Crear un flujo desencadenado por un registro

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

• Definir los componentes clave utilizados para crear un proceso desencadenado por un registro.
  
• Describir cuándo hay que usar la actualización rápida de campos.
  
• Describir cuándo hay que usar acciones y registros relacionados.
  
• Identificar opciones para ejecutar un flujo cuando se actualiza un registro.
  
• Desarrollar un flujo que cree el borrador de un contrato en función de un cambio en una oportunidad.
  

Nota

¿Su idioma de aprendizaje es español? Comience el reto en un Trailhead Playground en español y utilice las traducciones proporcionadas entre paréntesis para navegar. Copie y pegue solo los valores en inglés, ya que las validaciones del reto se basan en los datos en inglés. Si no aprueba el reto en su organización en español, le recomendamos que (1) cambie la configuración regional a Estados Unidos, (2) cambie el idioma a inglés, siga las instrucciones descritas aquí y, a continuación, (3) vuelva a hacer clic en el botón Check Challenge (Comprobar el reto).

Consulte la insignia Trailhead en su idioma para obtener más información sobre cómo aprovechar la experiencia de Trailhead en otros idiomas.

Requisito de la empresa

¿Qué quiere que haga su flujo desencadenado por un registro? Imagine que quiere crear contratos automáticamente para las oportunidades de alto valor cerradas y ganadas. Ese es el requisito de la empresa. 

Para crear un flujo desencadenado por un registro, definimos el requisito de la empresa en tres partes: desencadenado, criterios y acción. Por ejemplo: Si se crea o se actualiza una oportunidad (desencadenador) y es de gran valor y cerrada ganada (criterios), se debe crear el borrador de un contrato (acción). 

Planificar y describir el flujo

Para que sea más sencillo, planifique el flujo desencadenado por un registro antes de intentar crearlo. Hágase estas preguntas.

• ¿El flujo se ejecuta inmediatamente o es un flujo programado?
  
• ¿Con el flujo se crea otro registro o solo se actualiza un registro?
  
• ¿El flujo se ejecuta cada vez que se actualiza un registro o solo la primera vez que se cumplen sus criterios?
  

Haga un borrador de los procesos de negocio antes de crearlos en Flow Builder. Utilice los campos de descripción del flujo para explicar el propósito y el diseño. Esas descripciones serán útiles en un futuro, tanto para usted como para cualquier otra persona que actualice el flujo.

Configurar el inicio

Ahora hay que seleccionar un objeto, configurar el desencadenador y definir las condiciones de entrada.

1. En Setup (Configuración), escriba Flows (Flujos) en el cuadro Quick Find (Búsqueda rápida) y, a continuación, seleccione Flows (Flujos).
   
2. Haga clic en New Flow (Nuevo flujo).
   
3. Asegúrese de que la opción Start from Scratch (Empezar desde cero) esté seleccionada y, a continuación, haga clic en Next (Siguiente).
   
4. Seleccione Record-Triggered Flow (Flujo desencadenado por un registro).
   
5. Haga clic en Create (Crear).
   

Definir el desencadenador

1. En Object (Objeto), seleccione Opportunity (Oportunidad).
   
2. En Trigger the Flow When (Momento de activación del flujo), seleccione A record is created or updated (Cuando se crea o actualiza un registro).
   Las condiciones (los criterios que desencadenan el flujo) se comprueban cada vez que se actualiza un registro para garantizar que no se pierda ningún cambio.
   
3. En Condition Requirements (Requisitos de condición), seleccione All Conditions Are Met (AND) (Se cumplen todas las condiciones) (AND).
   
4. Defina la primera condición:
   

• Campo: StageName
  
• Operator (Operador): Es igual a
  
• Value (Valor): ClosedWon
  

5. Haga clic en Add Condition (Agregar condición).
   
6. Defina la segunda condición:
   

• Campo: Amount (Importe)
  
• Operator (Operador): Greater Than (Mayor que)
  
• Value (Valor): 25000

7. En When to Run the Flow for Updated Records (Cuándo ejecutar el flujo para registros actualizados), seleccione Only when a record is updated to meet the condition requirements (Solo cuando se actualice un registro para cumplir los requisitos de condición)..
   ¿Por qué hemos seleccionado esta opción? Porque queremos que el flujo se ejecute únicamente cuando el registro desencadenado cambie de no cumplir las condiciones de entrada a cumplirlas. El desencadenador se activa cada vez que se modifica una oportunidad, pero queremos crear un contrato solo una vez. Si no seleccionamos la opción "Only when a record is updated to meet the condition requirements (Solo cuando se actualice un registro para cumplir los requisitos de condición)", cada vez que se modifique la descripción (u otro elemento) de una oportunidad cerrada/ganada por un importe superior a 25 000, se ejecutará el flujo y se creará otro contrato.
   
8. En Optimize the Flow For (Optimizar el flujo para), seleccione Actions and Related Records (Acciones y registros relacionados).
   Con esta opción, puede actualizar cualquier registro (no solo el que desencadenó el flujo) y realizar acciones.
   

El elemento Start (Iniciar) resultante muestra estos ajustes.

• Object (Objeto): Opportunity (Oportunidad)
  
• Trigger (Desencadenador): Se crea o se actualiza un registro
  
• Conditions (Condiciones): 2
  
• Optimize for (Optimizar para): Actions and Related Records (Acciones y registros relacionados)
  

Si está intentando actualizar el registro que desencadenó el flujo, debe optimizar el flujo con una actualización rápida de campos. Un flujo que utiliza actualizaciones rápidas de campos se ejecuta antes de que se guarde el registro en la base de datos.

Crear un registro

Ahora vamos a crear un registro de Salesforce utilizando valores del flujo.

1. En el lienzo del flujo, en la ruta que sigue al elemento Start (Iniciar), haga clic en .
   
2. Desplácese hasta la sección Data (Datos) y haga clic en Create Records (Crear registros). Se abre la ventana New Create Records (Crear registros).
   
   
3. En Label (Etiqueta), introduzca Crear Draft Contract (Crear borrador de contrato). API Name (Nombre de la API) se actualiza automáticamente a Create_Draft_Contract.
   
4. En Description (Descripción), escriba Create a draft contract when an opportunity is won and is over 25,000 (Crear un borrador de contrato cuando se gane una oportunidad que sea superior a 25 000).
   
5. En How to set record field values (Cómo definir los valores de los campos del registro), seleccione Manually (Manualmente).
   Use esta opción para completar el nuevo registro de contrato con los datos que elegimos de distintas fuentes. Con From a Record Variable (Desde una variable de registro), primero debe crear una variable de registro y definir sus valores. Es más fácil y eficiente seleccionar manualmente los valores que quiera usar en el registro nuevo.
   
6. En Object (Objeto), seleccione Contract (Contrato).
   
7. En Set Field Values for the Contract (Definir valores para el contrato), asocie el nuevo contrato con la cuenta de la oportunidad:
   

• Campo: Account ID (Id. de cuenta)
  
• Value (Valor): Triggering Opportunity (Oportunidad desencadenante) > Account ID (Id. de cuenta) (seleccione un Id. de cuenta que no tenga > al final de la línea)
  Los datos del registro que desencadenó el flujo se almacenan en la variable desencadenante. Para insertar valores desde la oportunidad desencadenante, empiece por Triggering Opportunity y siga bajando. En este ejemplo, hemos definido la cuenta del nuevo registro de contrato para que coincida con la cuenta relacionada con la oportunidad.
  

8. Haga clic en Add Field (Agregar campo).
   
9. Defina el estado del nuevo contrato:
   

• Campo: Status (Estado)
  
• Value (Valor): Draft (Borrador)
  

Save and Debug (Guardar y depurar)

La práctica recomendada es guardar el flujo con bastante frecuencia y depurarlo justo después de completarlo. Al depurar el flujo antes de activarlo, puede probar distintos escenarios sin que esto afecte a los datos.

1. Haga clic en Save (Guardar).
   
2. En Flow Label (Etiqueta de flujo), escriba Closed Won Opportunities (Oportunidades ganadas/cerradas). El campo Flow API Name (Nombre de API del flujo) se actualiza automáticamente a Closed_Won_Opportunities.
   
3. En description (Descripción), introduzca If a high-value opportunity is closed and won, create a draft contract (Crear un borrador de contrato si se gana y cierra una oportunidad de alto valor).
   
4. Haga clic en Save (Guardar).
   
5. Haga clic en Debug (Depurar).
   
   Si hay múltiples rutas, solo se puede depurar una cada vez.
   
6. En Debug Options (Opciones de depuración), seleccione Skip start condition requirements (Omitir los requisitos de condición iniciales).
   
7. En Run the Flow As If the Record Is (Ejecutar el flujo como si), seleccione Updated (Se actualizara el flujo).
   
8. En Opportunity (Oportunidad), busque y selecciona una oportunidad con la que ejecutar el flujo. En este ejemplo se utiliza Grand Hotels Emergency Generators. Asegúrese de que la oportunidad que seleccione tenga el estado Closed Won (Cerrada/ganada) y que su importe sea superior a 25 000.
   
9. En la oportunidad, desplácese hacia abajo y compruebe que el importe sea superior a 25 000. De lo contrario, introduzca un importe superior a esa cifra.
   
10. Haga clic en Run (Ejecutar). Ya se ha depurado el flujo. Si todo ha ido bien, la línea que conecta los elementos aparece de color azul oscuro.
    
    
11. Haga clic en Expand All (Expandir todo) para ver más información en el panel Debug Details (Detalles de depuración).
    
12. Haga clic en Back (Atrás, ) para salir de Flow Builder.
    

¡Bien hecho! Ha creado un flujo desencadenado por un registro.

Recursos

• Salesforce Architects: Record-Triggered Automation (Automatización desencadenada por un registro)
• Guía del desarrollador: Triggers and Order of Execution (Desencadenadores y orden de ejecución)