Mejorar la calidad de los datos en Salesforce
Objetivos de aprendizaje
Después de completar esta unidad, podrá:
- Explicar la manera en la que los datos duplicados suponen un desperdicio.
- Explicar cómo gana su empresa cuando evita los datos duplicados.
- Identificar soluciones para resolver y evitar los datos duplicados.
Por qué los datos duplicados suponen un problema
Si sigue la ruta Optimizar las funciones de ventas para Lightning Experience, conocerá a la administradora de Salesforce en Ursa Major, Maria Jimenez. Trabaja para ayudar a los equipos de ventas a trabajar de manera eficiente y vender de forma eficaz. Pero el gerente de ventas de la empresa, Lincoln, compartió con Maria un problema frecuente relacionado con la calidad de los datos con los que trabajan los representantes de ventas.
A veces, los representantes llaman sin darse cuenta a candidatos y contactos de otros representantes. Los registros duplicados causan problemas para los equipos, ya que los representantes normalmente no saben que esos duplicados están ahí. Esto no es algo bueno, puesto que a través de las redes sociales, Lincoln supo que algunos clientes potenciales y clientes de Ursa Major proporcionó comentarios negativos sobre su empresa. En algunos de los comentarios se puede ver la siguiente información sobre Ursa Major:
- Hace perder el tiempo de los clientes potenciales y los clientes.
- Tiene varios representantes que llaman a los mismos clientes potenciales y clientes, lo cual parece algo agresivo.
- Parece una empresa bastante desorganizada.
La parte en la que se dice que Ursa Major es una empresa desorganizada es importante. Cuando los clientes sienten que la empresa no supervisa sus negocios, también pueden preocuparse por sus propios intereses. Los representantes de ventas de Ursa Major no tienen intención de molestar a los clientes y clientes potenciales. Pero es fácil ver que la reputación de la empresa está en juego.
Los datos duplicados también afectan a los administradores, incluido usted. Esto se debe a que los registros duplicados hacen que los equipo de ventas pierdan la confianza en los sistemas de CRM. Lo último que quiere es que los equipos se cuestionen la validez de los datos en los que confían.
Por suerte, Maria tiene algunas ideas para ayudar a mejorar la reputación de Ursa Major y recuperar la confianza de los representantes de ventas en Salesforce. Le explica a Lincoln que al marcar los registros que son duplicados potenciales puede ahorrar tiempo a los representantes y evitar que pierdan oportunidades de ventas importantes. Los representantes todavía tienen acceso a todos los detalles relevantes de los clientes potenciales y de los clientes. Pero como saben de la existencia de un posible registro duplicado, pueden estar seguros de que están capturando datos en el registro correcto.
Ventajas de los datos sin duplicar
Cuando los representantes de ventas trabajan con datos sin duplicar, no hay duda sobre si otro compañero ya está trabajando con el mismo cliente potencial. Además, los representantes pueden contar con tener toda la información en un único registro de contacto, en lugar de intentar conseguir más detalles en un registro duplicado.
Es importante que los equipos de ventas se sientan seguros de que usted gestiona Salesforce y proporciona funciones con la confianza de su equipo y con el éxito en mente. Cuando su sistema de CRM no tiene dato duplicados, los representantes confían en que los datos están ordenados y merecen la pena.
Herramientas de gestión duplicadas para Salesforce
Hemos abordado algunos de los problemas que los datos duplicados presentan para su empresa. Salesforce ayuda a los representantes a manejar los registros duplicados, desde cualquier dispositivo. Además, le proporcionamos opciones para evitar que los representantes de ventas creen más registros duplicados con Gestión de duplicados. Está disponible para las ediciones Professional, Enterprise y Unlimited, y se puede descargar de forma gratuita.
Gestión de duplicados ayuda tanto a usted como a los equipos de ventas a gestionar los duplicados de manera rápida y sencilla para lo siguiente:
- Cuentas de negocios
- Contactos
- Candidatos
- Cuentas personales
- Registros creados a partir de objetos personalizados
Es altamente configurable y le ofrece mucho más que una lógica de detección exacta y coincidencias. Nuestro sistema de coincidencias estándar detecta posibles registros duplicados en coincidencia exactas, como dos contactos con el mismo nombre, Margaret Chan.
Sin embargo, puede configurar una regla para incluir coincidencias parciales, que identifican posibles registros duplicados según algunas diferencias de ciertos campos. Por ejemplo, puede crear una regla para incluir coincidencias parciales en cuanto a los nombres. Gestión de duplicados identifica dos contactos que pueden ser posibles registros duplicados, Margaret Chan y Maggie Chan.
Identificar registros duplicados y cómo gestionarlos
Maria piensa trabajar codo con codo con Lincoln para decidir la manera en la que Salesforce identificará los registros duplicados con el fin de permitirlos o evitarlos. En primer lugar, se familiariza con dos aspectos importantes a la hora de controlar los registros duplicados en Salesforce.
Qué es |
Qué define |
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Regla de coincidencia |
Los criterios de coincidencia para identificar los registros duplicados. Salesforce incluye tres reglas de coincidencia estándar: una para las cuentas de negocios, una para los contactos y otra para los candidatos. Crear otras regla de coincidencia es muy sencillo. Le mostramos cómo lo hace Maria en la siguiente unidad. Nota: Si tiene activada la opción Cuentas personales, obtiene una cuarta regla de coincidencia para las cuentas personales; si ha comprado Pardot Account Engagement (Advanced o Premium), obtiene una quinta regla de coincidencia para los candidatos en las cuentas. |
Regla duplicada |
Cuando Salesforce encuentra duplicados, utiliza reglas de coincidencia y determina las acciones que hay que llevar a cabo. Según la manera en la que configure Gestión de duplicados, se avisará a los representantes de ventas de que están a punto de crear un duplicado, o bien, se impide que los representantes de ventas creen un duplicado. Si su empresa comenzó a utilizar Salesforce con la versión Spring ’15 o posterior, le ofrecemos reglas de duplicados estándar para cuentas de negocios, contactos, candidatos y cuentas personales. Si su empresa comenzó a utilizar Salesforce con la versión Winter ’15 o anterior, como Maria, usted mismo creará las reglas, lo cual resulta bastante sencillo. |
Puede gestionar las regla de coincidencia y las reglas de duplicados en Configuración.
Cómo funciona Gestión de duplicados
Veamos lo que ocurre cuando Erin, uno de los representantes de ventas de Ursa Major, crea un contacto en Salesforce.
Erin crea el contacto y Salesforce busca posibles duplicados (1). Según los criterios de una regla de coincidencia que Maria configuró anteriormente, Salesforce proporciona una lista de posibles duplicados (2).
La regla de duplicado determina las opciones de Erin. La regla puede hacer que Erin no cree un registro o permitir que lo cree y mostrar una alerta (3). Si crea el contacto, la regla puede incluso agregar posibles duplicados a un informe para que Lincoln, su gestor, lo vea.
En este caso, la regla de duplicados estándar avisa a Erin del posibles duplicado. Tiene la opción de dirigirse al contacto que ya está en Salesforce, o continuar con la creación del registro, incluso si se trata de un posible duplicado.
Recursos
Utilice estos recursos para conocer más detalles sobre la gestión de registros duplicados.
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Ayuda de Salesforce: Gestión de registros duplicados