一般的なワークフローを設計する

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

• ワークフローを作成するためのステップを挙げる。
  
• プロダクトフィードバックを追跡するワークフローを設計する。
  

新しいワークフローを作成する

新しいワークフローを作成する際には、2 つのオプションがあります。テンプレートを使用する方法と、ゼロから開始する方法です。テンプレートを使用すると、事前作成済みのフレームワークによって時間を節約できます。一方、ゼロから作成すると、要件に正確に合うようにワークフローを柔軟にカスタマイズできます。それぞれの方法を見ていきましょう。

テンプレートを選択する

Slack で一般的なタスクを自動化するのに役立つ、さまざまなワークフローテンプレートがあります。ワークフローを初めて作成する場合は、テンプレートをカスタマイズすると始めやすくなります。テンプレートを探したり、コネクタで絞り込んだりすることもできます。たとえば、カレンダーイベントを自動化するワークフローを作成する場合は、Google Calendar でテンプレートを絞り込めます。

ゼロから開始する

より複雑なワークフローや、まだテンプレートがないタスクの場合は、ワークフローをゼロから作成できます。参考となるアイデアが必要な場合は、あらかじめ用意されているプロンプトを選択するか、独自のプロンプトを作成して、Slack AI を利用してワークフローを作成できます。「チャンネルに参加したユーザーに歓迎メッセージを送信する」のような簡単な自然言語のプロンプトを入力すると、Slack AI が自動的にワークフローを生成しますので、それを叩き台としてカスタマイズできます。

プロダクトフィードバックのワークフローを設計する

フィードバックを提供するワークフローのテンプレートはいくつかありますが、このユースケースではワークフローをゼロから作成します。

ユースケース

あなたはプロダクトマネージャーであり、製品に関する顧客フィードバックを常に受け取っています。この情報は、カスタマーサポート、営業、マーケティング、エンジニアリングなど、さまざまなソースから届きます。フィードバックは、Slack の DM、Slack チャンネルメッセージ、Jira のリンクなど、さまざまな形式で届き、詳細レベルもばらばらです。情報が多過ぎることがある一方で、情報がほとんどないこともあり、その場合にはフォローアップの質問が必要になるため時間を取られます。

トリガーを設定する

そこでこの機会に、ワークフロービルダーを使用してプロダクトフィードバックの収集を標準化することにします。では始めましょう。

• まず、フィードバックを収集するための専用チャンネルを作成します。フィードバックチャンネルがすでに存在する場合もあれば、担当しているプロダクト専用のチャンネル (例: #feedback-product-name) を作成したいと思っている場合もあるでしょう。チャンネルの会話を効率化し、集約したい場合には、読み取り専用チャンネルにし、ワークフローに従ってフィードバックを送信する手順を示すことが考えられます。
  
• 新しいワークフローを作成するには、ワークスペース名をクリックし、[Tools (ツール)] | [Workflow Builder (ワークフロービルダー)] を選択します。Labs アプリケーションは次の方法でも見つけることができます。
  
  • [+] 記号 [代替テキスト: プラス記号] を選択し、[Workflow (ワークフロー)] を選択します。
    
  • [Automations (自動化)] を選択して、[Workflows (ワークフロー)] タブに移動します。
    
  • メッセージコンポーザーに /workflow コマンドを入力します。
    
• [New Workflow (新規ワークワークフロー)] をクリックします。
  
• [Build Workflow (ワークフローを作成)] を選択して、ゼロから開始します。
  
• ワークフローの詳細を編集して、次のように設定します。
  
  • ワークフローに名前を付けます。例: Submit product feedback (プロダクトフィードバック)
    
  • 短い説明を追加します。Fill out a short form to submit your product feedback to the feedback channel. (短いフォームにプロダクトフィードバックを入力してフィードバックチャンネルに送信します。)
    
  • ワークフロー画像をアップロードすることもできます (省略可能)。
    
  • [保存] をクリックします。
    
• ワークフローをトリガーするイベントを選択します。この場合は、[From a link in Slack (Slack のリンクから)] でワークフローを開始します。
  

• [続行] をクリックします。
  

フォームに入力するステップを追加する

トリガーが設定されたら、一連のステップをワークフローに追加します。フィードバックの場合は、収集したいフィードバックの種類に応じて数種類のパラメーターを設定することをお勧めします。ユーザーに必須フィールドのあるフォームへの入力を求めます。

• ワークフロービルダーで、[Add Steps (ステップを追加)] をクリックします。
  
• [Forms (フォーム)] を見つけて、[Collect info in a form (フォームで情報を収集)] をクリックします。
  
• フォームのタイトルを付けて、回答してもらう質問を追加します。[Short answer (短い回答)]、[Dropdown (ドロップダウン)]、[Multiple choice (複数選択)]、[Slack user or channel (Slack ユーザーまたはチャンネル)]、[Date (日付)] など、さまざまな回答の種別から選択できます。特定の質問を必須または任意に設定することもできます。
  

• [保存] をクリックします。
  

変数データを含むステップを追加する

次に、フォームの回答を保存する場所を選択します。フィードバックは、ほかのユーザーが読めるようにチャンネル内で共有し、送信者には確認メッセージを非公開で送信するのがよいでしょう。ここで、変数データが大きな役割を果たします。

1. ワークフローで [Add Steps (ステップを追加)] をクリックします。
   
2. [Messages (メッセージ)] を選択し、[Send a message to a channel (チャンネルにメッセージを送信)] をクリックします。
   
3. メッセージの送信先チャンネルとして [Channel where the workflow was used (ワークフローが使用されたチャンネル)] を選択します。
   
4. フォームの質問と回答は、メッセージ本文に変数として自動入力されます。チャンネルメッセージに情報を追加する場合は、送信者をメンションするとよいでしょう。
   
   • 次のように入力します。New Product Feedback submitted by (新しいプロダクトフィードバックの送信者)
   • [Insert a variable (変数を挿入)] をクリックします。
     
   • [Person who submitted the form (フォームを送信したユーザー)] を選択します。
     
5. [保存] をクリックします。
   
6. [Steps (ステップ)] メニューで [Messages (メッセージ)] を選択し、[Send a message to a person (ユーザーにメッセージを送信)] をクリックします。
   
7. メッセージの送信先チャンネルとして [Person who submitted the form (フォームを送信したユーザー)] を選択します。
   
   • メッセージを追加します: Thank you for submitting product feedback. You can see any updates or comments related to your feedback by following along in (プロダクトフィードバックを送信いただきありがとうございます。フィードバックに関連する更新やコメントは、次のチャンネルで確認できます。)
   • [Insert a variable (変数を挿入)] をクリックします。
     
   • [Channel where the workflow was used (ワークフローが使用されたチャンネル)] を選択します。
     
8. [保存] をクリックします。
   

ワークフロービルダーでは、各メッセージがどのように表示されるかを、変数データ用のプレースホルダー付きでプレビューできます。

ワークフローができることはこれだけではありません。さらに応用するには、この情報を Google Sheets に送信して追跡と分析をしやすくしたり、PagerDuty に送信して新しいインシデントを立ち上げたり、Trello に送信してプロダクトフィードバックボードに新しいカードを作成したりすることもできます。こうした処理により、ワークフローが各自の特定のプロセスやテクノロジーに合わせて調節されます。

ワークフローを公開する

ワークフローに問題がなければ、[Finish Up (最後の仕上げ)]、[Publish (公開)] の順にクリックします。成功です。これで、ワークフローをほかのユーザーと共有する準備が整いました。リンクで開始する場合は、ユーザーが新しいワークフローを見つけて使用できるように、必ず Slack で共有してください。ユーザーがワークフローを見つけるその他の方法については、次の単元で学びます。

ワークフローの公開時にエラーが発生した場合は、まず次の一般的な対処方法を試してください。

• Slack アプリケーションを使用している場合は、キャッシュの問題が発生している可能性があります。Slack ブラウザーから公開してみてください。
  
• ワークフローが特定のユーザーを参照している場合は、そのユーザーがワークフローの公開先ワークスペースのメンバーであることを確認します。
  
• もともとテンプレートとしてインポートしたワークフローを公開するときにエラーが発生した場合は、新しいワークフローが有効なチャンネルとユーザーを参照していることを確認します。プライベートチャンネルが参照されている場合は、チャンネル名が正確であることを確認します。
  

これで、新しいワークフローの作成方法を理解し、自分のユースケースに適した方法を選べるようになりました。基本的なワークフローをゼロから設計することで、各コンポーネントの使い方や設定方法、そして最初から最後まで一貫したワークフローの組み立て方を理解できました。次は、ワークフローをより幅広いユーザーに共有し、その使用状況を監視し、必要に応じて変更を加えていきます。

リソース

• Slack ヘルプ: 自動化 : シンプルなフォームを使って情報を収集する
• Slack ヘルプ: ワークフローを作成する : ワークフローテンプレートを使用する
• Slack ヘルプ: AI を使用して Slack ワークフローを作成する