営業ワークスペースを効果的に活用するための準備をする

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

• 営業ワークスペースを有効にするために必要な管理要件を特定する。
  
• Salesforce の設定でワークスペースを有効にして定義する方法を説明する。
  

事前準備

営業ワークスペースはコマンドセンターとして機能し、エージェントの活動、取引先、取引先責任者、売上予測のデータを集約して、業務の流れの中で直接インサイトや最適な次のアクションを生成します。このワークスペースを効果的に活用するためには、強固な基盤が必要です。エージェントを適切に設定する必要があります。お客様との最近の会話や更新情報を取得して、チームが商談を進める際に活用できるようにする必要があります。信頼できる売上予測も必要です。さらに、Data 360 のデータガバナンスを通じて、適切な人々が適切な時点で適切なデータにアクセスできるようにする必要があります。

こうした基盤を築くために、何がどの程度必要なのかを検討します。おわかりのとおり、決して容易な作業ではありませんが、Salesforce Go の明確なガイダンスに従えば、シンプルかつ体系的な方法で構築していくことができます。営業ワークスペースを Salesforce Go 経由で有効にすると、ワークスペースを動作させるために必要な根幹的な機能を利用できます。ワークスペースの一般的な設定プロセスもこの一部です。

1. スマートなリストビューをオンにする: リード、取引先責任者、取引先のインテリジェンスビューを有効にします。これは、従来の静的なリストに代わる動的なワークスペースで、活動が表示され、画面を離れることなくアクションを実行できます。
   
2. メールやミーティングを接続する: Einstein 活動キャプチャを使用してメールとカレンダーアカウントを接続します。こうすれば、メールやミーティングが適切なレコードに自動的に記録され、データの手動入力が軽減されます。
   
3. 会話データを接続する: 会話インテリジェンス (旧称: Einstein 会話インサイト) をオンにすると、通話録音や重要な瞬間を分析することや、お客様の新たなトレンドを特定して検討することができます。
   
4. 商談リストを強化する: パイプラインインスペクションを有効にすれば、商談と週単位の推移を示す統合ビューが表示され、リスクのある商談や成立する可能性が高い商談を強調表示する AI シグナルが示されます。
   
5. Data 360 のセキュリティ設定を開始する: データガバナンス権限セットを作成するとユーザーアクセスを管理できるため、適切なチームメンバーが機密性の高いエンゲージメントのメトリクスやインサイトを参照できます。
   
6. 分析を作成する: 事前構築されたデータコンポーネントと営業テンプレートをインストールすれば、日常的な判断に必要なグラフ、メトリクス、コンテキストに応じたおすすめがワークスペースに自動的に表示されます。
   

上記の機能を有効にしたら、組織に固有のビジネス要件に基づいてシステムを設定することができます。

一例として、商談リストを強化する際に必要な手順を確認します。営業ワークスペースを有効にすると、会話インテリジェンスが有効になります。 をクリックして、[Conversation Intelligence (会話インテリジェンス)] 設定ページに移動すると、実行する必要のあるすべての設定手順がリストされます。チームが使用するトランスクリプト、ビデオ、音声サービスを接続する必要があります。

[代替テキスト: お客様との会話を分析するためのトランスクリプト、ビデオ、音声プロバイダーを接続する手順がリスト表示されている、Salesforce の [Setup (設定)] 内の [Conversation Intelligence (会話インテリジェンス)] 設定ページ。]

接続すると、お客様との会話が Salesforce に取り込まれます。Salesforce で会話の内容が分析され、検索可能なコンテキストと有益なインサイトに変換されます。こうしたインサイトが営業ワークスペースに直接表示され、おすすめの提示や、作業の流れの中で表示される最適な次のアクションに活用されます。

どの機能も設定手順はほぼ同じです。Salesforce Go で機能を有効にしてから、ビジネス要件に基づいて設定します。営業ワークスペースに表示される内容の質は、こうした決定の質に左右されます。

自動設定が完了したら、最終手順を実施して営業担当が使えるようにします。

• Data 360 のセキュリティを設定する: 自動的に作成されたシンプルなセキュリティポリシーを有効にするか、独自のポリシーを設定します。Data 360 を初めて使用する場合は、この手順が特に重要です。
  
• メールプロバイダーや録音プロバイダーを接続する: 会話や活動に関するインサイトを取得できます。
  
• ユーザーにアクセス権を付与する: 営業担当に適切な権限を付与して、新しいエクスペリエンスを利用できるようにします。
  
• 売上予測種別をオンにする: この手順を実行すると、売上予測に Salesforce を使用していなくても、営業ワークスペースに営業担当向けの正確な予想達成率が示されます。
  

さらに、省略可能ながら推奨される以下の手順も検討します。

• 目標を追加して、営業担当が達成メトリクスを追跡できるようにする。
  
• 営業担当に次のステップを推奨するエージェントを設定する。
  

設定プロセスや、エンゲージメントエージェント、パイプライン管理エージェントが付属する Agentforce Sales についての詳細は、この単元の「リソース」セクションを参照してください。

ワークスペースの内容

構築に数日間費やした後、いよいよ営業ワークスペースを稼働させます。この短期間のうちに、標準搭載の分析ダッシュボードを設定して、営業チームと連携して業務を補佐する複数のエージェントを有効にしました。さらに、何よりも重要なこととして、営業担当が間もなく活用することになる、洗練された最新のユーザーエクスペリエンスを導入しました。

1 週間後、営業担当に再度連絡して、新しいエクスペリエンスがどのように機能しているか確認します。営業担当は、受信したリードへの対応が容易になり、商談の前に適切なコンテキストを得るために要する手間が大幅に軽減されたと述べます。軽いやり取りの後に初回のミーティングのメモを見返すと、当初挙げられていた課題の多くが、この新しいワークスペースで対処されていることに気が付きます。

エージェントの活動の監視

営業ワークスペースに、エージェントが完了した作業の明確な一元型のビューが示されるため、AI が主導する作業にまつわる不確実性が解消されます。憶測したり、複数のレコードを手作業で確認したりする必要がなくなり、エージェントによるパイプラインへの貢献度を瞬時に確認できます。[Agent Completed (エージェントが完了)] をクリックすると、エージェントがセールスプロセスをどの程度積極的にサポートしているかに関するリアルタイムのサマリーにアクセスできます。

このビューは、進行状況をすぐさま把握して、どこに自動化の効果が表れているかを理解するうえで役立ちます。たとえば、次の点を確認できます。

• コンテキストを拡充するために調査した取引先数
  
• インサイトやサマリーを収集するためにトランスクリプトを作成した通話数
  
• 関係の構築を加速するために作成した取引先責任者数
  
• コミュニケーション履歴を保持するために記録したメール数
  
• パイプラインの成長を維持するために生成したリード数
  
• エンゲージメントや次のステップを推進するために予約したミーティング数
  
• 最新のやり取りを反映するために更新した商談数
  

活動サマリーは過去 14 日間を対象とし、営業担当の成功を後押しするためにエージェントがバックグラウンドで常時どのように稼働しているかの最新ビューを示します。

主な KPI の達成に向けた進歩状況の追跡

営業ワークスペースでは、上部に極めて重要なパフォーマンスメトリクスが表示されるため、目標に対するリアルタイムの進歩状況を即座に認識できます。複数のレポートを見て回らなくても、ビジネスの全般的な健全性が示されるため、 このデータから、営業担当が自分自身の現状をすぐさま認識できます。

このワークスペースでは、パフォーマンスの次の 3 つの主な領域に焦点が当てられています。

1. 予想達成率: このメトリクスを見れば、当期の目標に対する商談成立状況を簡単に比較できます。期待収益に対する収益予測も示されるため、営業担当が目標との差を瞬時に把握して、期末までにあとどれだけ達成する必要があるかを正確に認識できます。
   
2. 取引開始済みリード: このメトリクスは、プロスペクティング活動の有効性を追跡します。営業担当が商談に変換したリードの割合を経時的に表示します。取引開始率がトレンドラインで視覚化されるため、変換が着実に増加しているのか、アウトリーチの手法を再考する必要があるのかを営業担当が把握できます。
   
3. 有効な取引先: このメトリクスは、営業担当のエンゲージメントレベルを測定します。進行中の商談がある取引先の数を表示します。テリトリー内の好調な地域と関係が停滞していると思われる地域が強調表示されるため、営業担当が一部の地域を疎かにすることがなくなります。
   

こうしたメトリクスと Salesforce の標準ダッシュボードの違いは、前者は直接アクションを実行できることです。営業ワークスペースでは、目標達成に向けた進歩が滞っている状況を営業担当が察知し、パフォーマンスのギャップを具体的なおすすめに結び付けることができます。たとえば、予想値から営業担当が目標を達成できない可能性が示唆された場合に、営業ワークスペースにそのギャップを埋めるのに十分な収益が見込める商談が提案されることがあります。

同様に、取引開始済みのリード数が少ない場合は、営業ワークスペースに、アイドルリードにエンゲージすることや、未連絡の見込み客をエージェントに割り当てることが提案される可能性があります。

こうした KPI が組み合わせられた営業ワークスペースでは、レポートツールが意思決定の指針になります。

適切な次のステップの特定

営業ワークスペースの下部にあるフィードには、AI のおすすめが優先順に示されるため、憶測する必要がなくなり、分析麻痺に陥って判断を下せなくなることもありません。このセクションに、コンテキストに応じた提案が集約され、商談を前進させるために今すぐ取り組むべき事項が明示されます。

営業ワークスペースのフィードから次のようなアクションを直接実行できます。

1. 今後のミーティングの準備: 行動が商談または取引先に関連付けられている場合は、ワークスペースに [Prepare for Meeting (ミーティングの準備を行う)] という提案が示されます。営業担当が [Prepare (準備)] を選択すると、やり取りが始まる前に関連情報のサマリーにアクセスして、必要なブリーフィングを確認できます。
   
2. リードのエージェントへの割り当て: 新規リードまたは未連絡のリードにアウトリーチする必要がある場合、フィードにそれぞれのリードにエンゲージするためのアクションが提案されます。営業担当が [Assign to Agent (エージェントに割り当て)] を選択すると、対象の見込み客がリード育成エージェントに引き継がれ、そのエージェントが自動的に初期エンゲージメントを実施します。
   
3. 商談の更新の確認: 営業の会話やコミュニケーションのトランスクリプトに基づいて、エージェントが商談の次のフェーズへの進行や次のステップの更新など、パイプラインデータに必要な変更を検出します。営業担当は [Review (確認)] を選択して、この項目の更新内容を確認して承認します。こうした確認によって CRM データの正確性が維持され、手動入力が減少します。
   

営業担当は大変な仕事をこなしています。業務のペースが速いため、常に情報を整理して、お客様とのミーティングに備えるのは容易なことではありません。営業ワークスペースがあれば、営業担当に必要なものがすべて 1 か所に集約されるため、主要な活動の最新情報を把握して、特に重要なことに集中できるようになります。

まとめ

今後も営業担当の業務を数回そばで観察して、エージェントへの指示を改良していきます。また、Lightning Page Builder でページレイアウトを調整し、ビジネスの運営方法にエクスペリエンスを適合させます。現在では営業担当が、連携しているエージェントがどのように作業しているかを明確に把握して、主な KPI メトリクスや販売目標に簡単にアクセスし、CRM 全体の活動に基づいてインテリジェントなおすすめを確認できるようになりました。営業ワークスペースには、営業担当が必要とするものが揃っています。Salesforce の機能が集約されたため、営業担当に目に見えた改善がもたらされていることに、あなたは万感の思いを抱きます。綿密な設定の結果、実際的なインパクトをもたらし、営業担当を満足させることができました。これこそが管理者の醍醐味です。

数日後、営業担当に再び連絡を入れたところ、 ソリューションがうまく機能しており、戦略的な業務に割く時間が増えているという報告を受けました。

順調です! 基本設定に留まらず、営業ワークスペースも活用すれば、営業担当を成功に導く中央ハブを構築できます。今では営業チームがパフォーマンスのギャップを埋め、高価値の商談に重点的に取り組むために必要なインサイトを得ることができます。次回の月次レビューでは、データを基に話し合いを進め、具体的なアクションにつなげることができそうです。

リソース

• Salesforce ヘルプ: Set Up Sales Workspace (営業ワークスペースの設定)
• Salesforce ヘルプ: Get Started with Data 360 (Data 360 の使用開始)