Personalizzare le modalità di approvazione dei record
Obiettivi di apprendimento
Al completamento di questa unità, sarai in grado di:
- Definire un processo di approvazione ed elencarne i componenti principali.
- Pianificare l'automazione di un processo aziendale utilizzando un processo di approvazione.
Iniziare a utilizzare le approvazioni
Un processo di approvazione automatizza le modalità di approvazione dei record di Salesforce nell'organizzazione. In un processo di approvazione, si specificano:
- Le fasi necessarie per l'approvazione di un record e la persona responsabile dell'approvazione di ciascuna fase. Ad esempio, quando un dipendente crea una richiesta di ferie, si fa in modo che Salesforce invii automaticamente una richiesta di approvazione al manager di quel dipendente.
- Le azioni da intraprendere in base a ciò che accade durante il processo di approvazione. Ad esempio, se una richiesta di ferie viene approvata, i campi del record del dipendente vengono aggiornati. Se invece la richiesta viene rifiutata, viene inviata una notifica al dipendente.
Esaminiamo un esempio di processo di approvazione per vedere come un record si muove attraverso le varie fasi. In questo esempio, un utente presenta una richiesta per una nuova posizione in un'azienda.
Quando un utente richiede per la prima volta l'approvazione di una nuova posizione, si hanno le azioni di invio iniziali. L'azione di invio iniziale predefinita blocca il record. Questa azione impedisce ad altri utenti (ad eccezione degli approvatori e degli amministratori) di modificare il record mentre è in attesa di approvazione. Altre possibili azioni di invio sono l'invio di un avviso via email, l'aggiornamento del campo di un record, la creazione di un'attività e l'invio di un messaggio in uscita.
Le fasi di approvazione assegnano le richieste di approvazione a vari utenti e definiscono la catena di approvazioni per un determinato processo di approvazione. In questo esempio, la prima fase assegna la richiesta di approvazione al responsabile diretto dell'autore dell'invio.
Se il responsabile diretto respinge la richiesta, vengono eseguite le azioni di rifiuto definitivo, impostando lo stato di approvazione della posizione su Rejected (Rifiutato).
Se il responsabile diretto approva la richiesta, il record passa alla fase successiva: l'approvazione del CEO. Se il CEO rifiuta la posizione, le azioni di rifiuto definitivo sono le stesse.
Se il CEO approva la posizione, vengono eseguite le azioni di approvazione definitiva. Lo stato di approvazione passa ad Approved (Approvato), il record viene sbloccato per aggiornamenti futuri e il dipendente che ha richiesto la nuova posizione ne viene informato.
Le azioni di approvazione definitiva avvengono solo quando un record viene approvato e non sono previste ulteriori fasi di approvazione.
Creare un processo di approvazione
Ora che abbiamo visto lo schema di base di un processo di approvazione, entriamo nel vivo. Devi assicurarti che un responsabile approvi le opportunità scontate di oltre il 40% L'opportunità deve riflettere il proprio stato di approvazione: approvata o non approvata.
Pianifica il processo aziendale prima di cercare di automatizzarlo. Così facendo, diventa molto più facile da configurare quando si utilizza uno dei nostri strumenti di automazione.
Pianificazione preliminare
Prima di lanciarci, cerchiamo di mettere a punto un piano.
| Per... | Abbiamo bisogno di... |
|---|---|
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Monitorare la percentuale di sconto di ciascuna opportunità |
Un campo personalizzato (Opportunità) |
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Monitorare lo stato di approvazione di ciascuna opportunità |
Un campo personalizzato (Opportunità) |
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Richiedere l'approvazione dei responsabili quando lo sconto di un'opportunità è superiore al 40% |
Un processo di approvazione (Opportunità) |
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Notificare ai responsabili quando lo sconto di un'opportunità deve essere approvato |
Un modello di email |
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Quando i responsabili rispondono, aggiorna lo stato di approvazione dell'opportunità |
Azioni di approvazione (Aggiornamento del campo) |
Stiamo semplificando questo scenario ai fini di questa sfida. Nel mondo reale, si può utilizzare il campo di sconto standard su un prodotto opportunità e poi usare un campo di riepilogo di roll-up per aggiungere quel valore al record opportunità.