Iniziare a utilizzare i gruppi di insiemi di autorizzazioni
Obiettivi di apprendimento
Al completamento di questa unità, sarai in grado di:
- Definire un gruppo di insiemi di autorizzazioni.
- Descrivere due casi d'uso con gruppi di insiemi di autorizzazioni.
- Spiegare come vengono calcolate le autorizzazioni in un gruppo di insiemi di autorizzazioni.
Concetti di base dei gruppi di insiemi di autorizzazioni
In qualità di amministratore, è molto probabile che tu abbia svariati insiemi di autorizzazioni da assegnare agli utenti. Ed è probabile che tu debba dedicare molto tempo alla gestione delle autorizzazioni di cui gli utenti hanno bisogno, assicurandoti che abbiano solo le autorizzazioni necessarie per svolgere il proprio lavoro. Ad esempio, la tua struttura di assegnazione potrebbe essere simile a quella dell'immagine, in cui è necessario assegnare diversi utenti a diversi insiemi di autorizzazioni.
Data la potenziale velocità di moltiplicazione degli insiemi di autorizzazioni, probabilmente ti chiederai come si possa semplificarne la gestione salvaguardando il principio dei privilegi minimi a tutela dell'organizzazione. Abbiamo una soluzione per te: i gruppi di insiemi di autorizzazioni. Con i gruppi di insiemi di autorizzazioni puoi raggruppare gli insiemi di autorizzazioni in base a una funzione lavorativa. Un gruppo di insiemi di autorizzazioni include tutte le autorizzazioni presenti negli insiemi di autorizzazioni. Puoi persino includere un insieme di autorizzazioni all'interno di più di un gruppo di insiemi di autorizzazioni.
Concedere le autorizzazioni agli utenti in base alle operazioni che eseguono nell'ambito delle proprie funzioni diventa molto più semplice.
Vantaggi dei gruppi di insiemi di autorizzazioni
L'assegnazione delle autorizzazioni agli utenti tramite i gruppi di insiemi di autorizzazioni sembra più semplice, ma in che modo il raggruppamento degli insiemi di autorizzazioni semplifica il lavoro e aiuta ad applicare le assegnazioni in base ai privilegi minimi?
Supponiamo che il vicepresidente del tuo reparto vendite, E.J. Agarwal, abbia utenti che richiedono le autorizzazioni per creare, modificare ed eliminare i sondaggi, per creare e personalizzare le visualizzazioni elenco e i rapporti e per creare e modificare i listini prezzi. Tutti questi utenti svolgono attività che includono i sondaggi sui prezzi.
Ci sono due modi in cui puoi fornire agli utenti di E.J. quello di cui hanno bisogno. Puoi creare un nuovo insieme di autorizzazioni con tutte le autorizzazioni necessarie per questa funzione. Tuttavia, gli insiemi di autorizzazioni devono rimanere abbastanza limitati: in generale, non è opportuno che un insieme di autorizzazioni abbia un numero eccessivo di autorizzazioni. In alternativa, puoi concedere le autorizzazioni assegnando individualmente gli utenti agli insiemi di autorizzazioni che includono le autorizzazioni per ogni operazione, ma questo approccio può creare confusione e diventa difficile da gestire.
A complicare ulteriormente il nostro scenario c'è il fatto che gli utenti che necessitano di autorizzazioni per i sondaggi sui prezzi hanno qualifiche e responsabilità diverse.
- Maria Hernandez, Consulente
- Shaun Chen, Responsabile delle vendite
- Aaron Jones, Direttore dei servizi di vendita
Utilizzando i gruppi di insiemi di autorizzazioni, puoi creare un singolo gruppo che contiene gli insiemi di autorizzazioni con le autorizzazioni necessarie per la funzione correlata ai sondaggi sui prezzi. I singoli insiemi di autorizzazioni del gruppo possono essere utilizzati anche fuori dal gruppo.
Ma c'è dell'altro: E.J. ti ha informato che sono imminenti altre modifiche. La consulenza di Maria termina il mese prossimo e un altro consulente avrà presto bisogno delle stesse autorizzazioni di Maria. Inoltre, due nuovi assunti hanno bisogno di autorizzazioni per gestire i sondaggi sui prezzi. La semplificazione delle modalità di assegnazione delle autorizzazioni agli utenti diventa sempre più importante man mano che il team continua a cambiare e a crescere.
Ad esempio, si può creare un unico gruppo di insiemi di autorizzazioni chiamato Sondaggi sui prezzi, organizzato in base ai requisiti della funzione correlata ai sondaggi sui prezzi. Con questo approccio, è possibile semplificare il processo di assegnazione degli utenti ora e quando il team cresce.
È sufficiente assegnare il gruppo di insiemi di autorizzazioni Sondaggi sui prezzi agli utenti che necessitano delle autorizzazioni per creare, modificare ed eliminare i sondaggi, per creare e personalizzare le visualizzazioni elenco e i rapporti e per creare e modificare i listini prezzi. Non è necessario creare un nuovo insieme di autorizzazioni specifico per i sondaggi sui prezzi o aggiungere utenti a diversi insiemi di autorizzazioni.
Suggerimento: se è necessario creare un nuovo insieme di autorizzazioni per un gruppo di insiemi di autorizzazioni, puoi farlo. Tuttavia, ti consigliamo vivamente di limitare le autorizzazioni incluse in un insieme di autorizzazioni a poche operazioni correlate. Nell'unità successiva, vedremo le strategie di definizione e modellazione degli insiemi di autorizzazioni e dei gruppi di insiemi di autorizzazioni che ne ottimizzano la funzionalità.
Utilizzare i gruppi di insiemi di autorizzazioni nello sviluppo di pacchetti
C'è ancora una cosa. Se hai un abbonamento a un'app con gruppi di insiemi di autorizzazioni, puoi aggiungere insiemi di autorizzazioni gestiti al tuo gruppo locale. In alternativa, puoi aggiungere un insieme di autorizzazioni locale a un gruppo gestito. Perché queste opzioni sono così utili? Il team di sviluppo del pacchetto potrebbe includere le modifiche apportate alle autorizzazioni in un aggiornamento del pacchetto. In questo caso, puoi ricevere gli aggiornamenti importanti assicurandoti che i tuoi utenti mantengano l'accesso di cui hanno bisogno.
Puoi anche usufruire della funzione di disattivazione, utile quando lavori con pacchetti gestiti nella tua organizzazione. Vedremo la disattivazione più in dettaglio in un'altra unità.
Calcolare le autorizzazioni in un gruppo di insiemi di autorizzazioni
Potresti chiederti come vengono determinate le autorizzazioni in un gruppo di insiemi di autorizzazioni, soprattutto se aggiorni gli insiemi di autorizzazioni all'interno del gruppo. Ad esempio, nel gruppo di insiemi di autorizzazioni Sondaggi sui prezzi, abbiamo tre insiemi di autorizzazioni.
- Insieme di autorizzazioni standard Creatore sondaggio
- Un insieme di autorizzazioni personalizzato per l'accesso a visualizzazioni elenco e rapporti
- Un insieme di autorizzazioni personalizzato per l'accesso al listino prezzi
Supponiamo che E.J. venga da te e ti dica che ha dimenticato di informarti di qualcosa: gli utenti nel gruppo di insiemi di autorizzazioni Sondaggi sui prezzi devono anche poter eliminare i listini prezzi. Aggiungi l'autorizzazione per l'eliminazione all'insieme di autorizzazioni per i listini prezzi. Quando aggiungi l'autorizzazione, avvii un ricalcolo dell'insieme di autorizzazioni. Il ricalcolo propaga la modifica apportata nell'insieme di autorizzazioni tramite i gruppi di insiemi di autorizzazioni che contengono l'insieme di autorizzazioni.
Mentre viene eseguito il ricalcolo del gruppo di insiemi di autorizzazioni, gli utenti assegnati mantengono le autorizzazioni rese disponibili dopo l'ultimo ricalcolo completato.
Le modifiche che attivano un ricalcolo di un gruppo di insiemi di autorizzazioni includono:
- Modifica degli insiemi di autorizzazioni esistenti
- Aggiunta di insiemi di autorizzazioni
- Rimozione di insiemi di autorizzazioni
Lo stato di un gruppo di insiemi di autorizzazioni viene visualizzato nella colonna Stato della pagina della visualizzazione elenco gruppi di insiemi di autorizzazioni.
Gli stati validi sono Aggiornato, Non aggiornato, Aggiornamento in corso e Non riuscito.
IMPORTANTE: quando aggiorni le autorizzazioni in un insieme di autorizzazioni, controlla le esigenze di business di tutti gli utenti assegnati all'insieme di autorizzazioni e ai gruppi di insiemi di autorizzazioni correlati.
Nella prossima unità, scoprirai come creare un gruppo di insiemi di autorizzazioni e assegnarlo agli utenti.
