Melhorar a qualidade dos dados no Salesforce
Objetivos de aprendizagem
- Explicar como os dados duplicados são um desperdício.
- Explicar como sua empresa sai ganhando quando você impede a criação de dados duplicados.
- Identificar soluções para resolver e evitar dados duplicados.
Por que dados duplicados são um problema
Se você segue a trilha Otimizar recursos de vendas para o Lightning Experience conhece a administradora do Salesforce, Maria Jimenez, da Ursa Major. Ela trabalha duro para fazer com que suas equipes de vendas trabalhem de maneira eficiente e vendam bem. Mas o gerente de vendas da empresa, Lincoln, conversou com Maria sobre um problema relativo à qualidade dos dados com que seus representantes de vendas trabalham.
- Desperdiça o tempo dos clientes e de clientes potenciais.
- Tem vários representantes ligando para os mesmos clientes e clientes potenciais, o que passa uma imagem muito agressiva.
- Parece desorganizada.
Os dados duplicados também afetam os administradores, inclusive você. Afinal, registros duplicados fazem com que as equipes de vendas percam a confiança no sistema de CRM. A última coisa que você quer é que as equipes comecem a questionar a validade dos dados dos quais eles dependem.
Felizmente, Maria tem algumas ideias sobre como ela pode ajudar a melhorar a reputação da Ursa Major e restaurar a confiança dos representantes de vendas no Salesforce. Ela explica a Lincoln que sinalizar registros que podem ser duplicados pode poupar tempo de seus representantes e evitar que eles percam grandes oportunidades de vendas. Os representantes ainda terão acesso a todos os detalhes pertinentes de seus clientes e clientes potenciais. Mas como eles sabem que um registro pode estar duplicado, poderão ter certeza de que estão capturando os dados no registro certo.
Vantagens de dados sem duplicidade
Quando seus representantes de vendas trabalham com dados sem duplicidade, não existe a necessidade de adivinhar se um colega já está qualificando o mesmo cliente potencial. Além disso, seus representantes podem ter certeza de que todas as informações estão em um mesmo registro de contato, em vez de procurar mais detalhes em um registro duplicado.
É importante que suas equipes de vendas acreditem que você está gerenciando o Salesforce e oferecendo recursos que levam em conta a confiança e o sucesso de suas equipes. Quando seu sistema de CRM está livre de dados duplicados, seus representantes confiam na transparência e no valor dos dados.
Ferramentas de gerenciamento de duplicados para o Salesforce
Abordamos alguns problemas causados por dados duplicados em sua empresa. O Salesforce ajuda seus representantes a lidar com registros duplicados em qualquer dispositivo. E damos opções para impedir ou desencorajar seus representantes de vendas a criar registros duplicados por meio do gerenciamento de duplicados. Ele está disponível gratuitamente para Professional, Enterprise e Unlimited Editions.
- Contas comerciais
- Contatos
- Leads
- Contas pessoais
- Registros criados em objetos personalizados
Mas você pode configurar uma regra para incluir correspondência difusa, que identifica possíveis registros duplicados com base em variações de determinados campos. Por exemplo, você pode criar uma regra para incluir correspondência difusa de nomes. O gerenciamento de duplicados identifica os dois contatos Margaret Chan e Maggie Chan como possíveis registros duplicados.
Como identificar registros duplicados e lidar com eles
| O que é | O que define |
|---|---|
| Regra de correspondência | Critérios de correspondência para identificar registros duplicados. O Salesforce vem com três regras de correspondência padrão: uma para contas comerciais, uma para contatos e leads e outra para contas pessoais. A criação de outras regras de correspondência é facílima. Mostraremos a você como Maria faz isso na próxima unidade. Nota: Se habilitar contas pessoais, obterá uma quarta regra de correspondência para contas pessoais e, se adquirir o Pardot Account Engagement (Advanced ou Premium), obterá uma quinta regra de correspondência para leads em contas. |
| Regra duplicada | Quando o Salesforce usa regras de correspondência e determina ações a serem realizadas em caso de duplicidade. Dependendo de como você configura o gerenciamento de duplicados, os representantes de vendas veem um alerta quando estão a ponto de criar um duplicado. Eles também podem ser impedidos de criar o registro duplicado. Se sua empresa começou a usar o Salesforce em Spring ‘15 ou depois, oferecemos regras duplicadas padrão para contas comerciais, contatos, leads e contas pessoais. Se sua empresa começou a usar o Salesforce em Winter ‘15 ou antes, como Maria, você criará suas regras por conta própria, o que é fácil. |
Gerencie as regras de correspondência e as regras duplicadas em Configuração.
Como funciona o gerenciamento de duplicados
Vejamos o que acontece quando uma de nossas representantes de vendas da Ursa Major, Erin, cria um contato no Salesforce.
Erin cria o contato e o Salesforce procura possíveis duplicados (1). Com base nos critérios de uma regra de correspondência que Maria configurou anteriormente, o Salesforce fornece uma lista de possíveis duplicados (2).
A regra duplicada determina as opções de Erin. A regra pode impedir que Erin crie o registro ou permitir que ela o crie e depois mostrar um alerta (3). Se ela criar o contato, a regra poderá até adicionar o possível duplicado a um relatório para que seu gerente, Lincoln, possa ver.
Nesse caso, a regra duplicada padrão alerta Erin sobre a possível duplicidade. Ela tem a opção de acessar o contato que já está no Salesforce ou continuar a criar o registro, mesmo sendo possivelmente duplicado.
Recursos
- Ajuda do Salesforce: Manage Duplicate Records
