Mejorar la calidad de los datos en Salesforce
Objetivos de aprendizaje
- Explicar la manera en la que los datos duplicados suponen un desperdicio.
- Explicar cómo gana su empresa cuando evita los datos duplicados.
- Identificar soluciones para resolver y evitar los datos duplicados.
Por qué los datos duplicados suponen un problema
Si sigue la ruta Optimizar las funciones de ventas para Lightning Experience, conocerá a la administradora de Salesforce en Ursa Major, Maria Jimenez. Trabaja para ayudar a los equipos de ventas a trabajar de manera eficiente y vender de forma eficaz. Pero el gerente de ventas de la empresa, Lincoln, compartió con Maria un problema frecuente relacionado con la calidad de los datos con los que trabajan los representantes de ventas.
- Hace perder el tiempo de los clientes potenciales y los clientes.
- Tiene varios representantes que llaman a los mismos clientes potenciales y clientes, lo cual parece algo agresivo.
- Parece una empresa bastante desorganizada.
Los datos duplicados también afectan a los administradores, incluido usted. Esto se debe a que los registros duplicados hacen que los equipo de ventas pierdan la confianza en los sistemas de CRM. Lo último que quiere es que los equipos se cuestionen la validez de los datos en los que confían.
Por suerte, Maria tiene algunas ideas para ayudar a mejorar la reputación de Ursa Major y recuperar la confianza de los representantes de ventas en Salesforce. Le explica a Lincoln que al marcar los registros que son duplicados potenciales puede ahorrar tiempo a los representantes y evitar que pierdan oportunidades de ventas importantes. Los representantes todavía tienen acceso a todos los detalles relevantes de los clientes potenciales y de los clientes. Pero como saben de la existencia de un posible registro duplicado, pueden estar seguros de que están capturando datos en el registro correcto.
Ventajas de los datos sin duplicar
Cuando los representantes de ventas trabajan con datos sin duplicar, no hay duda sobre si otro compañero ya está trabajando con el mismo cliente potencial. Además, los representantes pueden contar con tener toda la información en un único registro de contacto, en lugar de intentar conseguir más detalles en un registro duplicado.
Es importante que los equipos de ventas se sientan seguros de que usted gestiona Salesforce y proporciona funciones con la confianza de su equipo y con el éxito en mente. Cuando su sistema de CRM no tiene dato duplicados, los representantes confían en que los datos están ordenados y merecen la pena.
Herramientas de gestión duplicadas para Salesforce
Hemos abordado algunos de los problemas que los datos duplicados presentan para su empresa. Salesforce ayuda a los representantes a manejar los registros duplicados, desde cualquier dispositivo. Además, le proporcionamos opciones para evitar que los representantes de ventas creen más registros duplicados con Gestión de duplicados. Está disponible para las ediciones Professional, Enterprise y Unlimited, y se puede descargar de forma gratuita.
- Cuentas de negocios
- Contactos
- Candidatos
- Cuentas personales
- Registros creados a partir de objetos personalizados
Sin embargo, puede configurar una regla para incluir coincidencias parciales, que identifican posibles registros duplicados según algunas diferencias de ciertos campos. Por ejemplo, puede crear una regla para incluir coincidencias parciales en cuanto a los nombres. Gestión de duplicados identifica dos contactos que pueden ser posibles registros duplicados, Margaret Chan y Maggie Chan.
Identificar registros duplicados y cómo gestionarlos
| Qué es | Qué define |
|---|---|
| Regla de coincidencia | Los criterios de coincidencia para identificar los registros duplicados. Salesforce incluye tres reglas de coincidencia estándar: una para las cuentas de negocios, una para los contactos y candidatos y otra para las cuentas personales. Crear otras regla de coincidencia es muy sencillo. Le mostramos cómo lo hace Maria en la siguiente unidad. Nota: Si tiene activada la opción Cuentas personales, obtiene una cuarta regla de coincidencia para las cuentas personales; si ha comprado Pardot Account Engagement (Advanced o Premium), obtiene una quinta regla de coincidencia para los candidatos en las cuentas. |
| Regla duplicada | Cuando Salesforce utiliza reglas de coincidencia y determina las acciones que hay que llevar a cabo a medida que se encuentra con duplicados. Según la manera en la que configure Gestión de duplicados, se avisará a los representantes de ventas de que están a punto de crear un duplicado, o bien, se impide que los representantes de ventas creen un duplicado. Si su empresa comenzó a utilizar Salesforce con la versión Spring ’15 o posterior, le ofrecemos reglas de duplicados estándar para cuentas de negocios, contactos, candidatos y cuentas personales. Si su empresa comenzó a utilizar Salesforce con la versión Winter ’15 o anterior, como Maria, usted mismo creará las reglas, lo cual resulta bastante sencillo. |
Puede gestionar las regla de coincidencia y las reglas de duplicados en Configuración.
Cómo funciona Gestión de duplicados
Veamos lo que ocurre cuando Erin, uno de los representantes de ventas de Ursa Major, crea un contacto en Salesforce.
Erin crea el contacto y Salesforce busca posibles duplicados (1). Según los criterios de una regla de coincidencia que Maria configuró anteriormente, Salesforce proporciona una lista de posibles duplicados (2).
La regla de duplicado determina las opciones de Erin. La regla puede hacer que Erin no cree un registro o permitir que lo cree y mostrar una alerta (3). Si crea el contacto, la regla puede incluso agregar posibles duplicados a un informe para que Lincoln, su gestor, lo vea.
En este caso, la regla de duplicados estándar avisa a Erin del posibles duplicado. Tiene la opción de dirigirse al contacto que ya está en Salesforce, o continuar con la creación del registro, incluso si se trata de un posible duplicado.
Recursos
- Ayuda de Salesforce: Gestión de registros duplicados
