ワークフローを管理する

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

• ワークフローをテストする。
  
• ワークフローを編集する。
  
• ワークフローのベストプラクティスを適用する。
  

ワークフローをテストする

新しいワークフローを作成したら、ほかのユーザーが利用できるようにする前に、非公開でトリガーしてテストすることをお勧めします。ほかのユーザーがあまり使用していない公開テストチャンネルに追加するか、独自のテストチャンネルを作成します。ワークフローの権限を特定のチャンネルまたはユーザーに制限することで、さらに安全性を高めることができます。準備ができたら、権限を更新して、多くのユーザーがワークフローを利用できるようにします。

権限設定を使用すると、ワークフローを見つけてコピーできるユーザーや、一緒に管理できるユーザーなど、あらゆるアクセス権限を設定できます。

ワークフローにマネージャーを追加する

おそらく、ワークフローを 1 人で作成して管理することはないでしょう。ワークフローのマネージャーとして追加したユーザーには、ワークフロー作成者であるあなたと同じ権限が付与されます。どのワークフローマネージャーも、管理者を含め、ほかのマネージャーを追加および削除できます。

ワークフローマネージャーは以下の操作を行えます。

• ワークフローの名前、説明、カスタムアイコンを変更する。
  
• ワークフローステップを編集または削除する。
  
• ワークフローの権限を調整する。
  
• ワークフローのアクティビティを表示する。
  
• ワークフローを非公開にする、あるいは削除する。
  
• ほかのワークフローマネージャーを追加または削除する。
  
• ワークフローをエクスポートする。
  

ワークスペースの所有者と管理者は、ワークスペース内で公開されている任意のワークフローに自分自身をマネージャーとして追加できます。管理者が参加していないプライベートチャンネルで自分自身をワークフローマネージャーとして追加した場合、そのチャンネル名は表示されません。

ワークフローを表示する

Slack 組織内でワークフローを公開して共有すると、チームメンバーは Slack 内のいくつかの場所でそのワークフローを見つけることができます。

ワークフローを表示する

ワークフローへのリンクを共有した場合、あるいは Slack ユーザーが自らチャンネルを開いた場合、そのユーザーはチャンネル内からワークフローにアクセスして利用できます。チャンネルでワークフローを目立つように表示すると、チャンネルメンバーが 1 回のクリックでアクセスできるよう、メニューバーに表示されます。これは、重要なワークフローを見つけやすい場所に配置するよい方法です。

ワークフローを編集する

ワークフローに変更を加える必要がある場合は、いつでも編集できます。ワークフローマネージャーは、ワークフロービルダーでタイトル、ステータス、または最近編集されたものから検索してワークフローを見つけることができます。ワークフロービルダーでワークフローを表示して管理できるのは、ワークフローマネージャーと Slack 管理者のみであることに注意してください。

ワークフローの編集中には、次のことができます。

• トリガーを変更する
  
  • 絵文字トリガーやスケジュールトリガーなど、一部のトリガーはワークフローの公開後でも編集できます。ワークフローが一度も公開されていない場合は、新しいトリガーを選択できます。公開済みワークフローのトリガーを変更するには、コピーを作成し、新しいトリガーを選択して、新しいバージョンを公開します。
    
• ステップを変更する
  
  • ステップを追加および削除したり、その動作を変更したりできます。
    
• ワークフローの詳細を変更する
  
  • 新しい名前、説明、またはカスタム画像を追加できます。
    
• ワークフローをインポートまたはエクスポートする
  
  • ワークフローをエクスポートして Slack の外部で共有できます。エクスポートファイルを共有されたユーザーは、そのワークフローを自分のワークスペースまたは組織にインポートできます。
    
• 権限を更新する
  
  • ワークフローマネージャーを追加または削除し、さらにワークフローを使用およびコピーできるユーザーを変更できます。
    
• ワークフローを非公開にする
  
  • 大きな変更を加える場合は、最初にワークフローを非公開にします。これにより、変更を加えている間は、ほかのユーザーが一時的にワークフローにアクセスできなくなります。更新したバージョンの準備ができたら、ワークフローを再公開します。
    
• ワークフローを削除する
  
  • ワークフローを Slack から完全に削除します。
    

ワークフローの編集が完了したら、変更を公開してほかのユーザーが利用できるようにします。

編集エラーのトラブルシューティングのヒント

ワークフローの編集中にエラーが発生した場合は、ワークフロービルダーの [Activity (アクティビティ)] タブと [Settings (設定)] タブを使用して、ワークフローエラーを調査します。

ワークフローに関するレポートを確認する

ワークフローマネージャーであれば、ワークフローの [Activity (アクティビティ)] タブで、ワークフローのアクティビティとパフォーマンスに関するレポートを確認できます。ステータス、期間、特定のユーザーで絞り込むことができます。ワークフローの実行時の特定のインスタンスを詳しく調べて、詳細を確認することもできます。

効果的なワークフローを作成するためのヒント

各人のワークフローがそれぞれ異なるように、ベストプラクティスもそれぞれ異なります。ワークフローを初めて作成するときに役立つヒントや秘訣をいくつかご紹介します。

ワークフローを作成および管理する際は、プライベートチャンネルでのテスト、変数データの使用、確認メッセージの送信、ツールの接続、ワークフローを見つけやすくする、といったベストプラクティスに従います。権限設定を使用してアクセスを制御し、既存のワークフローの編集やレポート作成など、ワークフローの管理を支援するマネージャーを追加します。

これで、Slack ワークスペースのワークフローをテスト、表示、編集する方法を理解できました。ワークフローにマネージャーを追加すれば、既存のワークフローの監視やレポート作成を支援してもらうことができます。ベストプラクティスに従い、重要なワークフローを目立つように表示して、ユーザーがワークフローでビジネスプロセスを自動化できるようにしましょう。

リソース

• Slack ヘルプ: ワークフローマネージャーを追加または削除する
• Slack ヘルプ: Slack ワークフローのエクスポートとインポート
• Slack ヘルプ: ワークフローを編集・管理する