賢い時間管理
学習の目的
この単元を完了すると、次のことができるようになります。
- 時間監査を実行する。
- 今すぐ行う ToDo と後で行う ToDo に優先順位を付ける。
時間の使い方を見直す
ここ最近は時間の使い方が数年前とは異なっているかもしれません。新しい責任や仕事が発生する場合があります。育児や心身の健康、その他の責任やニーズの中でリモート勤務とハイブリッド勤務のバランスを取りながら、家庭生活に新たなリズムを生み出しているかもしれません。
リモート勤務によって柔軟性が若干高まったとしても、タスクに優先順位を付け、現時点で何をすべきで、何を後回しにできるかをなかなか認識できないことがあります。そのため、(職場でも家庭でも) 責任を共有する全員で業務をどのように分担してバランスを取るかを話し合うことが重要になります。
この単元では、各自の時間を効率よく管理して、業務で最適なレベルの生産性を達成しながら、仕事と生活のバランスをうまく取るためのヒントをご紹介します。
時間監査の実行
生産性を最大限に高めるためには、各自の時間管理に真剣に取り組む必要があります。最初のステップは、自分がどのように時間を過ごしているかを調べることです。1 日の一瞬一瞬をどのように使っているかを知るには、時間監査を実行します。
時間監査とは、その名のとおり自分が行っているすべてのことを詳細に記録する方法で、これを 1 週間分行います。1 枚の紙を用意するかスプレッドシートを作成し、1 日中 30 分ごとに何を行っているかをメモします。時間管理アプリケーションを使用することも考えられます。(「リソース」セクションにオプションのリストへのリンクが記載されています。)
どこに時間を費やしているかがわかれば、時間がかかるタスクから最大の投資回収率がもたらされているかどうかを判断できます。
優先順位を付ける
適切なタスクに集中的に取り組んでいるかどうかはどうすればわかるのでしょうか? それは ABC 123 で簡単に調べることができます。
ABC 123 は、どの ToDo を最初に行い、どの ToDo を後で行うかを選択する方法です。ABC 123 を使用すると、各 ToDo について、全体的な目標に対する影響と完了に要する時間を考慮できます。
全体的な目標への影響
A — 大きい
B — 中くらい
C — 小さい
完了までの時間
1 — 短い
2 — 中くらい
3 — 長い
ToDo リストの各項目に値 (A1、B2、C3 など) を割り当てます。そして、A1 項目から始めてリストに優先順位を付けます。A1 項目は、目標への影響が大きく、短時間で完了するので最初に実行します。C3 項目は、目標への影響が小さく、長時間かかるので最後に実行します。
行き詰まりを解消するためのヒント
どれだけ ToDo リストを工夫して時間を管理しても、1 つの ToDo に行き詰まることがあります。それを解消するにはどうすればよいでしょうか? 成功のための次のヒントを試してください。
- プロジェクトが遅れていることを早い段階で他の人に知らせる。
- 期日を延期できるかを調べる。
- 頭を休め、後でもう一度取り組む。
3 つ目のヒントを侮ってはいけません。ときには短い休憩を取るだけで、戻ってきたときに何時間も悩んでいた問題を解消できることがあります。
時間管理アプリケーション
時間管理の方法やヒントを見てきました。次は、時間を管理して生産性を維持するために使用できるアプリケーションを見ていきましょう。
| アプリケーション | 方法 | 理由 |
|---|---|---|
|
Salesforce アプリケーション |
|
会話や ToDo を頭の中ではなくツールの中で管理する。 |
|
カレンダーライブアプリケーション |
|
何を実行すべきか、いつ実行するかを正確に知る。 |
まとめ
ここまでで、時間を管理するための次のような良いアイデアが得られました。
- 時間監査を実行する。
- ABC 123 を使用して何が最も重要かの順位を付ける。
- 行き詰まりを解消する戦略を確認する。
- テクノロジーを利用する。
次の単元では、メールやカレンダーを使いこなす方法について詳しく見ていきます。