提高 Salesforce 中的数据质量
学习目标
- 说明重复数据为什么造成浪费。
- 说明当您防止重复数据时，您的公司会如何获益。
- 确定解决和防止重复数据的解决方案。
为什么重复数据是一个问题
如果您完成了为 Lightning Experience 优化销售功能学习路径，您就一定还记得 Ursa Major 的 Salesforce 管理员 Maria Jimenez。她一直在努力帮助她的销售团队高效工作和有效销售。但公司的销售经理 Lincoln 跟 Maria 说了一个一直存在的问题，该问题与他的销售代表所使用的数据质量有关。
- 浪费潜在客户和客户的时间。
- 让多个代表给相同的潜在客户和客户打电话，这有点过于激进了。
- 显得缺乏组织。
重复数据也会影响管理员，包括您。这是因为重复的记录会导致销售团队对其 CRM 系统失去信任。您最不想看到的就是您的团队质疑他们所依赖的数据的有效性。
幸运的是，Maria 对于如何帮助提高 Ursa Major 的声誉并恢复销售代表对 Salesforce 的信任有一些想法。她向 Lincoln 解释说，标记出可能重复的记录可以节省销售代表的时间，并防止他们错过重要的销售机会。销售代表仍然可以访问所有潜在客户和客户的相关详细信息。但因为他们知道存在潜在的重复记录，所以他们可以确信自己正在正确的记录中捕获数据。
无重复数据的优点
当销售代表使用无重复数据时，他们无需猜测同事是否已经负责同一潜在客户。此外，您的代表可以在一份联系人记录中包含所有信息，而不是在重复记录中寻找更多详细信息。
重要的是要让您的销售团队确信，您在管理 Salesforce 和交付功能时始终以团队的信任和成功为考量。当您的 CRM 系统没有重复数据时，您的代表会相信数据是干净且有价值的。
Salesforce 重复管理工具
我们已经讨论了重复数据给您的公司带来的一些问题。Salesforce 可帮助您的代表从任何设备处理重复记录。我们还为您提供各种选项，利用重复管理来防止或阻止您的销售代表创建更多重复记录。此功能免费且适用于 Professional、Enterprise 和 Unlimited 版本。
- 公司客户
- 联系人
- 潜在客户
- 个人客户
- 从自定义对象创建的记录
但您也可以设置一个包含模糊匹配的规则，该规则根据某些字段的差异来识别潜在的重复记录。例如，您可以创建一条规则来包含名字的模糊匹配。重复管理将 Margaret Chan 和 Maggie Chan 这两个联系人识别为潜在的重复记录。
识别重复记录并了解如何处理它们
| 是什么 | 定义了什么 |
|---|---|
| 匹配规则 | 用于识别重复记录的匹配条件。 Salesforce 附带三种标准匹配规则：一种用于企业客户，一种用于联系人和潜在客户，还有一种用于个人客户。创建其他匹配规则也轻而易举。我们将在下一单元向您介绍 Maria 是如何操作的。 注意；如果启用个人客户，您将获得针对个人客户的第四条匹配规则，如果您购买 Pardot Account Engagement（专业级或 Premium），您将获得针对客户的第五种潜在客户匹配规则。 |
| 重复规则 | 当 Salesforce 使用匹配规则并在遇到重复项时确定要采取的操作时。 根据您配置重复管理的方式，销售代表会看到一条警报，提醒他们即将创建重复项。或者您的代表将完全无法创建重复项。 如果您的公司从 Spring '15 或更高版本开始使用 Salesforce，我们将为您提供针对企业客户、联系人、潜在客户和个人客户的标准重复规则。如果您的公司像 Maria 一样从 Winter ’15 或更早版本开始使用 Salesforce，您可以自己创建规则，这很容易。 |
您可以通过“设置”管理匹配规则和重复规则。
重复管理如何运作
让我们看看当我们的 Ursa Major 销售代表 Erin 在 Salesforce 中创建联系人时会发生什么。
Erin 创建联系人，Salesforce 查找可能的重复项 (1)。根据 Maria 之前设置的匹配规则中的条件，Salesforce 提供可能的重复项列表 (2)。
重复规则决定了 Erin 的选项。该规则可以阻止 Erin 创建记录或让她创建记录并显示警报 (3)。如果她还是创建了联系人，该规则甚至可以将潜在的重复项添加到报告中，供她的经理 Lincoln 查看。
在此例中，标准重复规则会提醒 Erin 潜在的重复项。她可以选择转到 Salesforce 中已有的联系人，或者继续创建记录，即使它可能是重复的。
