Automatizar gestión de casos

La gestión de casos significa organización de casos de clientes en una sola ubicación y asegurarse de que llegan a la persona correcta, para obtener la respuesta ideal en el momento adecuado. Service Cloud hace todo eso en segundo plano con herramientas de automatización. El servicio es más sencillo, más rápido y mejor con una pequeña automatización.

Maria explora algunas de las herramientas de automatización de casos principales. Observa que automáticamente es la palabra clave.

Basándose en lo que pueden hacer las herramientas, Maria apunta algunas preguntas para formular al equipo de servicio de Ursa Major Solar. Las respuestas determinan qué herramientas utiliza Maria para automatizar la gestión de casos.

Basándose en la planificación de automatización de casos de Maria, sabe que el equipo de asistencia Platinum comparte una carga de trabajo de casos entrantes. Estos casos son de clientes que pagan más para obtener el mejor servicio. Para ayudar a estos agentes a localizar y empezar a trabajar en esta lista de casos de clientes de alta prioridad, Maria crea una cola. Veamos cómo lo hace.

1. Solo tiene que hacer clic en el icono de engranaje y seleccionar Service Setup (Configuración de servicio).
   
   
2. En Service Setup (Configuración de servicio), introduzca Queues (Colas) en el cuadro Quick Find (Búsqueda rápida) y, a continuación, seleccione Queues (Colas).
   
   
3. Haga clic en New (Nuevo).
   
   
4. Escriba una etiqueta y un nombre para la cola, como Platinum Support (Asistencia Platinum).
   
   
5. Si desea que los agentes del servicio de asistencia incluidos en la cola reciban un mensaje de correo electrónico cuando llega un nuevo caso, deje correo electrónico de cola en blanco. De lo contrario, escriba una dirección de correo electrónico para notificar a una o varias personas con la dirección de correo electrónico cuando llega cada nuevo caso.
   
   
6. Agregue Case (Caso) a Selected Objects (Objetos seleccionados).
   
   
   
   
7. Agregue miembros (incluyéndose usted mismo), a la cola y guarde los cambios. Ahora que se creó la cola, consúltela en busca de agentes de asistencia. Podemos llegar allí con unos clics.
   
   
8. Haga clic en la ficha Cases (Casos).
   
   
9. En la lista View (Vista), seleccione Platinum Support (Asistencia Platinum).
   
   
   
   
10. Esta es la cola, que está vacía en estos momentos.
    
    
    

Mientras planifica la automatización de casos, Maria descubre que puede asignar casos entrantes a una sola persona, grupos de personas o incluso colas. Ya que algunos agentes de asistencia en Ursa Major Solar trabajan en la instalación de paneles solares, ella crea una regla de asignación para que cualquier caso con un motivo que incluye “instalación” se les asigne automáticamente. Esto es lo que hace.

1. En Service Setup (Configuración de servicio), introduzca Case Assignment Rules (Reglas de asignación de casos) en el cuadro Quick Find (Búsqueda rápida) y, a continuación, seleccione Case Assignment Rules (Reglas de asignación de casos).
   
   
2. Haga clic en New (Nuevo).
   
   
3. Escriba Solar Panel Installation (Instalación de paneles solares) y guarde los cambios.
   
   
4. Seleccione la regla que acaba de crear y, junto a Rule Entries (Entradas de regla), haga clic en New (Nuevo). Aquí es donde agregamos los detalles del título que determinan la asignación de casos.
   
   
   
   
5. En Sort Order (Orden de clasificación), escriba 1 para que la entrada que agreguemos se procese primero. Habitualmente, crearía una regla de asignación con varias entradas diferentes que se procesan en orden cronológico. Cuando un caso coincide con una entrada, se asigna sin proceder a otras entradas.
   
   
6. En criterios de entrada, seleccione Case (Caso): Motivo de caso igual a instalación. Una de las cosas más útiles de las reglas de asignación de casos es que puede determinar cómo se asignan casos basándose en campos desde registros que no sean casos. Por ejemplo, puede elegir la asignación de casos basándose en campos desde cuentas, contactos, activos o usuarios.
   
   
7. Agréguese como Usuario asignado a la entrada de regla. Damos por sentado que usted es un agente experto en la instalación de paneles solares.
   
   
8. En Email Template (Plantilla de correo electrónico), haga clic en la búsqueda y seleccione una plantilla para recibir un correo electrónico cada vez que se le asigna un caso con un motivo de instalación.
   
   
   
   
9. Guarde sus cambios.
   
   
10. Haga clic en Edit (Modificar) para marcar la regla como Active (Activa) y, a continuación, guarde los cambios. Cuando activa una regla de asignación, ésta desactiva cualquier otra regla de asignación en su organización, por lo que asegúrese de que su regla activa incluye todas las entradas de asignación que su equipo de asistencia necesita.

Ahora, cualquier caso sobre problemas de instalación se asigna automáticamente.

Al planificar la gestión de casos con el equipo de servicio, Maria descubre que algunos casos se deben distribuir a la persona correcta en 5 horas. Un caso de cliente persistente puede arruinar una gran negociación o empañar la marca de Ursa Major Solar. Al igual que las reglas de asignación, Maria puede utilizar reglas de distribución para especificar criterios que desencadenan una acción automáticamente en un caso. Para la distribución de casos, utiliza el horario laboral predeterminado de su organización, que simplemente significa que el equipo de servicio está disponible 24 horas al día, 7 días a la semana. Puede cambiar Horario laboral en Configuración de la empresa en Configuración de servicio. A continuación se describe el proceso que sigue Maria para establecer la regla.

1. En Service Setup (Configuración de servicio), introduzca Escalation Rules (Reglas de distribución) en el cuadro Quick Find (Búsqueda rápida) y, a continuación, seleccione Escalation Rules (Reglas de distribución).
   
   
2. Haga clic en New (Nuevo).
   
   
3. Escriba Gold Support (Asistencia Gold), haga clic en Active (Activa) y, a continuación, guarde los cambios. La activación de una regla desactiva cualquier regla activa existente.
   
   
4. Seleccione la regla que acaba de crear y haga clic en New (Nueva) para agregar una entrada de regla. Aquí es donde agregamos los detalles que determinan cuándo se distribuye el caso.
   
   
   
   
5. En Sort Order (Orden de clasificación), escriba 1 para que la entrada que agreguemos se procese primero. En el mundo real, crearía una regla de distribución con varias entradas diferentes que se procesan en orden cronológico. Cuando se presenta un problema de cliente y se convierte en un caso, se asigna basándose en la primera entrada que coincide.
   
   
6. En criterios de entrada, seleccione Case (Caso): Estado igual a Nuevo. Al igual que otras reglas, puede determinar la distribución de casos automática basándose en campos en registros que no sean casos.
   
   
7. Establecer el horario laboral como la asistencia ininterrumpida predeterminada de su organización.
   
   
8. Establecer que el horario de distribución se basa en cuándo se crean los casos.
   
   
9. Guarde los cambios y, a continuación, haga clic en New (Nueva) para agregar una acción de distribución.
   
   
10. En Age Over (Antigüedad), introduzca 5. Aquí, 5 es el número de horas a las que se distribuyen casos cuando tienen un estado de Nuevo. Recuerde, buscamos casos cerrados después de 5 horas. Puede establecer acciones de distribución en incrementos de 30 minutos al seleccionar 30 en los minutos del menú desplegable.
    
    
    
    
11. Autoasígnese casos, y en Notification Template (Plantilla de notificación), haga clic en el icono de búsqueda para seleccionar cualquier plantilla. En una empresa real, asignaría casos a un equipo o gestor de asistencia.
    
    
12. Selecciónese como usuario para notificar y en Notification Template (Plantilla de notificación), haga clic en el icono de búsqueda para agregar una plantilla para ver cómo funciona esto.
    
    
13. Guarde sus cambios.

Ahora, cualquier caso que no se cierre en 5 horas se asigna a la persona correcta.

Nota: Para mantener el cuadro Asignar utilizando una regla de asignación activa seleccionado de forma predeterminada en casos, utilice las Propiedades de formato en formatos de página de caso.

Desde el plan de automatización de casos de Maria, sabe que el equipo de servicio desea que los clientes reciban una confirmación cuando se reciba su caso. Con las reglas de respuesta automática, puede estar segura de que cada cliente de Ursa Major Solar sabe que se le escucha. Configura reglas de respuesta para que los clientes reciban automáticamente un correo electrónico personalizado cuando piden ayuda. Veamos cómo lo hace.

1. En Service Setup (Configuración de servicio), introduzca Case Auto-Response Rules (Reglas de respuesta automática de casos) en el cuadro Quick Find (Búsqueda rápida) y, a continuación, seleccione Case Auto-Response Rules (Reglas de respuesta automática de casos).
   
   
2. Haga clic en New (Nuevo).
   
   
3. Escriba Welcome to Support (Le damos la bienvenida al servicio de asistencia), haga clic en Active (Activa) y, a continuación, guarde los cambios. La activación de una regla desactiva cualquier regla activa existente.
   
   
4. Seleccione la regla que acaba de crear y haga clic en New (Nueva) para agregar una entrada de regla. Aquí es donde agregamos algunos detalles que determinan qué plantilla de correo electrónico enviaremos a un cliente.
   
   
   
   
5. En Sort Order (Orden de clasificación), escriba 1 para que la entrada que agreguemos se procese primero. En el mundo real, crearía una regla de respuesta con varias entradas diferentes que se procesan en orden cronológico. Cuando se presenta un problema de cliente y se convierte en un caso, se asigna basándose en la primera entrada que coincide.
   
   
6. En criterios de entrada, seleccione Case (Caso): Origen de caso igual a correo electrónico. Al igual que las reglas de distribución, puede determinar la respuesta automática para enviar a un cliente basándose en campos desde registros que no sean casos.
   
   
7. Agregue un nombre y una dirección de correo electrónico para incluir en la línea del remitente de la plantilla de correo electrónico que se envía a los clientes.
   
   
8. En el campo de búsqueda, seleccione cualquier plantilla para ver cómo funciona esto.
   
   
   
   
9. Guarde los cambios y ya habrá terminado.

Con la automatización de casos básica completada, el equipo de servicio en Ursa Major Solar está esperando un servicio más sencillo y más rápido. Pero Sita y Roberto desean sacar el máximo provecho de su inversión de Service Cloud. Se preguntan qué otras herramientas de gestión de casos puede utilizar el equipo en el futuro.

Maria examina más opciones de gestión de casos. Apunta estos descubrimientos para compartir.

Sita y Roberto desean explorar algunas de estas herramientas cuando vuelvan a la etapa de gestión de casos de su recorrido de servicio. Pero por ahora, les gustaría dar un salto adelante a los fundamentos de la participación digital.