Visualizzare il successo con percorsi e Kanban

Obiettivi di apprendimento

Al completamento di questa unità, sarai in grado di:

• Aggiornare la fase o lo stato di un record utilizzando la funzionalità Percorso.
  
• Aggiornare i record nella visualizzazione Kanban.
  
• Utilizzare i filtri e visualizzare i grafici nella visualizzazione Kanban.
  

Monitorare una trattativa con la funzionalità Percorso

Percorso è uno strumento semplice con alcune potenti funzioni. Potresti averlo già notato nei record lead e opportunità mentre studiavi le altre unità di questo modulo.

Percorso ti mostra a colpo d'occhio a che punto è il record nel processo di vendita. È un indicatore rapido che ti aiuta a visualizzare a che punto sei e la direzione in cui stai andando.

Nota

È necessario che l’amministratore Salesforce abiliti e configuri la funzionalità Percorso.

In Key Fields (Campi chiave) sono evidenziate le informazioni che ti servono di più quando apri un record, evitandoti di dover cambiare scheda o scorrere la pagina per trovare i dati più importanti.

Se hai ancora poca esperienza sul lavoro o in azienda, la sezione Guidance for Success (Guida per il successo), disponibile per ogni fase di un percorso, può aiutarti a prendere dimestichezza rapidamente e ad assicurarti di non tralasciare alcuna attività critica.

Utilizza la funzionalità Percorso per aggiornare lo stato di un record facendo clic su Mark Status as Complete (Contrassegna Stato come Completo/a). In questo modo, il record passa alla fase successiva del percorso. È facile selezionare uno stato diverso se la trattativa perde slancio e hai bisogno di tornare a uno stato precedente, oppure se avanza così velocemente da costringerti a saltare dei passaggi. Fai clic sulla fase del percorso in cui vuoi spostarti, poi fai clic su Mark Current Status (Contrassegna come Stato corrente).

Per creare un percorso:

1. Vai a Set Up (Imposta) e inserisci path (percorso) nella casella Quick Find (Ricerca veloce). Seleziona Path Settings (Impostazioni percorso).
   
2. Se non l’hai già fatto, abilita Path (Percorso). Seleziona New Path (Nuovo percorso).
   
3. Inserisci le informazioni di base sul tuo percorso:
   
   • Path name (Nome percorso)
     
   • Object (Oggetto) su cui basare il percorso
     
   • Record Type (Tipo di record)
     
   • Picklist (Elenco di selezione) su cui basare il percorso
     
4. Fai clic su Next (Avanti).
   
5. Seleziona i campi chiave e inserisci la guida per il successo. Nota: Per ogni fase del percorso, è possibile selezionare fino a cinque campi chiave e inserire fino a 1.000 caratteri per la guida.
   
6. Fai clic su Next (Avanti).
   
7. Completa una delle seguenti operazioni:
   
   • Attiva immediatamente il percorso.
     
   • Torna a Path Settings (Impostazioni percorso) per attivare il percorso in un momento successivo.
     
8. Seleziona uno o più voci in Picklist Values (Valori elenco di selezione) e un'opzione per Celebration Frequency (Frequenza dei festeggiamenti) per l'attivazione dell'animazione di festeggiamento.
   
9. Fai clic su Finish (Fine).
   

Gestire i record nella visualizzazione Kanban

La visualizzazione Kanban offre una visione d'insieme di tutto il lavoro svolto. Ti permette di ordinare, riassumere, filtrare e spostare facilmente le opportunità lungo la pipeline. Puoi utilizzare la visualizzazione Kanban come area di lavoro.

Diamo un'occhiata alla visualizzazione Kanban per le opportunità.

1. Seleziona la scheda Opportunities (Opportunità).
   
2. Seleziona la visualizzazione elenco All Opportunities (Tutte le opportunità).
   
3. Dal menu a discesa Select List Display (Seleziona visualizzazione elenco) , seleziona Kanban.
   

Abbiamo scelto la visualizzazione elenco All Opportunities (Tutte le opportunità) perché ci fornisce la maggior quantità di dati su cui lavorare in questa unità, ma la visualizzazione Kanban è disponibile in quasi tutte le visualizzazioni elenco.

Spostare un'opportunità alla fase successiva

Per impostazione predefinita, il Kanban delle opportunità è organizzato per fasi. Ciascuna colonna rappresenta una fase.

Ecco come spostare un'opportunità alla fase successiva in questa visualizzazione.

1. Fai clic su una qualsiasi trattativa nella colonna a sinistra.
   
2. Con il mouse, trascina la scheda della trattativa in un'altra colonna.
   
3. Rilascia il pulsante del mouse.
   

Ecco fatto.

Agire sui record opportunità

Puoi apportare anche altre modifiche. Devi solo fare clic sulla freccia giù di una scheda Kanban e selezionare Edit (Modifica). Puoi apportare qualsiasi modifica al record direttamente nella visualizzazione Kanban.

Puoi anche eliminare un record o cambiare il titolare dell'opportunità.

Rappresentare in un grafico i dati delle visualizzazioni elenco

Le opzioni di visualizzazione dei dati in Kanban sono diverse.

• Show charts (Mostra grafici) consente di rappresentare in un grafico o in un diagramma una sintesi dei dati della visualizzazione elenco.
  
• Seleziona Pipeline by Account (Opportunità in corso di realizzazione per account) per vedere rapidamente con quale account hai intrattenuto più rapporti commerciali.
  
• Seleziona Pipeline by Stage (Opportunità in corso di realizzazione per fase) per vedere in che fase si trova ogni trattativa. Passa il mouse su una sezione del grafico per maggiori dettagli, oppure guarda sotto il grafico.
  
• Fai clic su Settings (Impostazioni) per cambiare il formato del grafico Pipeline by Stage (Opportunità in corso di realizzazione per fase).
  
• Quando hai finito di rivedere il tuo grafico, fai clic sul segno X per chiudere la barra laterale dei grafici.
  

Filtrare la visualizzazione Kanban

Quando hai molto lavoro da smaltire, puoi utilizzare i filtri per focalizzarti sui record ed esaminare rapidamente record specifici nella visualizzazione elenco.

1. Fai clic su Show filters (Mostra filtri).
   
2. Fai clic su Add Filter (Aggiungi filtro).
   
3. Aggiungi il filtro:
   
   1. Field (Campo): Account Name (Nome account)
      
   2. Operator (Operatore): contains (contiene)
      
   3. Value (Valore): United Oil
4. Fai clic su Done (Chiudi).
   

8. Fai clic su Save (Salva).
   
9. Per nascondere le impostazioni del filtro, fai clic sulla X.
   

La visualizzazione Kanban ora mostra i record account il cui nome contiene le parole United Oil, ossia le trattative su cui hai lavorato con l’account United Oil Plant Standby Generators.

È possibile utilizzare i filtri per ordinare i record in più modi. Ad esempio, puoi trovare le trattative create dopo una certa data o le trattative in cui la data indicata nel campo Last Activity (Ultima attività) risale a un lontano passato.

Qualunque sia il modo in cui scegli di filtrare i record, non dimenticare di disattivare il filtro una volta terminato. Per disattivare il filtro, fai clic su Remove All (Rimuovi tutto). Fai clic su Save (Salva).

Modificare la visualizzazione Kanban

Per impostazione predefinita, con la visualizzazione Kanban delle opportunità i record sono organizzati in colonne in base alla fase. Inoltre, in ogni colonna viene mostrato un riepilogo delle trattative basato sulla somma degli importi delle opportunità presenti in ciascuna colonna. Tuttavia, è possibile modificare sia le colonne in cui sono organizzati i record, sia i numeri utilizzati nel riepilogo.

1. Fai clic sul pulsante Select list display (Seleziona visualizzazione elenco) [testo alternativo” “”].
   
2. Seleziona Kanban.
   

3. Fai clic su List View Controls (Controlli visualizzazione elenco) e seleziona Kanban Settings (Impostazioni Kanban).
   
4. Sostituisci il valore del campo Summarize By (Riepiloga per) con Expected Revenue (Reddito previsto).
   
5. Sostituisci il valore del campo Group By (Raggruppa per) con Type (Tipo).
   

6. Fai clic su Save (Salva).
   

Quando la visualizzazione Kanban viene ricaricata, mostra le opportunità organizzate in colonne basate sul tipo di opportunità. Il riepilogo nella parte superiore di ciascuna colonna è la somma del reddito previsto per ciascun tipo.

Conclusioni

Con Percorso e Kanban, monitorare, gestire e aggiornare i record non è mai stato così facile. La visualizzazione Kanban è disponibile per tutti gli utenti di Salesforce per la maggior parte degli oggetti, tra cui lead, operazioni e altro. La funzionalità Percorso deve essere abilitata e configurata dall'amministratore Salesforce.

Risorse

• Guida di Salesforce: Utilizzo di Kanban per lavorare con le rappresentazioni grafiche dei record