Introducción a Flow Trigger Explorer

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

• Utilizar Flow Trigger Explorer para acceder a información acerca de objetos y automatizaciones.
  
• Utilizar Flow Trigger Explorer para cambiar el orden en el que se ejecutan los flujos desencadenados por un registro.
  
• Utilizar la página Time-Based Workflow (Flujo de trabajo basado en tiempo) para supervisar las acciones pendientes en instancias individuales de flujos.
  

Gestionar los flujos desencadenados por un registro con Flow Trigger Explorer. Esta herramienta es más visual e interactiva que la vista de lista estándar de Flows. Con Flow Trigger Explorer, puede seleccionar un objeto para ver todos los flujos asociados que se ejecutan cuando se crea, actualiza o elimina un registro, así como cambiar el orden en que se ejecutan esos flujos. Es fácil navegar por la interfaz y ordenar todos los flujos que se ejecutan en las mismas circunstancias. Además, puede consultar detalles de flujos concretos y gestionar las distintas versiones.

Flow Trigger Explorer también permite ver y reordenar organizaciones desencadenadas por un registro. Puede incluso mezclar el orden de los flujos desencadenados por un registro y las organizaciones desencadenadas por un registro. No obstante, en esta insignia nos centramos en los flujos desencadenados por un registro, así que no veremos lo demás.

Abrir Flow Trigger Explorer

En este ejemplo, vamos a explorar el flujo de oportunidades cerradas/ganadas que hemos creado.

1. Si aún no está abierto, abra el flujo Closed Won Opportunities (Oportunidades cerradas/ganadas).
   
2. En la parte inferior del elemento Start (Iniciar), haga clic en Open Flow Trigger Explorer for Opportunity (Abrir Flow Trigger Explorer para una oportunidad). Si el desencadenador del flujo estaba definido para otro objeto, aparecerá ese objeto.
   

También puede acceder a Flow Trigger Explorer desde Object Manager (Gestor de objetos) o desde la vista de lista de Flows. Para acceder desde Object Manager (Gestor de objetos), haga clic en el objeto con los flujos que quiere gestionar, haga clic en Flow Triggers (Desencadenadores de flujo) y luego en Flow Trigger Explorer. Para acceder desde la vista de lista de Flows, haga clic en Flow Trigger Explorer junto al botón New Flow (Nuevo flujo).

Explorar Flow Trigger Explorer

Nos vamos de paseo. En Flow Trigger Explorer, busque un flujo en una de las secciones de categoría, haga clic en en la línea del flujo y luego en Flow Details and Versiones (Detalles y versiones del flujo). Se abre el panel de detalles del flujo.

Object/Trigger Manager (Gestor de objetos/desencadenadores) (1) 

Para ver los flujos de otro objeto, haga clic en la flecha hacia abajo junto a Opportunity (Oportunidad) y seleccione otro objeto. Para ver los flujos de otro tipo de cambio de registro, haga clic en la flecha hacia abajo junto a Updated (Actualizado) y seleccione otro desencadenador: Created (Creado), Updated (Actualizado) o Deleted (Eliminado). Para filtrar los flujos por estado, tipo de proceso y otras opciones, haga clic en .

Categorized Flows (Flujos clasificados) (2) 

En Flow Trigger Explorer se enumeran todos los flujos desencadenados por un registro que se ejecutan para el objeto y el desencadenador indicados. Los flujos se agrupan según el momento en que se ejecutan: antes de que se guarde el registro, después de que se guarde el registro o de forma asíncrona. Dentro de esos grupos, los flujos aparecen en el orden en que se ejecutan.

Dentro del grupo Run Asynchronously (Ejecutar de forma asíncrona), no podemos garantizar que los flujos se ejecuten exactamente en el orden indicado. Es algo que no se puede controlar debido a la naturaleza de las ejecuciones asíncronas.

Status (Estado) y Details Panel (Panel de detalles) (3) 

La sección Flow Details (Detalles del flujo) muestra la siguiente información del flujo:

• Botón Open Flow (Abrir flujo)
  
• Name (Nombre) y Description (Descripción)
  
• Version Number (Número de versión)
  
• Status (Estado)
  
• Last Modified By (Última modificación)
  
• Process Type (Tipo de proceso)
  
• Trigger (Desencadenador)
  

En la sección Versions (Versiones) se muestran todas las versiones del flujo. También se incluye un botón Open (Abrir) para abrir el flujo en Flow Builder y un botón Activate (Activar) o Deactivate (Desactivar) para gestionar el estado de activación del flujo.

Reordenar los flujos

Si tiene varios flujos que se van a ejecutar desde el mismo desencadenador, es posible que necesita que uno de ellos se ejecute antes de los otros. Quizás necesita que un flujo modifique un campo antes de que lo utilice otro flujo, o quiere que los registros relacionados que crea cada flujo aparezcan en un orden determinado. Con Flow Trigger Explorer, puede cambiar el orden en que se ejecutan los flujos sin tener que abrir cada uno y cambiar su configuración.

Para cambiar el orden en que se ejecuta un flujo:

1. Haga clic en el botón Edit Order (Modificar orden) en la sección que desea reordenar.
   
2. Haga clic y mantenga pulsado junto al flujo cuyo orden desea cambiar. Arrástrelo a la posición del orden en que quiere que se ejecute este flujo.
   
3. Repita estos pasos con el resto de flujos que quiera reordenar en esta sección. Flow Trigger Explorer resalta los flujos que va moviendo para que sepa lo que se va a modificar.
   
4. Haga clic en Update (Actualizar).
   
   

Accesos directos del teclado 

También puede usar estos útiles accesos directos del teclado para reordenar rápidamente los flujos. Utilice la barra espaciadora para seleccionar un flujo y las teclas de flecha para mover el flujo, y luego vuelva a usar la barra espaciadora para soltar el flujo en la nueva posición. 

Supervisar los flujos desencadenados por un registro

Ahora ya sabe cómo ver todos los flujos que se ejecutan cuando tiene lugar un desencadenador en un tipo específico de registro. Pero, ¿cómo se ven instancias programadas individualmente de una ruta que se ejecutará en el futuro, como una ruta que se ejecuta cinco días después de que se cierre una oportunidad? En ese caso, utilizamos la página Time-Based Workflow (Flujo de trabajo basado en tiempo).

Time-Based Workflow (Flujo de trabajo basado en tiempo) muestra las instancias individuales del flujo para que pueda controlar las automatizaciones pendientes. Si activa el flujo Closed Won Opportunities (Oportunidades cerradas/ganadas) y hace menos de cinco días desde que se cerró una oportunidad de alto valor, esa automatización aparecerá aquí.

1. En Setup (Configuración), en el cuadro Quick Find (Búsqueda rápida), escriba Time (Tiempo) y, a continuación, seleccione Time-Based Workflow (Flujo de trabajo basado en tiempo).
   
2. Haga clic en Search (Buscar) para ver todas las acciones pendientes de los flujos activos.
   
3. Para filtrar la lista de acciones pendientes, defina criterios de filtrado (con el tipo de filtro, el operador y el valor) y luego haga clic en Search (Buscar). Estos son los tipos de filtro:
   

• Workflow Rule (Regla de flujo de trabajo), Flow (Flujo) o Process Name (Nombre de proceso): Escriba el nombre del flujo.
  
• Object (Objeto): objeto que desencadenó el flujo. Escriba el nombre del objeto en singular.
  
• Scheduled Date (Fecha programada): fecha en que está programado que se ejecute la acción pendiente.
  
• Created Date (Fecha de creación): fecha en que se creó el registro que desencadenó el flujo.
  
• Automation Type (Tipo de automatización): tipo de automatización que desencadenó el flujo.
  
• Created By (Autor): usuario que creó el registro que desencadenó el flujo.
  
• User ID (Id. de usuario): Id. del usuario que creó el registro que desencadenó el flujo.
  
• Record Name (Nombre de registro): nombre del registro que desencadenó el flujo.
  

El valor del filtro no distingue entre mayúsculas y minúsculas.

Para cancelar acciones pendientes:

1. Seleccione las acciones pendientes que desea cancelar.
   
2. Haga clic en Delete (Eliminar).
   

Enhorabuena. Ahora ya sabe cómo crear, gestionar y supervisar flujos desencadenados por un registro. Pruebe con el flujo Closed Won Opportunities (Oportunidades cerradas/ganadas) y agregue más criterios o acciones, o bien cree un flujo para un objeto diferente y explore otras opciones en otro flujo desencadenado por un registro.

Recursos

• Ayuda de Salesforce: Visualize All Your Record-Triggered Flows in One Place with Flow Trigger Explorer (Visualizar todos los flujos desencadenados por un registro en un solo lugar con Flow Trigger Explorer)
• Publicación de blog: Flow Trigger Explorer
• Vídeo: Use Flow Trigger Explorer to Easily View All of Your Record-Triggered Flows (Utilizar Flow Trigger Explorer para ver fácilmente todos los flujos desencadenados por un registro)