画面フロー入門

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

• 画面に追加できるコンポーネントの種類を挙げる。
• 特定の要件に基づいて画面フローの計画を立てる。

始める前に

このバッジでは、受講者が変数、入力、データ要素 (レコードを取得など) を使用してフローを作成する方法を理解していることを前提としています。こうした概念に詳しくない場合や復習が必要な場合は、「フローのデータとアクション」バッジや「Flow Builder のロジック」バッジを参照してください。

ユーザーとやり取りできる強み

自動化によって効率性が飛躍的に高まりますが、時としてすべてを自動化したくないことがあります。組織の心臓となり、魂となり、心となるのは、プログラムではなく、人そのものです。決断を下し、行動を起こすのは人々であるため、自動化をどのように実行するかを人々が主導する必要のある場合があります。

画面フローでは、質問したり情報を提示したりしながら、ユーザーとやり取りします。ユーザーの回答に基づいて、データを更新したり、コミュニケーションを送信したり、後続の質問や情報を表示したりすることができます。

さらに、画面をどのような方法でユーザーに表示するかも選択できます。画面は Lightning ページに埋め込むことや、ボタンをクリックして起動すること、任意の Salesforce アプリケーションの下部にドッキングすることのほか、Experience Cloud ページで外部に公開することもできます。つまり、自在に活用できるということです!

優れた潜在性を備えた画面フローを巧みに操るシステム管理者は、ユーザーにとってスーパーヒーローのような存在になります。ユーザーが必要な情報を必要なときに提示し、ユーザーの入力に基づいて誘導してタスクを自動化すれば、ユーザーの貴重な時間を節約し、負担を軽減することができます。

画面とは?

このモジュールで画面フローと言う場合、画面要素や画面コンポーネントを意味することもあれば、画面を指していることもあります。では、用語の説明から始めましょう。 

「Flow Builder のロジック」バッジを修了している場合は、納入先住所を設定する画面フローを作成しています。この画面フローでは、画面要素を使用しました。あらゆる要素の中で、フローの実行時にユーザーに表示される唯一の要素が画面要素です。この画面要素内で、ユーザー入力を収集する画面コンポーネントを選択して、画面キャンバスに配置しました。

画面は、フローの実行時にユーザーに表示されるページです。ページはそれぞれ、フローキャンバス上の 1 つの画面要素で定義されます。画面要素がユーザーのモニター画面全体を占める必要はありません。Salesforce ウィンドウのごく一部に組み込まれている場合でも、画面といいます。

フローの画面要素が実行されると、フローがその要素に留まり、ユーザーが操作するまで待機します。ユーザーが [次へ] をクリックすると、フローが再びパスを進行します。数ページにわたる質問や指示をユーザーに提示する場合は、複数の画面要素を使用します。

画面コンポーネント

画面コンポーネントにはさまざまな種類がありますが、次の 3 つに大別されます。

• 表示コンポーネント: 情報の表示のみを行います。ユーザーの入力は受け入れません。
• 入力コンポーネント: ユーザーの入力を受け入れます。入力された内容を保持し、フローの後半で使用できるようにします。
• レコード項目: 同様にユーザーの入力を受け入れますが、入力された内容をレコード変数に保存します。レコード項目コンポーネントについては、後続の単元で説明します。

上記の 3 種類のコンポーネントのうち、使用頻度が最も高いのは入力コンポーネントです。入力コンポーネントは Salesforce オブジェクトの項目のようなものと考えることができます。ユーザーがデータを入力でき、その入力が保持されます。ただし、画面フローにデータが保持されるのはフローが終了するまでです。フローの終了後もデータを保存する場合は、[レコードを作成] や [レコードを更新] などのデータ要素が必要です。

入力コンポーネントとオブジェクト項目にはもう 1 つ重要な類似点があります。多数の共通するデータ型を使用することです。代表的な例として、テキスト、チェックボックス、日付、日付/時間、参照、選択リストなどの画面コンポーネントがあります。概して、Salesforce に存在するデータ型については、画面コンポーネントでユーザーにその型のデータを求める方法が存在します。(そのデータ型自体を求めることができなくても、何らかの方法があります。たとえば、パーセント画面コンポーネントというものはありませんが、数値コンポーネントを使用して、入力されたデータをパーセント項目に送信することができます。)

こうした類似点により、画面フローを使用してレコードを簡単に処理できます。たとえば、レコードを作成しようとしたユーザーが、大量の項目を目の当たりにして尻込みすることは珍しいことではありません。気後れしてデータを入力する気にならないかもしれません。中には、Salesforce レコードページへの入力に煩わしさを覚え、取りあえず紙に書き留めておくという人もいます。後で入力するつもりなのかもしれませんが、実行されるとは限りません。他方、ユーザーにとって特に必要な項目のみを入力するよう求める画面フローを表示すれば、ユーザーがデータを入力する可能性がはるかに高まります!

画面コンポーネントを Salesforce の項目と対応させる必要はありません。どのようなことでも質問でき、フローで可能なデータの処理方法に従ってその回答を利用できます。

画面フローを使用してお客様のサポート依頼をキャプチャする

Flo Smith は Pyroclastic, Inc. の上級 Salesforce システム管理者であり、ビジネスアナリストです。このモジュールでは、あなたは Flo のチームの Salesforce システム管理者として、Flo が Pyroclastic のビジネスプロセスの一部を自動化するのに協力します。 

Pyroclastic のサポートエージェントは、新しいケースの情報をキャプチャしたときに、通話者の取引先責任者レコードを表示して編集したいと考えています。Flo から、サポートエージェントが必要とする情報をキャプチャし、その情報を使用して新規ケースを作成する画面フローを作成するよう依頼されました。その画面フローを Flo がサポートチームの取引先責任者 Lightning ページに組み込む予定です。

要件を検証してフローの計画を立てる

Flow Builder を起動してフローの作成に取りかかる前に、さらなる情報を収集して、どのようなフローにするか描き出します。まず、数人のサポートマネージャーとミーティングを行い、どのような情報を把握したいか確認します。

マネージャーが求めている主な情報は次のとおりです。

• 通話者による問題の説明
• サポートエージェントによるその問題の要約
• 通話中に問題が解決されたかどうかのインジケーター

この情報に基づいて、要件をさらに掘り下げていきます。

この要件の各部を順番に見ていきましょう。

1. エージェントが情報をキャプチャするためには、ユーザーが入力可能なフローが必要です。画面要素を設定した画面フローを使用します。
2. エージェントが新しいケースの情報を収集したら、Salesforce の新規ケースレコードにその情報を取り込む必要があります。このためには [レコードを作成] 要素が必要です。
3. サポートエージェントが通話者の取引先責任者レコードを表示していることから、このレコードの何らかの情報を表示するフローが役立つものと思われます。取引先責任者レコードのデータを画面フローに渡すことが可能な変数が必要です。

ここで、新規ケースレコードが作成された場合に、どのような情報を自動入力する必要があると思われるか検討します。

まず、この新しいケースの情報をユーザーが画面要素に入力する必要があります。続いて、フローでケースレコードが作成される際、この情報が項目に自動入力されるようにします。

画面要素

* スムーズなユーザーエクスペリエンスを実現するために、切り替え画面コンポーネントを使うことが考えられますが、1 つ問題があります。切り替えコンポーネントは True と False のいずれかの値を返すことです。[ケース 状況] は選択リスト項目で、選択肢にさまざまな値が設定されます。そのため、切り替え値を選択リスト値に対応付ける手段が必要になります。

数式リソースを使用すれば、True と False の値を対応付ける選択リストの値に変換できます。

• 切り替えが [Solved (解決済み)] に設定された場合は、切り替えで True を返し、数式で [クローズ] を返すようにします。
• それ以外の場合は、切り替えで False を返し、数式で [新規] を返すようにします。

次に、現在の取引先責任者レコードから 2 種類の情報を [レコードを作成] 要素に入力する必要があります。

[レコードを作成] 要素

計画が出来上がったら、早速 Flow Builder を起動して、新規フローの構築に取りかかりましょう。

リソース

• Salesforce ヘルプ: フロー要素: 画面
• Salesforce ヘルプ: 標準フロー画面コンポーネント
• Salesforce ヘルプ: フロー画面入力コンポーネント: 切り替え