提高 Salesforce 中的数据质量
学习目标
完成本单元后，您将能够：
- 说明重复数据为什么造成浪费。
- 说明当您防止重复数据时，您的公司会如何获益。
- 确定解决和防止重复数据的解决方案。
为什么重复数据是一个问题
如果您完成了为 Lightning Experience 优化销售功能学习路径，您就一定还记得 Ursa Major 的 Salesforce 管理员 Maria Jimenez。她一直在努力帮助她的销售团队高效工作和有效销售。但公司的销售经理 Lincoln 跟 Maria 说了一个一直存在的问题，该问题与他的销售代表所使用的数据质量有关。
有时，他的代表会不小心中呼叫由其他代表负责的潜在客户和联系人。重复记录给他的团队带来了麻烦，因为代表们往往不知道重复的记录会出现在哪里。这样很不好，因为通过社交媒体，Lincoln 了解到 Ursa Major 的一些潜在客户和客户给了公司负面反馈。一些评论说 Ursa Major：
- 浪费潜在客户和客户的时间。
- 让多个代表给相同的潜在客户和客户打电话，这有点过于激进了。
- 显得缺乏组织。
关于 Ursa Major 看上去缺乏组织的这一点非常重要。因为如果客户觉得公司没有跟踪其业务，他们就会担心自己的利益会受到损害。Ursa Major 的销售代表根本无意让潜在客户和现有客户感到不安。但很明显，该公司的声誉受到了威胁。
重复数据也会影响管理员，包括您。这是因为重复的记录会导致销售团队对其 CRM 系统失去信任。您最不想看到的就是您的团队质疑他们所依赖的数据的有效性。
幸运的是，Maria 对于如何帮助提高 Ursa Major 的声誉并恢复销售代表对 Salesforce 的信任有一些想法。她向 Lincoln 解释说，标记出可能重复的记录可以节省销售代表的时间，并防止他们错过重要的销售机会。销售代表仍然可以访问所有潜在客户和客户的相关详细信息。但因为他们知道存在潜在的重复记录，所以他们可以确信自己正在正确的记录中捕获数据。
无重复数据的优点
当销售代表使用无重复数据时，他们无需猜测同事是否已经负责同一潜在客户。此外，您的代表可以在一份联系人记录中包含所有信息，而不是在重复记录中寻找更多详细信息。
重要的是要让您的销售团队确信，您在管理 Salesforce 和交付功能时始终以团队的信任和成功为考量。当您的 CRM 系统没有重复数据时，您的代表会相信数据是干净且有价值的。
Salesforce 重复管理工具
我们已经讨论了重复数据给您的公司带来的一些问题。Salesforce 可帮助您的代表从任何设备处理重复记录。我们还为您提供各种选项，利用重复管理来防止或阻止您的销售代表创建更多重复记录。此功能免费且适用于 Professional、Enterprise 和 Unlimited 版本。
重复管理可帮助您和您的销售团队快速轻松地管理以下内容的重复项：
- 公司客户
- 联系人
- 潜在客户
- 个人客户
- 从自定义对象创建的记录
它具有高度可配置性，为您提供的不仅仅是精确的检测和匹配逻辑。我们的标准匹配根据精确匹配来检测潜在的重复记录，例如两个同名的联系人 Margaret Chan。
但您也可以设置一个包含模糊匹配的规则，该规则根据某些字段的差异来识别潜在的重复记录。例如，您可以创建一条规则来包含名字的模糊匹配。重复管理将 Margaret Chan 和 Maggie Chan 这两个联系人识别为潜在的重复记录。
识别重复记录并了解如何处理它们
Maria 计划与 Lincoln 密切合作，以决定他们希望 Salesforce 如何识别重复记录以及是否允许或阻止重复项。首先，她熟悉了对于控制 Salesforce 中的重复记录非常重要的两件事。
是什么 |
定义了什么 |
|---|---|
匹配规则 |
用于识别重复记录的匹配条件。 Salesforce 附带三种标准匹配规则：一种用于企业客户，一种用于联系人，还有一种用于潜在客户。创建其他匹配规则也轻而易举。我们将在下一单元向您介绍 Maria 是如何操作的。 注意；如果启用个人客户，您将获得针对个人客户的第四条匹配规则，如果您购买 Pardot Account Engagement（专业级或 Premium），您将获得针对客户的第五种潜在客户匹配规则。 |
重复规则 |
当 Salesforce 遇到重复项时，它会采用匹配规则并确定要采取的措施。 根据您配置重复管理的方式，销售代表会看到一条警报，提醒他们即将创建重复项。或者您的代表将完全无法创建重复项。 如果您的公司从 Spring '15 或更高版本开始使用 Salesforce，我们将为您提供针对企业客户、联系人、潜在客户和个人客户的标准重复规则。如果您的公司像 Maria 一样从 Winter ’15 或更早版本开始使用 Salesforce，您可以自己创建规则，这很容易。 |
您可以通过“设置”管理匹配规则和重复规则。
重复管理如何运作
让我们看看当我们的 Ursa Major 销售代表 Erin 在 Salesforce 中创建联系人时会发生什么。
Erin 创建联系人，Salesforce 查找可能的重复项 (1)。根据 Maria 之前设置的匹配规则中的条件，Salesforce 提供可能的重复项列表 (2)。
重复规则决定了 Erin 的选项。该规则可以阻止 Erin 创建记录或让她创建记录并显示警报 (3)。如果她还是创建了联系人，该规则甚至可以将潜在的重复项添加到报告中，供她的经理 Lincoln 查看。
在此例中，标准重复规则会提醒 Erin 潜在的重复项。她可以选择转到 Salesforce 中已有的联系人，或者继续创建记录，即使它可能是重复的。
资源
使用这些资源了解有关管理重复记录的更多信息。
-
Salesforce 帮助：管理重复记录