実行可能なワークフローを特定する

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

• ワークフローで自動化できる定型的なビジネスプロセスを特定する。
  
• ワークフローのコンポーネントを説明する。
  
• ワークフロービルダーのアクセス権限を管理する。
  

自動化するビジネスプロセスを特定する

ワークフローを作成する前に、まずはチームが現在時間を費やしている一般的なプロセスのうち、効率と生産性の向上に向けて自動化できるものを検討します。休暇申請の確認、インシデントの管理、プロジェクトの更新状況の確認などの定型的な業務は、ワークフローを使用して自動化できるタスクの代表例です。

このモジュールでは「ビジネスプロセス」という用語を多用しますので、まずはその定義を確認しましょう。ビジネスプロセスとは、特定の目標を達成するために順番どおりに完了する必要がある、一連の連続した反復可能なタスクを意味します。

こうしたプロセスには、新入社員のオンボーディングやヘルプデスクチケットのトリアージのように、あらかじめ手順や役割が明確に定義されているものもあれば、 プロジェクトの進捗共有やフィードバックのやり取りのように、チームの実務の中で自然に形作られていくものもあります。

自動化を検討すべきビジネスプロセスの例をいくつか紹介します。

• 従業員のオンボーディング
  
• カスタマーサポート
  
• 顧客のオンボーディング
  
• コンテンツとコミュニケーションの確認
  
• マーケティングキャンペーン
  
• リクエストと承認 (休暇申請、文書、経費精算)
  
• 出張の予約
  
• 発注書の履行
  
• ステータス更新の報告
  
• フィードバックの収集
  
• Q&A セッション
  
• インシデント管理
  

では、いくつかのユースケースの例を詳しく見てみましょう。

ワークフローとは、複数のステップから成るタスクを自動化したものです。業務で行うほとんどのタスクやプロセスは、ワークフローとして整理して自動化できます。定型的なプロセスは、ワークフロー化によって効率化できるため、生産性や製品品質の向上だけでなく、従業員の士気向上にもつながります。また、ワークフローを活用すれば複数のアプリケーション間を行き来する必要がなくなり、全員が本当に重要な業務に集中しやすくなります。

ワークフローのコンポーネント

ワークフローを構成するコンポーネントは複数あります。ワークフローを実行するために必要なコンポーネントもあります。また、ニーズに合わせてワークフローをさらにカスタマイズできる省略可能なコンポーネントもあります。ワークフローを作成するには、各コンポーネントを設定して、Slack 上でビジネスプロセスやタスクを進められるようにします。

Slack のトリガーとステップを備えたビジュアルインターフェースを使って、ワークフローコンポーネントを簡単に設定できます。たとえば、Slack で共有する情報を集めるフォームを表示したり、誰かが Slack チャンネルに参加したときにカスタムメッセージを送信したりできます。以降の各単元では、ワークフローをゼロから作成する方法、AI を使用してカスタムワークフローの生成を支援する方法、事前作成済みテンプレートを選択する方法を学びます。

実際のワークフローコンポーネント: 新入社員を歓迎する

これらのワークフローコンポーネントは、すべて連携して特定のビジネスプロセスを自動化します。例として、チームの新入社員を歓迎する場合を見ていきましょう。この場合は、次のコンポーネントを使用してワークフローを作成できます。

• トリガー: 新しいメンバーがチームチャンネル (#team-channel) に参加する。
  
• ステップ:
  
  • 新入社員に、歓迎メッセージと、相互理解のためのアンケートに記入するボタンを含むダイレクトメッセージを送信する。
    
  • アンケートの回答のコピーをチームチャンネルに送信する。
    
• ボタン: ダイレクトメッセージには、[Tell us about yourself (ご自身について教えてください)] ボタンが含まれます。クリックすると、アンケートが起動します。
  
• 変数: アンケートの回答は、チームチャンネルへのメッセージの変数となり、 各質問に対する新入社員の回答を反映して更新されます。
  
• ワークフローマネージャー: ワークフローの作成者であるあなたがデフォルトでマネージャーとなりますが、ほかのマネージャーを追加して共同で管理することもできます。
  

ワークフローコンポーネントは、ユースケースに応じてシンプルにすることも複雑にすることもできます。以降の各単元では、トリガーとステップについてさらに詳しく学びます。

ワークフロービルダーのアクセス権限

ワークフロービルダーは、多くの部門でさまざまなユースケースに使用できます。デフォルトでは、ゲストを除くすべての Slack メンバーがワークフロービルダーにアクセスできますが、管理者とワークスペース所有者はアクセスに関する権限をカスタマイズできます。ワークフロービルダーは Slack 内の安全で信頼性の高い機能ですが、一部の組織では固有のニーズに対応するために、特定の個人、ワークスペース、または組織にアクセスを制限したい場合があります。

ワークフロービルダーの管理者は、以下を制御できます。

• アクセスを特定のメンバーに限定する。
  
• 特定のワークフローステップとトリガーへのアクセスを管理する。
  
• コネクタステップ、Slack Connect チャンネルでのワークフローの使用、受信 Webhook トリガー、フォームデータのダウンロード、ワークフローのエクスポートなど、追加のワークフロー機能へのアクセスを管理する。
  
• 管理対象のワークスペースのワークフローをすべて表示し、自分をマネージャーとして追加してワークフローを編集できるようにする。
  
• ワークフロービルダーへのアクセスを無効にする。
  
• 外部ユーザーが Slack Connect チャンネルでワークフローを使用できるかどうかを決定する。
  

Slack でワークフローを作成する前に、従業員のオンボーディング、承認リクエスト、カスタマーサポートなど、効率と生産性の向上につながる、自動化可能な定型的なビジネスプロセスを特定します。トリガーやステップなどのワークフローコンポーネントは、こうしたタスクを効率よく進められるように調整できるため、チームが複数のアプリケーションや作業を行き来する負担を減らせます。次の単元では、ワークフローを作成するための最初のステップであるトリガーについて詳しく学びます。

リソース

• Slack ヘルプ: ワークスペースの管理: ワークフロービルダーのアクセスと機能を管理する
• Slack ヘルプ: ワークスペースの管理: Slack コネクトの会話内のワークフロー利用状況を管理する
• Slack テンプレートギャラリー