプリを事前承認することなどがありました。これにより、ユーザーからのリクエストが削減され、社内のセキュリティポリシーへの準拠も確保されます。事前承認されたリストに含まれていないアプリについては、#plz-admins チャンネル内にワークフローを作成してリクエストプロセスを標準化する方法を学びました。

また、新しいユーザーのオンボーディング戦略も学びました。新しいワークスペースを作成するリクエストを処理するプロセスも確認しました。こうしたスキルは、安全で効率的な Slack 環境の管理についてクライアントに助言するのに役立ちます。円滑なユーザーオンボーディングとワークスペース管理を実現します。このようなアプローチにより、管理者は効率的にリクエストを管理し、負担を減らし、管理者の生産性全体を向上させることができます。

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