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Introducción a los flujos desencadenados

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

  • Identificar usos de los flujos desencadenados por un registro.
  • Dar ejemplos de los tres tipos de desencadenadores de flujo.
  • En función de las necesidades de la empresa, seleccione las mejores opciones para su flujo desencadenado por un registro.

Antes de empezar

Esté módulo está dirigido a administradores intermedios de Salesforce que conocen las funciones básicas de personalización de Salesforce y tienen algo de experiencia con el uso de flujos básicos. Si no está en ese punto, no pasa nada. Antes de empezar con esta insignia, le recomendamos completar el módulo Aspectos básicos de los flujos. En esa insignia, aprenderá cuándo y cómo usar flujos para automatizar los procesos de negocio.

Tipos de flujos

Existen tres tipos generales de flujos.

Tipo de flujos

Usuario de iniciación

Descripción

Flujo de pantalla

  • Acción rápida
  • Página Lightning
  • Sitio de Experience Cloud, y más

Los flujos de pantalla proporcionan una interfaz de usuario que guía a los usuarios por un proceso de negocio.

Flujo iniciado automáticamente

  • Otro flujo
  • Código Apex
  • API de REST

Los flujos iniciados automáticamente automatizan procesos de negocio que no tienen ninguna interfaz de usuario. No tienen desencadenador y se ejecutan en segundo plano.

Flujo desencadenado

  • Tiempo
  • Cambio en los datos
  • Evento de plataforma

Los flujos desencadenados se inician automáticamente mediante el desencadenador que especifique. Se ejecutan en segundo plano.

Herramientas

Es posible que ya haya usado reglas de flujo de trabajo o Process Builder para crear un proceso desencadenado. Ahora, la herramienta óptima es Flow Builder. ¿Por qué? Porque combina las capacidades de las reglas de flujo de trabajo y Process Builder en una única herramienta de seleccionar y hacer clic. Puede usar Flow Builder para automatizar procesos "if/then" y ver una representación gráfica de la automatización a medida que la crea. 

Flow Builder ofrece capacidades de depuración, pruebas e integración con funciones en todo Salesforce Platform. Ahora combina las capacidades de las reglas de flujo de trabajo y Process Builder con la potencia de Flow para ofrecer un lugar de inicio único de automatización sin código. Y, si eso no es suficiente para convencerle, con un flujo desencadenado por un registro puede actualizar un registro de Salesforce 10 veces más rápido que un proceso de cambio de registro desarrollado con Process Builder.

Flujos desencadenados

Este módulo se centra en los flujos desencadenados. Un flujo desencadenado consta de un desencadenador, al menos un criterio y al menos una acción. 

  • El desencadenador identifica la parte que inicia el flujo. Puede desencadenar un flujo según una programación o cuando se produzca un tipo de cambio de registro específico.
  • Los criterios definen las especificaciones del desencadenador. Los criterios de un desencadenador programada son la fecha y la hora. Los criterios de un desencadenador de cambio de registro son el objeto y los cambios específicos en los valores de los campos.
  • La acción determina qué hace el flujo.

Tipos de desencadenador

Hay tres tipos de desencadenadores.

Tipo de desencadenador

Cuándo se ejecuta

Cómo se usa

Programado

A la hora y la frecuencia especificadas

Ejecución de trabajos por lotes por las noches

Evento de plataforma

Cuando se recibe un mensaje de evento concreto de la plataforma

Suscripción a eventos

Registro

Cuando se crea, actualiza o elimina un registro

Actualización de registros y envío de notificaciones

Flujos desencadenados por un registro

Un flujo desencadenado por un registro es el tipo de automatización más usado. Es la mejor forma de interactuar con los registros de su organización. Dicho de manera simple, la función de un flujo desencadenado por un registro es la siguiente: "Si ocurre esto, entonces haz esto otro".

En los flujos desencadenados por un registro, el desencadenador determina sobre qué objecto actúa el flujo y cuándo se ejecuta.

  • Solo cuando se crea un registro
  • Cada vez que se actualiza un registro
  • Cada vez que se crea o actualiza un registro
  • Solo cuando se elimina un registro

Puede crear un flujo desencadenado por un registro para actualizar otro registro, enviar una notificación, iniciar un proceso o mantener la coherencia de los datos. Para evitar conflictos y mejorar el rendimiento, puede ajustar los tiempos de la automatización mediante las opciones que incluye el flujo desencadenado por un registro.

Puesto que el flujo se desencadena al modificar un registro, ese cambio ya va de camino a la base de datos. A menudo, esto se denomina transacción, y se conoce como la transacción de desencadenamiento inicial.

Opción

Cuándo se ejecuta

Cómo se usa 

Fast Field Update (Actualización rápida de campos)

Durante la actualización del registro que desencadenó el flujo y antes de que se guarde la actualización.

  • Actualización del registro que desencadenó la transacción
  • Mostrar un error de personalización a los usuarios

Ventaja: rendimiento óptico debido a que la base de datos apenas se ve afectada

Related Records and Actions (Registros y acciones relacionados) 

Durante la actualización del registro que desencadenó el flujo y después de que se guarde la actualización.

  • Creación, actualización o eliminación de otros registros
  • Activación de flujos secundarios
  • Activación de acciones, como el envía de una alerta por correo electrónico o la publicación en Chatter

Ventaja: se automatizan procesos comunes desencadenados por cambios en los registros

Run Asynchronously (Ejecutar de forma asíncrona)

Justo después de que se complete la actualización del registro que desencadenó el flujo. 

Ejecución de escenarios más avanzados como el envío de solicitudes a sistemas externos o la ejecución de procesos más largos

Ventaja: evita la ralentización o el bloqueo de la actualización del registro que desencadenó el flujo

Scheduled Paths (Rutas programadas)

En el futuro, después de que se haya activado el desencadenador, según fechas y horas determinadas.

Programación de recordatorios o seguimientos basada en fechas en el registro que desencadenó el flujo, como Close Date (Fecha de cierre)

Ventaja: espera una cantidad determinada de tiempo entre la activación del desencadenador y la ejecución de la automatización

A continuación, aprenderá a crear un flujo desencadenado por un registro.

Recursos

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