ワークフローにステップを追加する

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

3 種類のワークフローステップを説明する。
ボタンと変数を使用してステップをカスタマイズする。

ワークフローのステップ

ワークフローのトリガーを選択したら、ステップを追加して、メッセージを送信したり、フォームで情報を収集したり、ほかのツールやサービスでアクションを実行したりできます。こうした設定によって、Slack ワークスペースの外にまたがるタスクも自動化できます。

ワークフローのステップは、ビジネスプロセスを完了するために実行するアクションです。ワークフローが開始されると、追加したステップが指定した順序で実行されます。

ワークフロービルダー画面。[Start the workflow (ワークフローを開始)] の下で [Starts from a link in Slack (Slack のリンクから開始)] が選択され、[Then, do these things (次に、これらを実行する)] というタイトルのフィールドに [Add steps (ステップを追加)] が表示されている。ステップの下にはオプションのリストが表示されている。

ビジネスプロセスの複雑さに応じて、ワークフローに 1 つ以上のステップを追加します。

ワークフローのステップの種類

ワークフローには、Slack ステップ、コネクタステップ、カスタムステップの 3 種類のステップを追加できます。シンプルなプロセスであれば 1 つのステップ、より複雑なプロセスであれば一連のステップを追加します。

ステップの種類	説明	このステップを追加できるユーザー
Slack ステップ	メッセージの送信やチャンネルへのユーザーの追加など、Slack でアクションを実行する。	全員 (デフォルト)
コネクタステップ	Google スプレッドシートに行を追加したり、新しい Zoom ミーティングを作成したりといったアクションをサードパーティサービスで実行する。	全員 (承認されている場合)
カスタムステップ	開発者が指定した任意のアクションを実行できるように、各組織で個別に作成されたステップ。	アプリケーションコラボレーター (アプリケーションの承認後)

各種類のステップを詳しく見ていきましょう。

Slack ステップ

Slack ステップは、Slack ワークスペースでアクションを実行するために使用します。多くのステップを利用して、さまざまなビジネスプロセスを自動化できます。以下で一般的な Slack のステップをいくつか確認し、Slack で独自のワークフローを作成して理解を深めましょう。

Slack の機能領域	ステップの目的
Slack AI	パブリックチャンネルを要約する。
Canvas	Canvas をコピー、共有、または更新する。
Lists	リスト項目を追加、選択、または更新する。アクティビティフィードに通知を送信する。リストをユーザーと共有する。
Channels	チャンネルを作成、アーカイブ、またはチャンネルにユーザーを追加する。
Users	ユーザーグループを作成する。ユーザーグループにメンバーを追加または削除する。
Messages	メッセージにリアクションを追加または削除する。スレッドでメッセージに返信する。ユーザーまたはチャンネルにメッセージを送信する。自分だけに表示されるメッセージを送信する。
Forms	フォームで情報を収集する。
ワークフローコントロール	ワークフローの実行を遅らせる。
Sales Elevate	Salesforce チャンネルを作成する。チャンネルの Salesforce レコードを検索する。 Sales Home に要約を送信する。自分の Sales ホームに送信する。 Salesforce チャンネルにメッセージを送信する。

Slack ステップ: メッセージの詳細を確認する

メッセージは、ワークフローのアクションをチームに伝えるための効果的な方法です。メッセージステップを使用して定期的なコミュニケーションを自動化し、重要な情報が一貫して自動的に共有されるようにします。

ワークフローを開始したユーザーや、ワークフローに関連する対応が必要な Slack 内のほかのユーザーにメッセージを送信します。

メッセージの受信者	ユースケースの例	Slack での推奨事項
ワークフローをトリガーしたユーザー	ワークフローの使用に役立つヒントを提供する。歓迎メッセージとオンボーディングタスクを伝える。送信内容を誰かが受け取り、それに対して対応したことを伝える。	これらのメッセージは DM として送信して、受信者がリクエストの完了を把握し、必要なフォローアップアクションも伝わるようにします。
ワークフローに基づいて対応する必要があるユーザー	リクエストが送信され、対応が必要であることを通知する。チームへのリマインダーを送信する。作業の進行状況とステータスをチームメンバーに共有する。変更を通知する。フィードバックを求める。	これらのメッセージはチャンネルまたはスレッドに送信して、ほかのユーザーが進捗を簡単に確認できるようにします。

チャンネルにメッセージを送信するステップを設定するには、そのチャンネルへの投稿権限が必要です。投稿権限がない場合は、権限の付与を所有者または管理者に依頼してください。

変数

ワークフロー変数を使用して、ワークフローメッセージやほかのワークフローステップをカスタマイズします。変数を使用すると、前のステップの情報を参照できるため、ワークフローを柔軟にパーソナライズし、開始から完了まで一貫した体験を作成できます。

ワークフローの開始方法、ステップを操作するユーザー、ワークフローに渡される情報 (フォームへの回答など) に応じて、さまざまな種類のステップに異なる変数を追加できます。

ワークフロー変数は、主にメッセージステップで使われます。たとえば、変数を使用してワークフローを開始したユーザーにメッセージを送信したり、ワークフローが開始されたチャンネルにメッセージを送信したり、さらにはメッセージ本文にフォームの回答を含めたりすることができます。

では、チームチャンネルで新入社員を歓迎するワークフローの例をもう一度見てみましょう。変数を含むメッセージステップが 2 つあります。

メッセージステップ: Send a message to { }The user who joined the channel ({ } チャンネルに参加したユーザーにメッセージを送信)
- 変数 A: このステップ変数によって、ワークフローメッセージの受信者が決まります。この場合、メッセージはチャンネルに参加したユーザーに送信されます。
メッセージステップ: Send a message to { }The channel that the user joined ({ } そのユーザーが参加したチャンネルにメッセージを送信)
- 変数 B: このステップの最初の変数によって、メッセージの送信先チャンネルが決まります。この変数は、ワークフローが開始されたのと同じチャンネルを参照しています。
- 変数 C: メッセージ本文には一連の変数があり、フォームの質問と、それぞれに対する新入社員の回答が表示されます。

変数は、ワークフロービルダーでは青色で表示されます。

変数の使い方は、自動化するプロセスと、ワークフローのステップによって異なります。

ボタン

メッセージステップを作成するには、ボタンを追加してワークフローの進行を制御します。ステップにボタンを追加すると、誰かがそのボタンをクリックするまでワークフローは一時停止します。ボタンは、ワークフローを続行したり、リンクを開いたりするために使用できます。

有給休暇申請ワークフロー。Valerie が理由と一緒に有給休暇を申請している。承認者は [Respond (返答)] ボタンをクリックして返答する。

ボタンを追加する方法は次のとおりです。

ステップを追加または編集するときに、[Add Button (ボタンを追加)] をクリックします。
ボタンに表示されるテキストを編集したり、ボタンの色を変更したりできます。
[Behavior (動作)] の下にあるドロップダウンメニューをクリックして、ボタンのアクションを選択します。
[Single-click (シングルクリック)] の横にある切り替えをオンにすると、誰か 1 人がクリックした時点でボタンが無効になります。
- ボタンはデフォルトでは複数回クリックできるため、同じボタンを複数のユーザーが使用できます。
[Advanced options (詳細オプション)] を選択すると、特定のユーザーのみがボタンをクリックできるように制限したり、特定の日時にボタンを無効にする有効期限を設定したりできます。
[Done (完了)] をクリックしてから、[Save (保存)] をクリックします。

Slack ステップ: フォームの詳細を確認する

フォームを使用すると、ワークフローを通して情報を整理して収集できるため、情報の収集方法を標準化し、ほかのユーザーに情報を依頼して何度もやり取りする手間を減らすことができます。フォームは高度にカスタマイズ可能で、自由記述で回答するスペースや、オプションを選択するリストを設定できます。

フォームステップは、次のような情報の収集方法を標準化して自動化したい場合に特に便利です。

リクエストとインシデント
ユースケースとカスタマーストーリー
フィードバック
質問と議題項目
最新の状況
パーソナライズされたチーム紹介

フォームが送信されると、その回答をワークフローの後続ステップに変数として含めることができます。たとえば、ユーザーにフォームへ入力してもらい、インシデントの詳細を含むメッセージをインシデントチャンネルに送信することで、IT チームへのインシデント報告を自動化できます。

[Report an Incident (インシデントを報告)] ワークフローフォーム。インシデントの種類、インシデントの概要、リクエストの緊急度の項目がある。

フォームの回答を CSV ファイルとしてダウンロードする

ワークフローフォームの回答は CSV ファイルとしてダウンロードできます。フォームの質問を変更した場合でも、以前のフォームの回答をダウンロードできます。ワークフローフォームの回答をダウンロードできない場合は、所有者または管理者にサポートを依頼してください。

フォームでは送信先を選択できます。たとえば、フォームの回答を Google Sheets などのサードパーティに送信したり、フォームを送信したユーザーに確認メッセージを送信したりできます。フォームとともに送信するテキストをカスタマイズすることもできます。

コネクタステップ

Slack ワークフローから、ほかのサードパーティサービスでアクションを自動的に実行します。Calendly、Google Sheets、Zoom などの一般的なツールに、ステップを簡単に接続できます。各コネクタには、ワークフローをシームレスに統合するための固有のステップがあります。

コネクタステップの利点:

すべてのツールを 1 か所に集約して、ワークフローをより効率化する。
複雑なタスクでツールを切り替える手間を減らす。
カスタムアプリケーションを作成せずに Slack プロセスをカスタマイズする。

ワークスペースでコネクタの使用が承認されると、Slack を離れることなく、アカウントを認証して接続先サービスでアクションを実行できます。Slack ワークフローにコネクタのステップを追加すると、ワークフローで収集した情報をコネクタに送信したり、そのコネクタから情報を Slack に取り込んだりできます。これにより、ツール間で情報をコピーする必要がなくなります。

次のスクリーンショットに示されているワークフローでは、Slack 内のリンクによってワークフローがトリガーされ、Asana に新しいタスクが作成されます。Slack でフォームにタスクの詳細を入力すると、その内容に基づいて Asana にタスクが自動的に作成されます。タスクを作成した人には、タスクの詳細と、Asana で新しいタスクを表示するためのボタンが含まれた確認メッセージも送信されます。

[Create a new task in Asana (Asana で新しいタスクを作成)] ワークフローでは、Slack 内のリンクからワークフローを開始する。その後、Asana でタスクを作成し、そのワークフローを使用したユーザーに Asana タスク項目の詳細を含むメッセージが送信される。

ワークフロービルダーでは、一般的なアプリケーション向けに多数のコネクタステップを利用できます。以下にその一部を示します。

コネクタ	ステップの例
Asana	プロジェクトを開始する。タスクを作成または更新する。チームにコメントを残す。
DocuSign	DocuSign エンベロープを作成または共有する。
Calendly	ミーティングリンクを取得する。
Giphy	ランダムな GIF を生成する。 GIF を検索する。
Google スプレッドシート	コンテンツを追加または削除する。スプレッドシートを更新する。スプレッドシートの行を選択する。
Jira Cloud	Issue を作成または編集する。
PagerDuty	メモを追加する。エスカレーションレベルを変更する。インシデントをトリガーまたは解決する。
Salesforce	レコードを作成または更新する。 Salesforce フローを実行する。
Zoom	ミーティングを作成する。

ワークフロービルダーを開くと、利用可能なすべてのコネクタと各コネクタのステップを確認できます。

場合によっては、コネクタステップの使用を承認または拒否したり、メンバーが使えるようにするために追加の詳細を設定したりする必要があります。デフォルトの利用可否の設定、ステップの構成、リクエストの確認、アクセス権限の設定、ドメインと認証の管理に関する詳細を管理できます。

カスタムステップ

コネクタステップを使用すると、多くの公開サードパーティサービスと Slack ワークフローを簡単に統合できます。コネクタステップとしてまだ提供されていない社内ツールやほかのサービスがビジネスプロセスに含まれる場合は、独自のカスタムステップのコードを開発して、ワークフロービルダーでチームが利用できるようにできます。

ワークフローステップは、ビジネスプロセスを完了するために実行すべきアクションを決定するために必要です。Slack 内のアクションには Slack ステップを、Slack 外のアクションにはコネクタステップを使用します。必要に応じて、Slack ステップとコネクタステップを組み合わせることもできます。次の単元では、すべてのワークフローコンポーネントを組み合わせて、Slack の一般的なワークフローを作成します。

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