Optimice la ejecución de pedidos y el procesamiento de pagos
Objetivos de aprendizaje
Después de completar esta unidad, podrá:
- Describir cómo automatizar la ejecución de pedidos y el procesamiento de pagos.
- Identificar la información incluida en la orden de ejecución.
- Explicar qué es un resumen de pago del pedido.
Gestión del proceso de ejecución
La función principal de cualquier sistema de gestión de pedidos es garantizar la ejecución precisa y puntual de los pedidos. La eficacia con la que gestiona la ejecución de pedidos puede determinar el éxito o el fracaso de la experiencia de compra de sus clientes. Si no puede cumplir lo que prometió, cuando lo prometió y al precio que lo prometió, se empezará a mermar la confianza de su clientela. Para mantener satisfechos a sus clientes, y que el negocio funcione sin problemas, necesita garantizar que los pedidos siguen su curso.
Parece bastante sencillo, ¿no? Sin embargo, si usted depende de un batiburrillo de sistemas desconectados y procesos manuales para completar pedidos, cobrar y enviar productos, deja la puerta abierta a errores que le pueden salir muy caro. Demasiados pedidos mal gestionados, caos en los pagos o retrasos en los envíos y sus clientes empezarán a buscar otros lugares donde comprar. Aquí tiene un par de funciones de Salesforce Order Management que pueden ayudar a su equipo de ejecución de pedidos a gestionar y llevar un control de los pedidos.
- Rastrear y gestionar el empaquetado de los pedidos en línea
Puede usar la aplicación Store Fulfillment para agregar artículos a uno o más envíos. Si no se puede enviar un producto, los asociados pueden seleccionar un motivo para el rechazo antes de completar el pedido. Una vez empaquetado el pedido, los asociados pueden imprimir etiquetas de envío y enviarlo.
- Ejecutar pedidos rápidamente con tickets de selección
Puede usar tickets de selección para seleccionar varios pedidos a la vez. Los trabajadores del equipo de ejecución pueden filtrar las nuevas órdenes de ejecución por método de entrega, seleccionar y agrupar pedidos con tipos de envío similares y rastrear la selección de todos los pedidos agrupados.
Ya ha visto cómo el resumen del pedido le puede ayudar a gestionar los datos del pedido. Ahora, examinemos con detenimiento cómo la automatización de los flujos de trabajo le puede ayudar a optimizar la ejecución de pedidos y el procesamiento de pagos.
Automatizar la ejecución de pedidos con flujos
Puede mantener los pedidos en movimiento (y a los clientes felices) automatizando sus procesos de ejecución y pago. La automatización garantiza consistencia y mejora la precisión, lo que aumenta las posibilidades de que pueda cumplir con sus promesas. Veamos cómo funciona.
Tal como aprendió en la unidad anterior, cuando Salesforce Order Management recibe un pedido, automáticamente crea objetos de pedido y los completa con los datos del pedido. Lo que les pase a esos objetos a continuación depende de usted. Su objetivo consiste en mover el pedido desde su recepción hasta su envío de la manera más rápida y eficiente posible. Para ello, puede utilizar una herramienta llamada Flow Builder, a la que puede acceder desde Setup (Configuración).
Flow Builder es una herramienta visual que le permite utilizar formas intuitivas para definir la lógica empresarial y las acciones que mueven los objetos del pedido a través de su flujo de trabajo de ejecución.
Para empezar, primero tiene que identificar:
- Todos los pasos de su flujo de trabajo de ejecución.
- La secuencia en la que ocurren los pasos.
- Las acciones o decisiones necesarias para mover un pedido de un paso a otro.
- Los pasos que necesitan la integración con un sistema externo o un socio de la cadena de suministros.
Una vez recopilada esta información, puede utilizar Flow Builder para crear una representación visual del proceso completo. A continuación, Salesforce Order Management utiliza los pasos y la lógica empresarial que usted ha definido para manipular los objetos del pedido y mover el pedido a través del flujo de trabajo desde el principio hasta el final.
Aquí tiene un ejemplo de flujo de ejecución en Flow Builder.
[Texto alternativo: Flujo de ejemplo de Order Management]
Para ponerse en marcha, Salesforce Order Management incluye algunos ejemplos de flujos y procesos que muestran un flujo de trabajo básico de pedidos de principio a fin. Puede modificar y ampliar los flujos y procesos de muestra según sus necesidades empresariales. También puede crear procesos personalizados de aprobación para tareas como la detección de estafas o las revisiones manuales de pedidos.
Como alternativa a Flow Builder, también puede configurar procesos de ejecución utilizando las API de Salesforce y el código personalizado de Apex.
Órdenes de ejecución
Una vez automatizado su proceso de ejecución, ya puede sentarse y relajarse, ¿verdad? Bueno, no exactamente. Aún querrá estar al tanto de lo que sucede, por lo que necesita una forma de realizar un seguimiento para saber en qué punto del proceso de ejecución se encuentra cada pedido. Ahí es donde la orden de ejecución resulta tan útil.
El ciclo de vida de un pedido comienza cuando Salesforce Order Management recibe un pedido, desencadenando la creación de la orden de ejecución y de los registros de resumen del pedido. En este punto, su flujo de trabajo automatizado de ejecución se pone en marcha para crear los registros de la orden de ejecución de los productos del pedido y, a continuación, asignar esos productos a centros logísticos.
- Si se puede completar el pedido entero, solo se crea una orden de ejecución.
- Si no es así, Salesforce Order Management agrupa los productos que se enviarán juntos y crea órdenes de ejecución diferentes para cada uno de los grupos.
- Todas las órdenes de ejecución se vinculan automáticamente al resumen del pedido.
[Texto alternativo: Ilustración de un proceso general de ejecución de pedidos desde el pedido y la creación del resumen del pedido hasta la entrega de todos los productos.]
Puede encontrar la siguiente información en cada uno de los registros de orden de ejecución.
- Centros logísticos
- Estados de ejecución
- Cargos del pedido
- Productos del pedido
- Cantidades del pedido
- Destinatario del pedido
- Dirección de envío
- Agencia de transporte
- Método de envío
En el resumen del pedido viene recogida (y actualizada de forma dinámica) la información y estados de cada orden de ejecución. Esto facilita el seguimiento de los productos del pedido a través del proceso de ejecución.
Lo ideal sería que su flujo de trabajo automatizado siguiese moviendo los pedidos a lo largo del proceso sin ningún problema. Sin embargo, puede intervenir y actualizar manualmente las órdenes de ejecución cuando sea necesario. Puede:
- Actualizar el estado de una orden de ejecución para mover el pedido de una etapa del proceso de ejecución a otra.
- Cambiar el centro logístico.
- Modificar el método o dirección de envío.
- Eliminar un producto de la orden de ejecución.
- Limitar la cantidad de pedidos en ejecución asignados a una ubicación al especificar su capacidad.
- Asignar un motivo de rechazo si una ubicación de ejecución rechaza un artículo de un pedido en ejecución utilizando el campo de lista de selección RejectReason en el objeto Fulfillment Order Line Item (Partida de pedido en ejecución).
- Redistribuir automáticamente pedidos en ejecución rechazados con los flujos de Distributed Order Management
- Gestionar de forma eficiente los pedidos de B2C Commerce si Omnichannel Inventory no está disponible
- Mejorar los intercambios con un proceso posterior a la ejecución y los intercambios irregulares mediante flujos
- Ofrecer intercambios para artículos de pedidos ejecutados
- Puede procesar las devoluciones de productos y los intercambios en un único flujo mediante la creación y la implementación de un flujo de trabajo personalizado utilizando las nuevas API de intercambio.
Cualquier cambio que realice en la orden de ejecución actualiza automáticamente la información correspondiente en el resumen del pedido.
Salesforce Payments y Order Management
Implemente un procesamiento de pedidos seguro y práctico mediante el cobro de pagos y reembolsos con la integración de Salesforce Payments y Order Management. Si sus cuentas de comercio de Salesforce Payments están vinculadas a una cuenta de Stripe, Order Management puede capturar los pagos y emitir reembolsos.
Si quiere que Salesforce Payments y Order Management funcionen juntos, active los productos en la misma organización. Necesitará una licencia de Payments y otra de Order Management, o bien puede usar una licencia de Connected Commerce. Es posible que necesite otros permisos o licencias en función de las prestaciones y capacidades concretas que quiera usar.
Si utiliza un proveedor de pagos de terceros, puede configurar los métodos de pago, los proveedores de pagos y los procesadores de los pagos de su sitio de comercio electrónico cuando configure Salesforce Order Management. Tendrá que pensar en cómo integrar el procesamiento de los pagos en su flujo de trabajo automatizado de ejecución de pedidos.
En general, independientemente de los métodos, proveedores y procesadores que utilice, los pagos de los pedidos avanzan a través de tres etapas durante el ejecución del pedido.
- Se autoriza la retirada de fondos desde el método de pago seleccionado por el cliente.
- Se retiran los fondos autorizados desde el método de pago seleccionado por el cliente.
- Se facturan y se concilian los fondos retirados con un sistema externo de gestión financiera.
Usted es el que determina el momento de cada una de estas etapas. Por ejemplo, puede elegir autorizar los fondos cuando un cliente envía un pedido y, una vez se complete el pedido, retirar los fondos y generar una factura. Una vez que decida cómo y cuándo autorizar, retirar y facturar los pagos, puede incorporar los pasos necesarios del procesamiento de pagos en su flujo de trabajo automatizado de ejecución.
Resúmenes de pagos de pedidos
Para ayudarle a gestionar las transacciones de pago, Salesforce Order Management crea un resumen de pago de pedido por cada uno de ellos. El resumen de pago del pedido simplifica la gestión de pedidos al proporcionarle una vista única de todas las transacciones de pago de un pedido.
A diferencia de otros objetos resumen (como el resumen del pedido), el resumen de pago del pedido no representa un registro de pago original ni los cambios posteriores a este. En cambio, representa una combinación de pagos que utilizan el mismo método de pago y están asociados con el mismo resumen de pedido. Con este enfoque, obtiene la información del método de pago de cada pedido y puede ver el método de pago que usan los compradores para pagar sus compras.
Al cancelar la autorización de un pago, el resumen de pago del pedido se actualiza automáticamente. Cuando llama al servicio de reversión de autorizaciones de pago para una autorización asociada con el resumen de pago de un pedido, se actualizan los valores de Available to Capture (Disponible para capturar) y Authorization Reversed (Autorización cancelada) del resumen de pago del pedido.
Puede encontrar la siguiente información en cada uno de los registros de resumen de pago.
- Cantidad autorizada
- Cantidad retirada
- Cantidad reembolsada
- Saldo deudor
- Notas de crédito
- Facturas
- Nombre del beneficiario
- Método de pago
- Reembolsos
También puede acceder a los registros de la pasarela de pago en el resumen de pago del pedido. Los registros de la pasarela de pago almacenan toda la información intercambiada entre su plataforma de pago y sus pasarelas de pago externas. Cuando una transacción de pago no se completa como se esperaba, puede abrir el registro de la pasarela de pago asociada para obtener ayuda para resolver el problema.
Facturas y notas de crédito
Salesforce Order Management utiliza facturas y notas de crédito para que pueda conciliar las transacciones de pago de los pedidos con sus sistemas externos de gestión financiera.
- Factura: una factura representa los fondos retirados como pago por un pedido. Una factura le permite conciliar los fondos retirados con sus sistemas externos de gestión financiera. Usted decide el momento de la creación de la factura dentro del marco de su flujo de trabajo de ejecución. Todos los fondos capturados se aplican a una factura antes de los fondos autorizados, independientemente del importe.
- Nota de crédito: una nota de crédito representa un reembolso debido a una devolución de un producto. Una nota de crédito le permite conciliar los reembolsos con sus sistemas externos de gestión financiera. Una nota de crédito se genera automáticamente al procesar una devolución.
Las facturas y las notas de crédito se generan automáticamente. La conciliación de cuentas requiere la integración entre Salesforce Order Management y sus sistemas de gestión financiera.
Siguientes pasos
En esta unidad, ha aprendido sobre órdenes de ejecución, resúmenes de pagos de pedidos, facturas y notas de crédito. También ha aprendido a automatizar la ejecución de pedidos y el procesamiento de pagos. Ahora veamos cómo puede optimizar la automatización de la ejecución al implementar los flujos de trabajo de la gestión distribuida de pedidos.