Melhorar a qualidade dos dados no Salesforce

Objetivos de aprendizagem

Após concluir esta unidade, você estará apto a:

• Explicar como os dados duplicados são um desperdício.
  
• Explicar como sua empresa sai ganhando quando você impede a criação de dados duplicados.
  
• Identificar soluções para resolver e evitar dados duplicados.
  

Por que dados duplicados são um problema

Se você segue a trilha Otimizar recursos de vendas para o Lightning Experience conhece a administradora do Salesforce, Maria Jimenez, da Ursa Major. Ela trabalha duro para fazer com que suas equipes de vendas trabalhem de maneira eficiente e vendam bem. Mas o gerente de vendas da empresa, Lincoln, conversou com Maria sobre um problema relativo à qualidade dos dados com que seus representantes de vendas trabalham.

Às vezes, seus representantes ligam para leads e contatos que pertencem a outros representantes. Registros duplicados são um problema para suas equipes porque seus representantes normalmente não sabem que há duplicidade. Isso não é bom porque, por meio das redes sociais, Lincoln soube que alguns clientes e clientes potenciais da Ursa Major deram feedback negativo em relação à empresa. Alguns dos comentários falam que a Ursa Major:

• Desperdiça o tempo dos clientes e de clientes potenciais.
  
• Tem vários representantes ligando para os mesmos clientes e clientes potenciais, o que passa uma imagem muito agressiva.
  
• Parece desorganizada.
  

A parte sobre a Ursa Major parecer desorganizada é importante. Porque quando os clientes acham que a empresa não está rastreando seus negócios, eles podem concluir que ela não é capaz de cuidar de seus interesses. Os representantes de vendas da Ursa Major não querem causar inconvenientes a clientes e clientes potenciais. Mas é possível ver como a reputação da empresa está em jogo.

Os dados duplicados também afetam os administradores, inclusive você. Afinal, registros duplicados fazem com que as equipes de vendas percam a confiança no sistema de CRM. A última coisa que você quer é que as equipes comecem a questionar a validade dos dados dos quais eles dependem.

Felizmente, Maria tem algumas ideias sobre como ela pode ajudar a melhorar a reputação da Ursa Major e restaurar a confiança dos representantes de vendas no Salesforce. Ela explica a Lincoln que sinalizar registros que podem ser duplicados pode poupar tempo de seus representantes e evitar que eles percam grandes oportunidades de vendas. Os representantes ainda terão acesso a todos os detalhes pertinentes de seus clientes e clientes potenciais. Mas como eles sabem que um registro pode estar duplicado, poderão ter certeza de que estão capturando os dados no registro certo.

Vantagens de dados sem duplicidade

Quando seus representantes de vendas trabalham com dados sem duplicidade, não existe a necessidade de adivinhar se um colega já está qualificando o mesmo cliente potencial. Além disso, seus representantes podem ter certeza de que todas as informações estão em um mesmo registro de contato, em vez de procurar mais detalhes em um registro duplicado.

É importante que suas equipes de vendas acreditem que você está gerenciando o Salesforce e oferecendo recursos que levam em conta a confiança e o sucesso de suas equipes. Quando seu sistema de CRM está livre de dados duplicados, seus representantes confiam na transparência e no valor dos dados.

Ferramentas de gerenciamento de duplicados para o Salesforce

Abordamos alguns problemas causados por dados duplicados em sua empresa. O Salesforce ajuda seus representantes a lidar com registros duplicados em qualquer dispositivo. E damos opções para impedir ou desencorajar seus representantes de vendas a criar registros duplicados por meio do gerenciamento de duplicados. Ele está disponível gratuitamente para Professional, Enterprise e Unlimited Editions.

O gerenciamento de duplicados ajuda você e suas equipes de vendas a rapidamente gerenciar duplicidade de:

• Contas comerciais
  
• Contatos
  
• Leads
  
• Contas pessoais
  
• Registros criados em objetos personalizados
  

Ele é altamente configurável e oferece muito mais do que apenas detecção de cópias exatas e lógica de correspondência. Nossa correspondência padrão detecta possíveis registros duplicados com base em correspondências exatas, como dois contatos com o mesmo nome, Margaret Chan.

Mas você pode configurar uma regra para incluir correspondência difusa, que identifica possíveis registros duplicados com base em variações de determinados campos. Por exemplo, você pode criar uma regra para incluir correspondência difusa de nomes. O gerenciamento de duplicados identifica os dois contatos Margaret Chan e Maggie Chan como possíveis registros duplicados.

Como identificar registros duplicados e lidar com eles

Maria quer trabalhar com Lincoln para decidir como eles querem que o Salesforce identifique registros duplicados e se devem permitir ou impedir a criação de duplicados. Primeiro, ela se familiariza com dois aspectos importantes no controle de registros duplicados no Salesforce.

Gerencie as regras de correspondência e as regras duplicadas em Configuração.

Como funciona o gerenciamento de duplicados

Vejamos o que acontece quando uma de nossas representantes de vendas da Ursa Major, Erin, cria um contato no Salesforce.

Erin cria o contato e o Salesforce procura possíveis duplicados (1). Com base nos critérios de uma regra de correspondência que Maria configurou anteriormente, o Salesforce fornece uma lista de possíveis duplicados (2).

A regra duplicada determina as opções de Erin. A regra pode impedir que Erin crie o registro ou permitir que ela o crie e depois mostrar um alerta (3). Se ela criar o contato, a regra poderá até adicionar o possível duplicado a um relatório para que seu gerente, Lincoln, possa ver.

Nesse caso, a regra duplicada padrão alerta Erin sobre a possível duplicidade. Ela tem a opção de acessar o contato que já está no Salesforce ou continuar a criar o registro, mesmo sendo possivelmente duplicado.

Recursos

Use estes recursos para saber mais sobre o gerenciamento de registros duplicados.

• Ajuda do Salesforce: Manage Duplicate Records